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Vorwort
„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt für Geschenke an Geschäftspartner zum Erhalten oder zur Förderung der Geschäftsbeziehungen ebenso wie für motivationsfördernde
Sachzuwendungen an Mitarbeiter. „Leider“ trüben nicht nur die zunehmenden Compliance-Regelungen in Unternehmen oder andere Gesetze, die Zugaben einschränken, sondern vor allem die
geltenden Steuergesetze die Freude erheblich, und zwar sowohl beim Empfänger als auch beim Schenker.
Bekannt sind die Wertbeschränkungen eines Geschenkes und die Aufzeichnungspflichten, die „schon immer“ Anlass zum Streit gegeben
haben. Die „eigentlich gut gemeinte“ Möglichkeit zur Pauschalversteuerung von Geschenken an Geschäftspartner (Kunden, Geschäftsfreunde, Lieferanten, etc.), „befreundete Unternehmen“
gleichgültig welcher Rechtsform, Vereine, Verbände, Familienangehörige von Geschäftspartnern oder deren Arbeitnehmer, als auch für Sachzuwendungen an die eigenen Mitarbeiter (§ 37b
EStG), enthielt und enthält jede Menge weiteren Zündstoff. Ein Teil dieses Zündstoffs wurde durch die Rechtsprechung entschärft, andere Teile durch sie verschärft.
Übernimmt der Schenkende die (pauschale) Steuer, muss derjenige, der beschenkt wird oder die Zuwendung erhält, keine weitere Steuer bezahlen. § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG bezieht sich auf alle Geschenke. Damit sind auch Geschenke erfasst, deren Werte 35 Euro überschreiten. Da aber alle Geschenke, unabhängig davon, wie hoch ihr Wert ist, pauschaliert versteuert werden können, sollten nach der Meinung des Bundesfinanzhofs darunter auch Geschenke, deren Wert bei oder unter 10 Euro liegt („Streuwerbeartikel“) und die Teilnahme an Geschäftsessen unter die Pauschalierungsregelung fallen. Das Bundesfinanzministerium (BMF, Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) teilt diese Meinung nicht. Die Finanzämter beziehen also weder Streugeschenke noch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung mit ein in den Geltungsbereich des § 37b EStG. Ausnahme: Die Bewirtung findet bei einer pauschal versteuerten Incentive-Reise oder einer Repräsentationsveranstaltung statt. Weitere richterliche Klarstellung, die auch die Finanzverwaltung so sieht: Unter die Pauschalierungsvorschrift in § 37b EStG fallen nur Zuwendungen, die – beim Empfänger – einkommensteuerbar und auch dem Grunde nach einkommensteuerpflichtig sind. Ausländischen Mitarbeitern, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, können Sie Ihre Zuwendungen also steuerfrei zukommen lassen.
37b EStG ist eine ziemlich praxisfremde Regelung, die nur schwer buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Auch die Vorstellungen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) schaffen nur bedingt erleichternde Praxisnähe.
Es ist und bleibt also relativ schwierig, steuerlich „fehlerlos“ zu schenken. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie die Wahl, die Sie bei der Pauschalierung haben, nur einheitlich für alle innerhalb
eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen ausüben dürfen. Immerhin aber ist es möglich, das Wahlrecht für Geschenke an Dritte anders auszuüben als das für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer.
Bei allen hier auftauchenden Problemstellungen sollten Sie engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater halten.
1. Geschenke und Zuwendungen an Geschäftspartner
Wird hier von „Geschenken“ gesprochen, sind nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen. Geld zählt nicht als Geschenk. Bei einem Geschenk muss also – zumindest für die steuerliche Anerkennung – eine Sache im Sinne des § 90 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder eine Leistung zugewendet werden.
1.1 Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder anders ausgedrückt: Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten.
Als Geschenke gelten nicht nur die obligate Flasche Wein oder Spirituosen, sondern auch Karten zu Sport- oder Kulturveranstaltungen respektive Einladungen in VIP-Logen oder Incentive-Reisen.
Die Kosten für eine „Streuwerbung“ sind Betriebsausgaben – und zwar in voller Höhe. Streuartikel sind Warenproben oder Werbeartikel, die in großen Massen unter die Leute gebracht werden. Als Streuwerbeartikel werden Sachzuwendungen angesehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001).
Wichtig:
Der Bundesfinanzhof hatte zwar mit dem Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 klargestellt, dass sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG auf alle Geschenke, also auch auf Streugeschenke, beziehe.
Damit hätten auch Streugeschenke, wenn der Empfänger sie nicht hätte versteuern sollen, pauschal vom Schenker versteuert werden müssen. Die Finanzverwaltung folgte dieser
Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht: Ihrer Meinung nach – und so ist auch die Praxis der Finanzämter – fallen Streugeschenke in der Regel nicht in den Geltungsbereich des § 37b
EStG, sind also nicht pauschal vom Schenker zu versteuern und müssen auch vom Empfänger nicht versteuert werden. Damit ist aber keine generelle Entwarnung gegeben, sondern
auch bei Streugeschenken kommt es auf den Einzelfall an.
Ob also tatsächlich Werbeaufwand und nicht doch „schon“ Geschenke vorliegen, muss – unabhängig von einer Betragsgrenze – individuell geprüft werden. Soweit die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird, handelt es sich um Geschenke, die der Abzugsbeschränkung unterliegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 ESt; Finanzgericht/FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.04.2016 – 6 K 2005/11; Oberfinanzdirektion/ OFD Frankfurt a.M. vom 27.02.2019 – S 2145 A – 005 St 210). Erfolgt hingegen eine Verteilung an eine Vielzahl von unbekannten Empfängern, kann regelmäßig von Werbeaufwand ausgegangen werden, der zu einem unbegrenzten Betriebsausgabenabzug führt.
Wichtig:
Sprechen Sie hier in Zweifelsfällen unbedingt Ihren Steuerberater an und lassen Sie von ihm klären, ob es sich bei der von Ihnen geplanten Aktion um Werbung oder um ein Geschenk handelt.
Auch Aufmerksamkeiten können Geschenke sein. Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung bei demjenigen führt, der die Aufmerksamkeit erhält. Eine Aufmerksamkeit an einen Geschäftsfreund ist ein Geschenk – hier müssen Sie die üblichen Regeln (35 Euro-Grenze) beachten. Aufmerksamkeiten, die teurer sind, dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe abziehen (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210). Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien/LStR) dagegen können Sie weiterhin unbegrenzt als Betriebsausgabe geltend machen.
Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung sind keine Geschenke (R 4.10 Abs. 4 Satz 5 Nr. 3 EStR).
Prämien aus (Neu-)Kundenwerbungsprogrammen und Vertragsneuabschlüssen dagegen können Geschenke sein. Sie können aber auch ein Bestandteil einer Gegenleistung sein und sind damit Betriebsausgabe (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210).
Wichtig:
In Zweifelsfällen sollten Sie hier den Rat Ihres Steuerberaters suchen, um keine “bösen” Überraschungen zu erleben.
Auch wer bei einem „gewöhnlichen“ Geschäftsessen „tafelt“, muss nach wie vor nicht befürchten, deswegen als „beschenkt“ zu gelten. Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung wird nicht von § 37b EStG erfasst.
Hinweis:
Hier folgte die Finanzverwaltung der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH vom 16.10.2013 – VI R 52/11) nur teilweise. Nach dessen Meinung bezog sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2
EStG auf alle Geschenke, also auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Es gebe – so der BFH – keine Rechtsgrundlage dafür, solche Zuwendungen von
vornherein von der Pauschalbesteuerung auszuschließen. Es komme vielmehr auch bei Bewirtungen darauf an, ob einkommensteuerbare Zuwendungen vorliegen. Die Finanzverwaltung
hat aber hervorgehoben, dass geschäftlich veranlasste Bewirtungen dann, wenn sie Teil einer Gesamtleistung sind, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert
wird, ebenfalls pauschal versteuert werden müssen, wenn der Empfänger die Zuwendung nicht selbst versteuern soll. Solche „Gesamtleistungen“ können beispielsweise Incentive-Reisen
oder Repräsentationsveranstaltungen, also etwa eine Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft, sein. Sprechen Sie in Zweifelsfällen am besten
vor der Veranstaltung mit Ihrem Steuerberater.
1.2 Geschenke in der Buchführung
Werden Geschenke falsch verbucht, ist es gleichgültig, ob die steuerlichen Vorschriften „sonst“ eingehalten wurden oder nicht: Schon allein wegen des formalen Mangels der Falschverbuchung
wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug verweigert werden, ohne dass Sie sich dagegen wehren können. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie alle buchhalterischen Regeln penibel genau einhalten.
1.2.1 Die 35 Euro-Grenze
Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und andere Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Anders ausgedrückt: Übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, müssen die Ausgaben dafür außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
Hinweis:
Auch Geschenke über 35 Euro können pauschal vom Schenker nach § 37b EStG versteuert werden. Nach dem BFH-Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 darf die Pauschalierungsmöglichkeit
nicht an der Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug festgemacht werden. Der Kunde muss dann das Geschenk nicht als Betriebseinnahme buchen und versteuern. Die Finanzverwaltung
teilt diese Einschätzung.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer berechnen die 35 Euro- Grenze netto, rechnen also die bezahlte Umsatzsteuer heraus. Der Unternehmer kann folglich, ohne den Betriebsausgabenabzug zu gefährden, Geschenke bis höchstens 41,65 Euro verschenken. Wer dann nämlich die – hier unterstellte – 19 % Umsatzsteuer herausrechnet, ist genau bei 35 Euro.
Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dagegen müssen die Grenze brutto, also inklusive Umsatzsteuer, berechnen. Sie dürfen, wenn sie den Betriebsausgabenabzug nicht gefährden wollen, keine Geschenke, die teurer sind als 35 Euro verschenken.
Rabatte, Boni oder Skonti „drücken“ den Preis auch steuerwirksam bei Kunden-Geschenken! Nicht mit zu den Geschenk-Kosten zählen die Transportkosten zum Empfänger und die „normalen“ Verpackungskosten. Ausnahme: Handelt es sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt, dann zählen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro.
Hinweis:
Es gibt aber Finanzämter, die Verpackungen und Glückwunschkarten auf jeden Fall und immer mit in die 35-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite
sein wollen, ziehen Sie den Wert für das Geschenkpapier, die Schleifen und die beigefügten Karten von den 35 Euro ab, damit Sie bei dem eigentlichen Geschenk nicht über die Grenze
kommen. Wenn Sie sich am Jahresanfang immer einen Vorrat an Glückwunschkarten oder Geschenkpapier zulegen, sollten Sie den „Stückpreis“ berechnen.
Wichtig:
Die Pauschalsteuer wird am Wert des Geschenks einschließlich(!) Umsatzsteuer bemessen.
Hinweis:
Eigentlich ist auch die übernommene Steuer ein Geschenk! Lediglich aus Vereinfachungsgründen(!) bezieht die Finanzverwaltung die Pauschalsteuer nicht in die Prüfung der 35 Euro-
Grenze mit ein. Das ist auch so geblieben, obwohl der Bundesfinanzhof (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14) entschieden hatte, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn dem
schenkenden Unternehmer Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde entstehen und er zusätzlich die Steuer, die durch die Zuwendung an den Beschenkten ausgelöst wird,
übernimmt, sodass beides zusammengerechnet die 35 Euro-Grenze übersteigt.
Die Finanzverwaltung hat dieses Urteil zwar für allgemein anwendbar erklärt, aber sie hat es mit einer Fußnote versehen. Darin sind die Finanzämter angewiesen, die Vereinfachungsregelung
in Randnummer 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 weiterhin anzuwenden. Das heißt: Bei der Beurteilung, ob die 35 Euro-Grenze überschritten ist oder nicht, zählt allein der reine Wert des Geschenks, die Steuer bleibt „außen vor“.
Ob diese Praxis im „Falle eines Falles“ bei einem Finanzgerichtsprozess – möglicherweise zu einer ganz anderen Frage – einer Prüfung standhalten wird, müsste sich im Zweifelsfall
zeigen. Sie und Ihr Steuerberater sollten diese mögliche „Falle“ im Hinterkopf behalten.
1.2.2 Buchung und Aufzeichnungspflicht bei Zuwendungen
Als Schenker müssen Sie Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf gesonderten „Geschenke-Konten“ verbuchen. Sie finden in den DATEV-Programmen zwei Geschenke-Konten. Halten Sie die 35 Euro-Grenze ein, buchen Sie das Geschenk auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig“, falls nicht, auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“. Sie müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und zeitnah verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Ebenso ist das Finanzamt bei Fehlbuchungen äußerst genau: In den allermeisten Fällen ist und bleibt der Betriebsausgabenabzug verwehrt.
Wichtig:
Geben Sie den Namen des Beschenkten direkt bei der Verbuchung an. Oder fügen Sie wenigstens Unterlagen als Buchungsbelege bei, aus denen der Empfänger Ihres Geschenkes
klar und eindeutig zu ersehen ist.
1.2.3 Sammelbuchungen
Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Sammelbuchungen bei Geschenken sind auch dann möglich, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten werden kann. Solche Geschenke sind beispielsweise Werbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder Ähnliches. Bei solchen Geschenken muss übrigens der Name der „Beschenkten“ nicht aufgezeichnet werden.
Tipp:
Bei der 35 Euro-Grenze müssen Sie an folgende drei Punkte denken:
1. Die 35 Euro-Grenze gilt für jeden einzelnen Emfänger!
2. Die 35 Euro sind kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig wäre. Die 35 Euro-Grenze bei Geschenken ist vielmehr eine Freigrenze! Das heißt, sobald die Aufwendungen für ein Geschenk die 35 Euro-Grenze überschreiten, können Sie den gesamten Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen.
3. Die 35 Euro-Grenze gilt jährlich (=Veranlagungszeitraum, also Kalenderjahr, auch wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben)!
1.2.4 Die Behandlung bei Beschenkten
Wer als Kunde, Lieferant oder Geschäftsfreund eines Unternehmens von diesem etwas geschenkt oder zugewendet bekommt, musste und muss immer noch diese Geschenke und Zuwendungen
als Einnahmen versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Schenker, die Aufwendungen für das Geschenk als Betriebsausgabe ansetzen kann. Nur wenn der Schenker das Geschenk pauschal versteuert und Sie als Beschenkten darüber unterrichtet, müssen Sie keine Steuer mehr bezahlen.
1.3 Pauschalbesteuerung für Geschenke
Seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit von Geschenken. Begünstigt sind nur Sachzuwendungen, keine Geldgeschenke. Der Schenker versteuert das Geschenk pauschal mit
30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten, er muss keine Steuer mehr auf die Einnahmen bezahlen. Der Schenker muss den Beschenkten darüber unterrichten, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. So könnte eine solche Benachrichtigung aussehen:
Musterschreiben:
Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die
Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir
haben diese Pauschalsteuer beim Finanzamt Musterstadt
unter der Steuernummer 12345/67890 angemeldet und
abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren
Steuerunterlagen.
Der Beschenkte sollte diese Benachrichtigung mit zu seinen Akten nehmen, denn sie – und nur sie – ist der „Freibrief“ dafür, dass er selbst das Geschenk nicht als Betriebseinnahme versteuern muss.
Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.
Hinweis:
Die 10.000 Euro-Grenzen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und Nr. 2) sind brutto zu sehen. Wenden Sie einem Empfänger insgesamt drei Mal Geschenke zu, die einzeln jeweils 4.000 Euro betragen, dann müssen Sie bei einer Pauschalierung nicht nur das erste und das zweite, sondern auch die Hälfte des dritten Geschenks pauschal versteuern.
Wenn Sie einem Geschäftspartner wiederum drei Geschenke machen, eines 4.000 Euro, das zweite 5.500 Euro und das dritte 12.000 Euro, dann können Sie das erste und das zweite Geschenk pauschal versteuern. Lediglich das dritte Geschenk, das die 10.000 Euro-Grenze überschreitet, können Sie nicht nach § 37b EStG pauschal versteuern.
1.3.1 Betriebsausgabenabzug
Übersteigt der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nicht, ist für den Schenker die übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
Werden Geschenke verteilt, deren Einzelwert über 35 Euro liegt, können diese immer noch pauschal versteuert werden. Denn die Pauschalierungsmöglichkeit erfasst die Steuer, die durch ein Geschenk entsteht, wenn dieses dem Empfänger im Zusammenhang mit seiner betrieblichen Tätigkeit zufließt. Sie gilt für alle Geschenke, unabhängig davon, ob sie den Wert von 35 Euro im Jahr überschreitet oder nicht.
Anders ausgedrückt: Pauschalieren „geht immer“, aber die übernommene Pauschalsteuer „teilt das steuerliche Schicksal“ des Geschenks. Wird die 35-Euro-Grenze nicht überschritten, darf die
übernommene Pauschalsteuer auch ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 35-Euro-Grenze kann zwar noch pauschaliert werden, aber der Schenker darf die von ihm getragene Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe geltend machen (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14).
Beispiel:
Schenken Sie einem Geschäftspartner eine Kiste französischen Rotweins
für 200 Euro, ist das eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Auch die
übernommene Pauschalsteuer (30 % plus Solidaritätszuschlag und
pauschaler Kirchensteuer) in Höhe von 67,50 Euro
sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Gesamtbetrag der nicht
abziehbaren Betriebsausgaben sind also insgesamt 267,50 Euro.
„Einige Nummern kleiner“ stellt sich die Lage anders dar. Der geschenkte Wein kostet nur 20 Euro, die Pauschalsteuer darauf beträgt 6,75 Euro. Beide Ausgaben sind bei Ihnen abzugsfähige, also gewinn- und damit steuermindernde Betriebsausgaben.
Gibt ein Beschenkter eine pauschaliert besteuerte Zuwendung unmittelbar weiter, entfällt eine erneute pauschale Besteuerung nach § 37b EStG, wenn er hierfür selbst keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.
1.3.2 Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer
Die Pauschalsteuer wird nach dem Brutto-Wert des Geschenks, also einschließlich der darauf entfallenen Umsatzsteuer, berechnet. Diese Pauschalsteuer entsteht unabhängig davon, ob der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann oder nicht.
Beispiel:
Ein Unternehmer macht seinem Lieferanten ein Geschenk, für das er netto 15 Euro bezahlt hat. Diesen Wert erfasst er als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer so in seiner Buchführung. Er muss dennoch die Geschenke-Pauschalsteuer aus dem Brutto-Betrag in Höhe von 17,85 Euro (19 % Umsatzsteuer unterstellt) berechnen.
Die Pauschalsteuer von 30 % erhöht sich – da sie wie Lohnsteuer behandelt wird – um die mit der pauschalen Lohnsteuer verbundenen Nebensteuern wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, beträgt also letztendlich 33,75 %. Dabei ist es gleichgültig, ob der Geschäftspartner einer steuererhebungsberechtigten Kirche angehört oder nicht – die pauschale Kirchensteuer wird stets fällig.
1.3.3 Einheitlichkeit bei der (Pauschal-)Besteuerung gefordert
Sie als Unternehmer können das Wahlrecht zur Pauschalierung nur einheitlich für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr ausüben (§ 37b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Wahlrecht ist unwiderruflich. Sie können also – wenn Sie einmal eine Entscheidung pro oder contra Pauschalversteuerung getroffen haben, sich nicht mehr umentscheiden.
Sie können aber bei Geschenken an Geschäftspartner eine andere Entscheidung treffen als bei Zuwendungen an Mitarbeiter (BMF-Schreiben vom19.05.2015 – IV C 6 S 2297-b/14/10001). Mit
anderen Worten: Sie können jetzt Geschenke an Geschäftspartner pauschaliert besteuern, ohne deswegen die Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer auch pauschaliert besteuern zu müssen – und umgekehrt.
Wer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (im Konzern) beschenkt, kann diese Zuwendungen individuell besteuern, auch wenn er die übrigen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschaliert besteuert. Aber Achtung: Nur diese Differenzierung ist erlaubt. Heißt: Für die übrigen Zuwendungen kann er dann das Wahlrecht wiederum nur einheitlich ausüben.
Übt ein ausländischer Zuwendender das Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG aus, sind die Zuwendungen, die im Inland gewährt werden, insgesamt einheitlich zu pauschalieren.
Ausgeübt wird das Wahlrecht über die Lohnsteuer-Anmeldungen. Das gilt auch für Zuwendungen an Geschäftspartner.
Tipp:
Vor der Wahl, ob Sie Geschenke pauschaliert versteuern wollen oder nicht, sollten Sie mit spitzem Bleistift rechnen. Fragen Sie hier unbedingt Ihren Steuerberater, bevor Sie sich für
eine Möglichkeit entscheiden. Denn Sie können Ihre Wahl nicht mehr rückgängig machen!
Beispiel
Beispiel: Sie schenken am Ende des Jahres ihren guten Kunden traditionell eine Flasche Wein. Der Einkaufspreis beträgt 30 Euro pro Flasche. Sie erwerben 200 Flaschen, die Sie verschenken werden. Die hierfür zu entrichtenden 6.000 Euro sind bei Ihnen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), da pro Kunde und Jahr die Grenze von 35 Euro je Geschenk nicht überschritten wird.
Sie haben einen ganz besonders guten Kunden, dem Sie statt der „obligatorischen“ Flasche Wein eine VIP-Lounge-Eintrittskarte im Wert von 250 Euro schenken. Damit der Kunde keinen „Ärger mit dem Finanzamt“ bekommt, wollen Sie diese 250 Euro pauschal versteuern. Sie denken, dass mit 75 Euro (= 250 Euro x 30 %) alles „erledigt“ ist. Weit gefehlt! Denn Sie müssen alle Geschenke eines Kalenderjahres einheitlich behandeln. Mit anderen Worten: Sie müssen – wenn Sie das 250 Euro-Geschenk pauschal versteuern wollen – auch die anderen Geschenke pauschal versteuern. Damit müssen Sie:
a) 250 Euro x 30% x 1 = 75 Euro
und
b) 30 Euro x 30% x 200 = 1.800 Euro
insgesamt also 1.875 Euro Pauschalsteuer bezahlen. Der Einfachheit halber wurde auf den Miteinbezug von pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verzichtet.
Folge: Sie müssen auch alle „Weinflaschen-Empfänger“ unterrichten, dass Sie die pauschale Steuer für das Geschenk übernommen haben.
Wenn Sie diese Folge vermeiden wollen, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Sie können entweder darauf verzichten, dem guten Kunden seine VIP-Lounge-Eintrittskarte zu geben oder Sie teilen ihm mit, was das Geschenk wert war und lassen es ihn als Betriebseinnahme versteuern oder Sie geben ihm das Geschenk privat.
2. Sachzuwendungen an Mitarbeiter
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehören bei diesem regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Von dieser Regel gibt es Ausnahmen:
2.1 Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?
Bei so genannten Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken (= seit dem 01.01.2015 also solchen nicht über 60 Euro) entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche
Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs etc. die dem Arbeitnehmer aus besonderem Anlass gewährt werden.
Wichtig:
Bei den 60 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Tipp:
Sie können die Freigrenze von 60 Euro mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen (z.B. Geburtstag, Namenstag etc.).
Neben der 60 Euro-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von monatlich 44 Euro für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass.
2.2. Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen
Die vorstehend genannten Regelungen können Sie als Arbeitgeber nach wie vor nutzen. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30 %-igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht.
Beispiel:
Sie bezahlen Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, deren Wert 60 Euro übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).
2.3. Ausnahmen von der Pauschalierungsmöglichkeit
Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach §37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei
– Sachzuwendungen im Sinn von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil
muss nach wie vor entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
– Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den
Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen er Handel treibt.
– Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).
– Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).
– der Pauschalierung von sonstigen Bezügen mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1
EStG).
Wichtig:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 Euro liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent
überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten
Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben außer Ansatz.
Hinweis:
Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer
eines Dritten erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/
SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig.
2.4. Geschenk- und Tankgutscheine
Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Gutscheine geben, die diese bei anderen Unternehmen einlösen können, dann muss genau darauf stehen, auf welche „Sache“ (= Ware oder Dienstleistung) Ihr Arbeitnehmer Anspruch hat. Das ist wichtig, weil solche Aufmerksamkeiten nur dann lohnsteuerfrei innerhalb der 44-Euro-Freigrenze sind, wenn es sich um eine Sachzuwendung handelt. Anders ausgedrückt: Es darf kein Bargeld zugewendet werden, und zwar noch nicht einmal teilweise.
Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer löst den Gutschein ein und lässt sich den ” nicht verbrauchten” Restbetrag ausbezahlen. Damit liegt keine Sachzuwendung mehr vor, der gesamte Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Ausweg: Sie müssen sicherstellen, also z. B. mit den Gutschein-Unternehmen nachweislich vereinbaren, dass Restbeträge nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie als Arbeitgeber beweisen (können), dass Ihre Sachzuwendungen steuerfrei sind. Dazu gehört es auch, dass Gutscheine nur für die vereinbarte Sachzuwendung eingelöst werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie sich von den einlösenden Stellen regelmäßig bestätigen lassen, dass Restbeträge grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.
Früher wurde es „gefährlich“, wenn Sie auf Gutscheinen anzurechnende Beträge oder Höchstbeträge angeben hatten. Denn dann war nach der „harten Lesart“ kein Sachbezug mehr gegeben. Nunmehr gilt: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44 Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kann also angewendet werden.
Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern statt „papierner“ elektronische Gutscheine geben. Tankkarten vom Arbeitgeber sind erlaubt (BFH vom 11.11.2010 – VI R 27/09). Auch hier entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern die Grenzen, konkret: 44 Euro je Monat je Arbeitnehmer, eingehalten werden. Wenn auf der elektronischen Karte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro gespeichert sind, können Sie darüber hinaus dann Ihren Arbeitnehmern keine weiteren Sachzuwendungen lohnsteuerfrei zukommen lassen.
Auch „Tankumwege“ zur „Betriebstankstelle“ sind nicht nötig. Ihre Mitarbeiter können zu einer beliebigen Tankstelle fahren, das Tanken zunächst selbst bezahlen und sich von Ihnen dann gegen Beleg das vorgestreckte Geld auszahlen lassen, ohne dass deswegen Lohnsteuer anfällt (BFH vom 11.11.2014 – VI R 41/10).
3. Sonderfragen der Pauschalversteuerung
Für besondere Arten von Geschenken und Zuwendungen gelten natürlich auch besondere Regelungen.
3.1 VIP-Logen
Wird Ihnen als werbendem Unternehmer ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, der neben der Werbeleistung auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung umfasst, können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05) den Rechnungsbetrag aufteilen in:
– Werbung: 40 % = in vollem Umfang Betriebsausgabe
– Bewirtung: 30% = zu 70% Betriebsausgabe und
– Geschenke: 30 %, davon wiederum entfallen 50% an Arbeitnehmer und 50% an Geschäftsfreunde.
Diese vereinfachte Aufteilungsregelung können Sie auch weiterhin im Zusammenhang mit § 37b EStG nutzen, wobei zur Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung nur die Aufwendungen für Geschenke zählen.
3.2 Incentive-Reisen
Incentive-Reisen sind Reisen, mit denen eine besondere Anstrengung belohnt werden soll. Alle Ausgaben sind unstrittig Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern sind solche Incentive-Reisen in aller Regel Arbeitslohn.
Hinweis:
Betreut ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß seines Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung, kann dies im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des
Arbeitgebers liegen und daher die Zuwendung eines lohnsteuerrechtlichen Vorteils ausschließen (BFH vom 16.10.2013 – VI R 78/12).
Werden Geschäftspartner eingeladen, ist die Reise bei diesen zuerst (steuerpflichtige) Betriebseinnahme und gleichzeitig Entnahme (BFH vom 22.07.1988 – III R 175/85).
Die Kosten für Incentive-Reisen können pauschal nach § 37b EStG versteuert werden. Da die gesamten Kosten Betriebsausgaben sind, ist auch die vom Auslobenden übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
3.3 Nicht lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer
Sind Arbeitnehmer, die grundsätzlich pauschal versteuerbare Sachzuwendungen erhalten, aber gar nicht in Deutschland (lohn-) steuerpflichtig, müssen Sie als Arbeitgeber diese Zuwendungen
nicht – auch nicht pauschal – versteuern (BFH vom 16.10.2013 – VI R 57/11). Mit anderen Worten: Die Zuwendungen sind steuerfrei.
3.4 Rücknahme von Pauschalierungswahlrechten
Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37b Abs. 1 EStG (Dritte, Nicht-Arbeitnehmer) und Abs. 2 (Arbeitnehmer) dürfen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (BFH vom 15.06.2016 – VI R 54/15). Die Pauschalierungsmöglichkeiten sind für beide Fälle antragslos ausgestaltet und werden durch Abgabe der entsprechenden
Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierungswahlrechte sind widerruflich. Das ergibt sich zum einen aus dem Gesetzeswortlaut. Denn Antrags- und Wahlrechte, die weder unwiderruflich ausgestaltet sind noch einer
zeitlichen Begrenzung unterliegen, können anderweitig ausgeübt werden, solange der Steuerbescheid nicht bestandskräftig und die Feststellungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Der Widerruf führt dazu, dass die Zuwendungen rückwirkend in die Veranlagung der Zuwendungsempfänger als Einnahmen einzubeziehen sind.
Für den Widerruf genügt eine formlose Erklärung des Zuwendenden allerdings nicht. Der Widerruf muss durch Abgabe einer (ggf. auf „Null“ lautenden) Steueranmeldung gegenüber dem Betriebsstätten- Finanzamt erklärt werden. Außerdem ist der Widerruf nur wirksam, wenn der Zuwendende die Zuwendungsempfänger davon unterrichtet, damit diese die entsprechenden Einnahmen für ihre Veranlagung nacherklären können.
Wichtig:
Es dürfte wohl praktisch kaum vorkommen, dass jemand die Pauschalierung widerruft. Täte er es, dann müsste er damit rechnen, dass sich die Geschäftsbeziehungen und das Arbeitsklima
nicht – wie erhofft – durch das Geschenk verbessern, sondern viel eher verschlechtern. Sollten Sie diese Möglichkeit erwägen, sollten Sie nicht nur steuerliche Überlegungen anstellen.
„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt für Geschenke an Geschäftspartner zum Erhalten oder zur Förderung der Geschäftsbeziehungen ebenso wie für motivationsfördernde
Sachzuwendungen an Mitarbeiter. „Leider“ trüben nicht nur die zunehmenden Compliance-Regelungen in Unternehmen oder andere Gesetze, die Zugaben einschränken, sondern vor allem die
geltenden Steuergesetze die Freude erheblich, und zwar sowohl beim Empfänger als auch beim Schenker.
Bekannt sind die Wertbeschränkungen eines Geschenkes und die Aufzeichnungspflichten, die „schon immer“ Anlass zum Streit gegeben
haben. Die „eigentlich gut gemeinte“ Möglichkeit zur Pauschalversteuerung von Geschenken an Geschäftspartner (Kunden, Geschäftsfreunde, Lieferanten, etc.), „befreundete Unternehmen“
gleichgültig welcher Rechtsform, Vereine, Verbände, Familienangehörige von Geschäftspartnern oder deren Arbeitnehmer, als auch für Sachzuwendungen an die eigenen Mitarbeiter (§ 37b
EStG), enthielt und enthält jede Menge weiteren Zündstoff. Ein Teil dieses Zündstoffs wurde durch die Rechtsprechung entschärft, andere Teile durch sie verschärft.
Übernimmt der Schenkende die (pauschale) Steuer, muss derjenige, der beschenkt wird oder die Zuwendung erhält, keine weitere Steuer bezahlen. § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG bezieht sich auf alle Geschenke. Damit sind auch Geschenke erfasst, deren Werte 35 Euro überschreiten. Da aber alle Geschenke, unabhängig davon, wie hoch ihr Wert ist, pauschaliert versteuert werden können, sollten nach der Meinung des Bundesfinanzhofs darunter auch Geschenke, deren Wert bei oder unter 10 Euro liegt („Streuwerbeartikel“) und die Teilnahme an Geschäftsessen unter die Pauschalierungsregelung fallen. Das Bundesfinanzministerium (BMF, Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) teilt diese Meinung nicht. Die Finanzämter beziehen also weder Streugeschenke noch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung mit ein in den Geltungsbereich des § 37b EStG. Ausnahme: Die Bewirtung findet bei einer pauschal versteuerten Incentive-Reise oder einer Repräsentationsveranstaltung statt. Weitere richterliche Klarstellung, die auch die Finanzverwaltung so sieht: Unter die Pauschalierungsvorschrift in § 37b EStG fallen nur Zuwendungen, die – beim Empfänger – einkommensteuerbar und auch dem Grunde nach einkommensteuerpflichtig sind. Ausländischen Mitarbeitern, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, können Sie Ihre Zuwendungen also steuerfrei zukommen lassen.
37b EStG ist eine ziemlich praxisfremde Regelung, die nur schwer buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Auch die Vorstellungen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) schaffen nur bedingt erleichternde Praxisnähe.
Es ist und bleibt also relativ schwierig, steuerlich „fehlerlos“ zu schenken. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie die Wahl, die Sie bei der Pauschalierung haben, nur einheitlich für alle innerhalb
eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen ausüben dürfen. Immerhin aber ist es möglich, das Wahlrecht für Geschenke an Dritte anders auszuüben als das für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer.
Bei allen hier auftauchenden Problemstellungen sollten Sie engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater halten.
1. Geschenke und Zuwendungen an Geschäftspartner
Wird hier von „Geschenken“ gesprochen, sind nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen. Geld zählt nicht als Geschenk. Bei einem Geschenk muss also – zumindest für die steuerliche Anerkennung – eine Sache im Sinne des § 90 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder eine Leistung zugewendet werden.
1.1 Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder anders ausgedrückt: Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten.
Als Geschenke gelten nicht nur die obligate Flasche Wein oder Spirituosen, sondern auch Karten zu Sport- oder Kulturveranstaltungen respektive Einladungen in VIP-Logen oder Incentive-Reisen.
Die Kosten für eine „Streuwerbung“ sind Betriebsausgaben – und zwar in voller Höhe. Streuartikel sind Warenproben oder Werbeartikel, die in großen Massen unter die Leute gebracht werden. Als Streuwerbeartikel werden Sachzuwendungen angesehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001).
Wichtig:
Der Bundesfinanzhof hatte zwar mit dem Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 klargestellt, dass sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG auf alle Geschenke, also auch auf Streugeschenke, beziehe.
Damit hätten auch Streugeschenke, wenn der Empfänger sie nicht hätte versteuern sollen, pauschal vom Schenker versteuert werden müssen. Die Finanzverwaltung folgte dieser
Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht: Ihrer Meinung nach – und so ist auch die Praxis der Finanzämter – fallen Streugeschenke in der Regel nicht in den Geltungsbereich des § 37b
EStG, sind also nicht pauschal vom Schenker zu versteuern und müssen auch vom Empfänger nicht versteuert werden. Damit ist aber keine generelle Entwarnung gegeben, sondern
auch bei Streugeschenken kommt es auf den Einzelfall an.
Ob also tatsächlich Werbeaufwand und nicht doch „schon“ Geschenke vorliegen, muss – unabhängig von einer Betragsgrenze – individuell geprüft werden. Soweit die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird, handelt es sich um Geschenke, die der Abzugsbeschränkung unterliegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 ESt; Finanzgericht/FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.04.2016 – 6 K 2005/11; Oberfinanzdirektion/ OFD Frankfurt a.M. vom 27.02.2019 – S 2145 A – 005 St 210). Erfolgt hingegen eine Verteilung an eine Vielzahl von unbekannten Empfängern, kann regelmäßig von Werbeaufwand ausgegangen werden, der zu einem unbegrenzten Betriebsausgabenabzug führt.
Wichtig:
Sprechen Sie hier in Zweifelsfällen unbedingt Ihren Steuerberater an und lassen Sie von ihm klären, ob es sich bei der von Ihnen geplanten Aktion um Werbung oder um ein Geschenk handelt.
Auch Aufmerksamkeiten können Geschenke sein. Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung bei demjenigen führt, der die Aufmerksamkeit erhält. Eine Aufmerksamkeit an einen Geschäftsfreund ist ein Geschenk – hier müssen Sie die üblichen Regeln (35 Euro-Grenze) beachten. Aufmerksamkeiten, die teurer sind, dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe abziehen (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210). Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien/LStR) dagegen können Sie weiterhin unbegrenzt als Betriebsausgabe geltend machen.
Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung sind keine Geschenke (R 4.10 Abs. 4 Satz 5 Nr. 3 EStR).
Prämien aus (Neu-)Kundenwerbungsprogrammen und Vertragsneuabschlüssen dagegen können Geschenke sein. Sie können aber auch ein Bestandteil einer Gegenleistung sein und sind damit Betriebsausgabe (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210).
Wichtig:
In Zweifelsfällen sollten Sie hier den Rat Ihres Steuerberaters suchen, um keine “bösen” Überraschungen zu erleben.
Auch wer bei einem „gewöhnlichen“ Geschäftsessen „tafelt“, muss nach wie vor nicht befürchten, deswegen als „beschenkt“ zu gelten. Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung wird nicht von § 37b EStG erfasst.
Hinweis:
Hier folgte die Finanzverwaltung der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH vom 16.10.2013 – VI R 52/11) nur teilweise. Nach dessen Meinung bezog sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2
EStG auf alle Geschenke, also auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Es gebe – so der BFH – keine Rechtsgrundlage dafür, solche Zuwendungen von
vornherein von der Pauschalbesteuerung auszuschließen. Es komme vielmehr auch bei Bewirtungen darauf an, ob einkommensteuerbare Zuwendungen vorliegen. Die Finanzverwaltung
hat aber hervorgehoben, dass geschäftlich veranlasste Bewirtungen dann, wenn sie Teil einer Gesamtleistung sind, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert
wird, ebenfalls pauschal versteuert werden müssen, wenn der Empfänger die Zuwendung nicht selbst versteuern soll. Solche „Gesamtleistungen“ können beispielsweise Incentive-Reisen
oder Repräsentationsveranstaltungen, also etwa eine Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft, sein. Sprechen Sie in Zweifelsfällen am besten
vor der Veranstaltung mit Ihrem Steuerberater.
1.2 Geschenke in der Buchführung
Werden Geschenke falsch verbucht, ist es gleichgültig, ob die steuerlichen Vorschriften „sonst“ eingehalten wurden oder nicht: Schon allein wegen des formalen Mangels der Falschverbuchung
wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug verweigert werden, ohne dass Sie sich dagegen wehren können. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie alle buchhalterischen Regeln penibel genau einhalten.
1.2.1 Die 35 Euro-Grenze
Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und andere Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Anders ausgedrückt: Übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, müssen die Ausgaben dafür außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
Hinweis:
Auch Geschenke über 35 Euro können pauschal vom Schenker nach § 37b EStG versteuert werden. Nach dem BFH-Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 darf die Pauschalierungsmöglichkeit
nicht an der Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug festgemacht werden. Der Kunde muss dann das Geschenk nicht als Betriebseinnahme buchen und versteuern. Die Finanzverwaltung
teilt diese Einschätzung.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer berechnen die 35 Euro- Grenze netto, rechnen also die bezahlte Umsatzsteuer heraus. Der Unternehmer kann folglich, ohne den Betriebsausgabenabzug zu gefährden, Geschenke bis höchstens 41,65 Euro verschenken. Wer dann nämlich die – hier unterstellte – 19 % Umsatzsteuer herausrechnet, ist genau bei 35 Euro.
Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dagegen müssen die Grenze brutto, also inklusive Umsatzsteuer, berechnen. Sie dürfen, wenn sie den Betriebsausgabenabzug nicht gefährden wollen, keine Geschenke, die teurer sind als 35 Euro verschenken.
Rabatte, Boni oder Skonti „drücken“ den Preis auch steuerwirksam bei Kunden-Geschenken! Nicht mit zu den Geschenk-Kosten zählen die Transportkosten zum Empfänger und die „normalen“ Verpackungskosten. Ausnahme: Handelt es sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt, dann zählen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro.
Hinweis:
Es gibt aber Finanzämter, die Verpackungen und Glückwunschkarten auf jeden Fall und immer mit in die 35-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite
sein wollen, ziehen Sie den Wert für das Geschenkpapier, die Schleifen und die beigefügten Karten von den 35 Euro ab, damit Sie bei dem eigentlichen Geschenk nicht über die Grenze
kommen. Wenn Sie sich am Jahresanfang immer einen Vorrat an Glückwunschkarten oder Geschenkpapier zulegen, sollten Sie den „Stückpreis“ berechnen.
Wichtig:
Die Pauschalsteuer wird am Wert des Geschenks einschließlich(!) Umsatzsteuer bemessen.
Hinweis:
Eigentlich ist auch die übernommene Steuer ein Geschenk! Lediglich aus Vereinfachungsgründen(!) bezieht die Finanzverwaltung die Pauschalsteuer nicht in die Prüfung der 35 Euro-
Grenze mit ein. Das ist auch so geblieben, obwohl der Bundesfinanzhof (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14) entschieden hatte, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn dem
schenkenden Unternehmer Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde entstehen und er zusätzlich die Steuer, die durch die Zuwendung an den Beschenkten ausgelöst wird,
übernimmt, sodass beides zusammengerechnet die 35 Euro-Grenze übersteigt.
Die Finanzverwaltung hat dieses Urteil zwar für allgemein anwendbar erklärt, aber sie hat es mit einer Fußnote versehen. Darin sind die Finanzämter angewiesen, die Vereinfachungsregelung
in Randnummer 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 weiterhin anzuwenden. Das heißt: Bei der Beurteilung, ob die 35 Euro-Grenze überschritten ist oder nicht, zählt allein der reine Wert des Geschenks, die Steuer bleibt „außen vor“.
Ob diese Praxis im „Falle eines Falles“ bei einem Finanzgerichtsprozess – möglicherweise zu einer ganz anderen Frage – einer Prüfung standhalten wird, müsste sich im Zweifelsfall
zeigen. Sie und Ihr Steuerberater sollten diese mögliche „Falle“ im Hinterkopf behalten.
1.2.2 Buchung und Aufzeichnungspflicht bei Zuwendungen
Als Schenker müssen Sie Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf gesonderten „Geschenke-Konten“ verbuchen. Sie finden in den DATEV-Programmen zwei Geschenke-Konten. Halten Sie die 35 Euro-Grenze ein, buchen Sie das Geschenk auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig“, falls nicht, auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“. Sie müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und zeitnah verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Ebenso ist das Finanzamt bei Fehlbuchungen äußerst genau: In den allermeisten Fällen ist und bleibt der Betriebsausgabenabzug verwehrt.
Wichtig:
Geben Sie den Namen des Beschenkten direkt bei der Verbuchung an. Oder fügen Sie wenigstens Unterlagen als Buchungsbelege bei, aus denen der Empfänger Ihres Geschenkes
klar und eindeutig zu ersehen ist.
1.2.3 Sammelbuchungen
Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Sammelbuchungen bei Geschenken sind auch dann möglich, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten werden kann. Solche Geschenke sind beispielsweise Werbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder Ähnliches. Bei solchen Geschenken muss übrigens der Name der „Beschenkten“ nicht aufgezeichnet werden.
Tipp:
Bei der 35 Euro-Grenze müssen Sie an folgende drei Punkte denken:
1. Die 35 Euro-Grenze gilt für jeden einzelnen Emfänger!
2. Die 35 Euro sind kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig wäre. Die 35 Euro-Grenze bei Geschenken ist vielmehr eine Freigrenze! Das heißt, sobald die Aufwendungen für ein Geschenk die 35 Euro-Grenze überschreiten, können Sie den gesamten Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen.
3. Die 35 Euro-Grenze gilt jährlich (=Veranlagungszeitraum, also Kalenderjahr, auch wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben)!
1.2.4 Die Behandlung bei Beschenkten
Wer als Kunde, Lieferant oder Geschäftsfreund eines Unternehmens von diesem etwas geschenkt oder zugewendet bekommt, musste und muss immer noch diese Geschenke und Zuwendungen
als Einnahmen versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Schenker, die Aufwendungen für das Geschenk als Betriebsausgabe ansetzen kann. Nur wenn der Schenker das Geschenk pauschal versteuert und Sie als Beschenkten darüber unterrichtet, müssen Sie keine Steuer mehr bezahlen.
1.3 Pauschalbesteuerung für Geschenke
Seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit von Geschenken. Begünstigt sind nur Sachzuwendungen, keine Geldgeschenke. Der Schenker versteuert das Geschenk pauschal mit
30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten, er muss keine Steuer mehr auf die Einnahmen bezahlen. Der Schenker muss den Beschenkten darüber unterrichten, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. So könnte eine solche Benachrichtigung aussehen:
Musterschreiben:
Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die
Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir
haben diese Pauschalsteuer beim Finanzamt Musterstadt
unter der Steuernummer 12345/67890 angemeldet und
abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren
Steuerunterlagen.
Der Beschenkte sollte diese Benachrichtigung mit zu seinen Akten nehmen, denn sie – und nur sie – ist der „Freibrief“ dafür, dass er selbst das Geschenk nicht als Betriebseinnahme versteuern muss.
Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.
Hinweis:
Die 10.000 Euro-Grenzen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und Nr. 2) sind brutto zu sehen. Wenden Sie einem Empfänger insgesamt drei Mal Geschenke zu, die einzeln jeweils 4.000 Euro betragen, dann müssen Sie bei einer Pauschalierung nicht nur das erste und das zweite, sondern auch die Hälfte des dritten Geschenks pauschal versteuern.
Wenn Sie einem Geschäftspartner wiederum drei Geschenke machen, eines 4.000 Euro, das zweite 5.500 Euro und das dritte 12.000 Euro, dann können Sie das erste und das zweite Geschenk pauschal versteuern. Lediglich das dritte Geschenk, das die 10.000 Euro-Grenze überschreitet, können Sie nicht nach § 37b EStG pauschal versteuern.
1.3.1 Betriebsausgabenabzug
Übersteigt der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nicht, ist für den Schenker die übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
Werden Geschenke verteilt, deren Einzelwert über 35 Euro liegt, können diese immer noch pauschal versteuert werden. Denn die Pauschalierungsmöglichkeit erfasst die Steuer, die durch ein Geschenk entsteht, wenn dieses dem Empfänger im Zusammenhang mit seiner betrieblichen Tätigkeit zufließt. Sie gilt für alle Geschenke, unabhängig davon, ob sie den Wert von 35 Euro im Jahr überschreitet oder nicht.
Anders ausgedrückt: Pauschalieren „geht immer“, aber die übernommene Pauschalsteuer „teilt das steuerliche Schicksal“ des Geschenks. Wird die 35-Euro-Grenze nicht überschritten, darf die
übernommene Pauschalsteuer auch ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 35-Euro-Grenze kann zwar noch pauschaliert werden, aber der Schenker darf die von ihm getragene Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe geltend machen (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14).
Beispiel:
Schenken Sie einem Geschäftspartner eine Kiste französischen Rotweins
für 200 Euro, ist das eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Auch die
übernommene Pauschalsteuer (30 % plus Solidaritätszuschlag und
pauschaler Kirchensteuer) in Höhe von 67,50 Euro
sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Gesamtbetrag der nicht
abziehbaren Betriebsausgaben sind also insgesamt 267,50 Euro.
„Einige Nummern kleiner“ stellt sich die Lage anders dar. Der geschenkte Wein kostet nur 20 Euro, die Pauschalsteuer darauf beträgt 6,75 Euro. Beide Ausgaben sind bei Ihnen abzugsfähige, also gewinn- und damit steuermindernde Betriebsausgaben.
Gibt ein Beschenkter eine pauschaliert besteuerte Zuwendung unmittelbar weiter, entfällt eine erneute pauschale Besteuerung nach § 37b EStG, wenn er hierfür selbst keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.
1.3.2 Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer
Die Pauschalsteuer wird nach dem Brutto-Wert des Geschenks, also einschließlich der darauf entfallenen Umsatzsteuer, berechnet. Diese Pauschalsteuer entsteht unabhängig davon, ob der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann oder nicht.
Beispiel:
Ein Unternehmer macht seinem Lieferanten ein Geschenk, für das er netto 15 Euro bezahlt hat. Diesen Wert erfasst er als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer so in seiner Buchführung. Er muss dennoch die Geschenke-Pauschalsteuer aus dem Brutto-Betrag in Höhe von 17,85 Euro (19 % Umsatzsteuer unterstellt) berechnen.
Die Pauschalsteuer von 30 % erhöht sich – da sie wie Lohnsteuer behandelt wird – um die mit der pauschalen Lohnsteuer verbundenen Nebensteuern wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, beträgt also letztendlich 33,75 %. Dabei ist es gleichgültig, ob der Geschäftspartner einer steuererhebungsberechtigten Kirche angehört oder nicht – die pauschale Kirchensteuer wird stets fällig.
1.3.3 Einheitlichkeit bei der (Pauschal-)Besteuerung gefordert
Sie als Unternehmer können das Wahlrecht zur Pauschalierung nur einheitlich für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr ausüben (§ 37b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Wahlrecht ist unwiderruflich. Sie können also – wenn Sie einmal eine Entscheidung pro oder contra Pauschalversteuerung getroffen haben, sich nicht mehr umentscheiden.
Sie können aber bei Geschenken an Geschäftspartner eine andere Entscheidung treffen als bei Zuwendungen an Mitarbeiter (BMF-Schreiben vom19.05.2015 – IV C 6 S 2297-b/14/10001). Mit
anderen Worten: Sie können jetzt Geschenke an Geschäftspartner pauschaliert besteuern, ohne deswegen die Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer auch pauschaliert besteuern zu müssen – und umgekehrt.
Wer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (im Konzern) beschenkt, kann diese Zuwendungen individuell besteuern, auch wenn er die übrigen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschaliert besteuert. Aber Achtung: Nur diese Differenzierung ist erlaubt. Heißt: Für die übrigen Zuwendungen kann er dann das Wahlrecht wiederum nur einheitlich ausüben.
Übt ein ausländischer Zuwendender das Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG aus, sind die Zuwendungen, die im Inland gewährt werden, insgesamt einheitlich zu pauschalieren.
Ausgeübt wird das Wahlrecht über die Lohnsteuer-Anmeldungen. Das gilt auch für Zuwendungen an Geschäftspartner.
Tipp:
Vor der Wahl, ob Sie Geschenke pauschaliert versteuern wollen oder nicht, sollten Sie mit spitzem Bleistift rechnen. Fragen Sie hier unbedingt Ihren Steuerberater, bevor Sie sich für
eine Möglichkeit entscheiden. Denn Sie können Ihre Wahl nicht mehr rückgängig machen!
Beispiel
Beispiel: Sie schenken am Ende des Jahres ihren guten Kunden traditionell eine Flasche Wein. Der Einkaufspreis beträgt 30 Euro pro Flasche. Sie erwerben 200 Flaschen, die Sie verschenken werden. Die hierfür zu entrichtenden 6.000 Euro sind bei Ihnen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), da pro Kunde und Jahr die Grenze von 35 Euro je Geschenk nicht überschritten wird.
Sie haben einen ganz besonders guten Kunden, dem Sie statt der „obligatorischen“ Flasche Wein eine VIP-Lounge-Eintrittskarte im Wert von 250 Euro schenken. Damit der Kunde keinen „Ärger mit dem Finanzamt“ bekommt, wollen Sie diese 250 Euro pauschal versteuern. Sie denken, dass mit 75 Euro (= 250 Euro x 30 %) alles „erledigt“ ist. Weit gefehlt! Denn Sie müssen alle Geschenke eines Kalenderjahres einheitlich behandeln. Mit anderen Worten: Sie müssen – wenn Sie das 250 Euro-Geschenk pauschal versteuern wollen – auch die anderen Geschenke pauschal versteuern. Damit müssen Sie:
a) 250 Euro x 30% x 1 = 75 Euro
und
b) 30 Euro x 30% x 200 = 1.800 Euro
insgesamt also 1.875 Euro Pauschalsteuer bezahlen. Der Einfachheit halber wurde auf den Miteinbezug von pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verzichtet.
Folge: Sie müssen auch alle „Weinflaschen-Empfänger“ unterrichten, dass Sie die pauschale Steuer für das Geschenk übernommen haben.
Wenn Sie diese Folge vermeiden wollen, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Sie können entweder darauf verzichten, dem guten Kunden seine VIP-Lounge-Eintrittskarte zu geben oder Sie teilen ihm mit, was das Geschenk wert war und lassen es ihn als Betriebseinnahme versteuern oder Sie geben ihm das Geschenk privat.
2. Sachzuwendungen an Mitarbeiter
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehören bei diesem regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Von dieser Regel gibt es Ausnahmen:
2.1 Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?
Bei so genannten Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken (= seit dem 01.01.2015 also solchen nicht über 60 Euro) entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche
Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs etc. die dem Arbeitnehmer aus besonderem Anlass gewährt werden.
Wichtig:
Bei den 60 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Tipp:
Sie können die Freigrenze von 60 Euro mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen (z.B. Geburtstag, Namenstag etc.).
Neben der 60 Euro-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von monatlich 44 Euro für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass.
2.2. Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen
Die vorstehend genannten Regelungen können Sie als Arbeitgeber nach wie vor nutzen. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30 %-igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht.
Beispiel:
Sie bezahlen Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, deren Wert 60 Euro übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).
2.3. Ausnahmen von der Pauschalierungsmöglichkeit
Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach §37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei
– Sachzuwendungen im Sinn von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil
muss nach wie vor entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
– Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den
Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen er Handel treibt.
– Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).
– Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).
– der Pauschalierung von sonstigen Bezügen mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1
EStG).
Wichtig:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 Euro liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent
überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten
Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben außer Ansatz.
Hinweis:
Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer
eines Dritten erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/
SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig.
2.4. Geschenk- und Tankgutscheine
Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Gutscheine geben, die diese bei anderen Unternehmen einlösen können, dann muss genau darauf stehen, auf welche „Sache“ (= Ware oder Dienstleistung) Ihr Arbeitnehmer Anspruch hat. Das ist wichtig, weil solche Aufmerksamkeiten nur dann lohnsteuerfrei innerhalb der 44-Euro-Freigrenze sind, wenn es sich um eine Sachzuwendung handelt. Anders ausgedrückt: Es darf kein Bargeld zugewendet werden, und zwar noch nicht einmal teilweise.
Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer löst den Gutschein ein und lässt sich den ” nicht verbrauchten” Restbetrag ausbezahlen. Damit liegt keine Sachzuwendung mehr vor, der gesamte Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Ausweg: Sie müssen sicherstellen, also z. B. mit den Gutschein-Unternehmen nachweislich vereinbaren, dass Restbeträge nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie als Arbeitgeber beweisen (können), dass Ihre Sachzuwendungen steuerfrei sind. Dazu gehört es auch, dass Gutscheine nur für die vereinbarte Sachzuwendung eingelöst werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie sich von den einlösenden Stellen regelmäßig bestätigen lassen, dass Restbeträge grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.
Früher wurde es „gefährlich“, wenn Sie auf Gutscheinen anzurechnende Beträge oder Höchstbeträge angeben hatten. Denn dann war nach der „harten Lesart“ kein Sachbezug mehr gegeben. Nunmehr gilt: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44 Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kann also angewendet werden.
Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern statt „papierner“ elektronische Gutscheine geben. Tankkarten vom Arbeitgeber sind erlaubt (BFH vom 11.11.2010 – VI R 27/09). Auch hier entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern die Grenzen, konkret: 44 Euro je Monat je Arbeitnehmer, eingehalten werden. Wenn auf der elektronischen Karte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro gespeichert sind, können Sie darüber hinaus dann Ihren Arbeitnehmern keine weiteren Sachzuwendungen lohnsteuerfrei zukommen lassen.
Auch „Tankumwege“ zur „Betriebstankstelle“ sind nicht nötig. Ihre Mitarbeiter können zu einer beliebigen Tankstelle fahren, das Tanken zunächst selbst bezahlen und sich von Ihnen dann gegen Beleg das vorgestreckte Geld auszahlen lassen, ohne dass deswegen Lohnsteuer anfällt (BFH vom 11.11.2014 – VI R 41/10).
3. Sonderfragen der Pauschalversteuerung
Für besondere Arten von Geschenken und Zuwendungen gelten natürlich auch besondere Regelungen.
3.1 VIP-Logen
Wird Ihnen als werbendem Unternehmer ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, der neben der Werbeleistung auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung umfasst, können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05) den Rechnungsbetrag aufteilen in:
– Werbung: 40 % = in vollem Umfang Betriebsausgabe
– Bewirtung: 30% = zu 70% Betriebsausgabe und
– Geschenke: 30 %, davon wiederum entfallen 50% an Arbeitnehmer und 50% an Geschäftsfreunde.
Diese vereinfachte Aufteilungsregelung können Sie auch weiterhin im Zusammenhang mit § 37b EStG nutzen, wobei zur Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung nur die Aufwendungen für Geschenke zählen.
3.2 Incentive-Reisen
Incentive-Reisen sind Reisen, mit denen eine besondere Anstrengung belohnt werden soll. Alle Ausgaben sind unstrittig Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern sind solche Incentive-Reisen in aller Regel Arbeitslohn.
Hinweis:
Betreut ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß seines Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung, kann dies im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des
Arbeitgebers liegen und daher die Zuwendung eines lohnsteuerrechtlichen Vorteils ausschließen (BFH vom 16.10.2013 – VI R 78/12).
Werden Geschäftspartner eingeladen, ist die Reise bei diesen zuerst (steuerpflichtige) Betriebseinnahme und gleichzeitig Entnahme (BFH vom 22.07.1988 – III R 175/85).
Die Kosten für Incentive-Reisen können pauschal nach § 37b EStG versteuert werden. Da die gesamten Kosten Betriebsausgaben sind, ist auch die vom Auslobenden übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
3.3 Nicht lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer
Sind Arbeitnehmer, die grundsätzlich pauschal versteuerbare Sachzuwendungen erhalten, aber gar nicht in Deutschland (lohn-) steuerpflichtig, müssen Sie als Arbeitgeber diese Zuwendungen
nicht – auch nicht pauschal – versteuern (BFH vom 16.10.2013 – VI R 57/11). Mit anderen Worten: Die Zuwendungen sind steuerfrei.
3.4 Rücknahme von Pauschalierungswahlrechten
Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37b Abs. 1 EStG (Dritte, Nicht-Arbeitnehmer) und Abs. 2 (Arbeitnehmer) dürfen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (BFH vom 15.06.2016 – VI R 54/15). Die Pauschalierungsmöglichkeiten sind für beide Fälle antragslos ausgestaltet und werden durch Abgabe der entsprechenden
Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierungswahlrechte sind widerruflich. Das ergibt sich zum einen aus dem Gesetzeswortlaut. Denn Antrags- und Wahlrechte, die weder unwiderruflich ausgestaltet sind noch einer
zeitlichen Begrenzung unterliegen, können anderweitig ausgeübt werden, solange der Steuerbescheid nicht bestandskräftig und die Feststellungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Der Widerruf führt dazu, dass die Zuwendungen rückwirkend in die Veranlagung der Zuwendungsempfänger als Einnahmen einzubeziehen sind.
Für den Widerruf genügt eine formlose Erklärung des Zuwendenden allerdings nicht. Der Widerruf muss durch Abgabe einer (ggf. auf „Null“ lautenden) Steueranmeldung gegenüber dem Betriebsstätten- Finanzamt erklärt werden. Außerdem ist der Widerruf nur wirksam, wenn der Zuwendende die Zuwendungsempfänger davon unterrichtet, damit diese die entsprechenden Einnahmen für ihre Veranlagung nacherklären können.
Wichtig:
Es dürfte wohl praktisch kaum vorkommen, dass jemand die Pauschalierung widerruft. Täte er es, dann müsste er damit rechnen, dass sich die Geschäftsbeziehungen und das Arbeitsklima
nicht – wie erhofft – durch das Geschenk verbessern, sondern viel eher verschlechtern. Sollten Sie diese Möglichkeit erwägen, sollten Sie nicht nur steuerliche Überlegungen anstellen.
Steuerliche Abzugsmöglichkeiten beruflich und privat veranlasster Umzugskosten
Hier klicken: https://www.kanzlei-kusterer.de/wp-content/uploads/2018/11/20181114114913.pdf
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1. Einleitung
Der Unternehmer Ulrich P, einziger Geschäftsführer der U Maschinenbau GmbH verunglückt mit seinem Motorrad schwer und befindet
sich 3 Monate im Koma. Da medizinische Entscheidungen zu treffen sind, wird der Sozialpädagoge Brunner als Berufsbetreuer für P bestellt.
Der zuständige Richter lehnt die Ehefrau des P als Betreuerin ab, weil der gemeinsame Sohn ihm (wahrheitswidrig) über die angeblich
zerrüttete Ehe der beiden berichtet.
Im Unternehmen verweigert die Hausbank die Gewährung eines dringend benötigten Kontokorrentkredits, weil die GmbH ihr das Warenlager
nicht sicherungsübereignen kann. Obwohl die Ehefrau des P mit 25 % an der GmbH beteiligt ist, kann sie mangels Vertretungsbefugnis
nicht wirksam die Sicherungsübereignung veranlassen. Als sie 2 Monate nach dem Unfall vom Amtsgericht endlich zur Notgeschäftsführerin
bestellt wird, lehnt die Bank weitere Verhandlungen ab. Da zwischenzeitlich die Löhne teilweise nicht gezahlt werden konnten,
haben einige Mitarbeiter bereits gekündigt.
Vorsorge für das eigene Unternehmen und den Unternehmern selbst ist keine Frage des Alters und unabhängig von der möglichen Nachfolge zu betrachten. Niemand kann davor sicher sein, schon morgen durch einen Unfall oder einer schwerer Erkrankung – zumindest vorübergehend – auszufallen.
Daher sollte sich jeder – egal ob Privatperson oder Unternehmer – einmal die Frage stellen, wer im Ernstfall Entscheidungen für ihn oder das Unternehmen treffen soll, wenn er zeitweise oder auf Dauer selbst hierzu nicht in der Lage ist. Durch geeignete Vorkehrungen lässt sich sowohl im unternehmerischen als auch im privaten Bereich sicherstellen, dass notwendige Entscheidungen getroffen werden könne, und zwar von den “richtigen” Personen.
Außerdem hat jeder Mensch das Recht, über den Grad seiner Behandlung und konkrete medizinische Maßnahmen selbst zu entscheiden. Kann sich der Patient selbst nicht äußern, müssen gesetzliche Betreuer oder Vorsorgebevollmächtigte in Abstimmung mit den behandelnden Ärztinnen und Ärzten Entscheidungen für den Patienten treffen.
Wer in einer solchen Situation die Berücksichtigung seines Willens und seiner Wertvorstellung gesichert sehen möchte, kann in einer sog. Patientenverfügung, die vor einigen Jahren im Betreuungsrecht gesetzliche verankert wurde, festlegen, ob und wie er in einer konkreten Krankheitssituation behandelt werden möchte und welche medizinischen Maßnahmen er wünscht oder ablehnt.
2. Vorsorge im privaten persönlichen Bereich
Bei einem schweren Unfall oder einer plötzlichen schweren Erkrankung sind auch im persönlichen und privaten Bereich Entscheidungen zu treffen, die der Patient – zumindest vorübergehend – nicht für sich selbst regeln kann, etwa welche Operationen und medizinische Maßnahmen durchgeführt werden sollen oder wer sich um das Vermögen oder die privaten Bankgeschäfte des Patienten kümmert.
Viele Menschen sind in der glücklichen Lage, dass Familienmitglieder, der Ehepartner oder Lebensgefährte, andere Angehörige oder Freunde vorhanden sind, die diese Aufgaben gerne und gewissenhaft übernehmen.
Hinweis:
Sind aber rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben oder Entscheidungen zu treffen, dürfen diese Personen den Patienten nicht ohne weiteres vertreten. Lediglich Eltern haben gegenüber ihren minderjährigen Kindern ein umfassendes Sorgerecht und damit Vertretungsrecht in allen Angelegenheiten, §§ 1626 Abs. 1, 1629 Abs. 1 BGB.
Für Volljährige Patienten können Dritte, also auch Familienangehörige oder selbst der Ehepartner dagegen nur dann entscheiden und rechtsverbindliche Erklärungen abgeben, wenn sie eine entsprechende Vollmacht haben oder durch das Betreuungsgericht zum Betreuer bestellt wurden.
2.1 Die gesetzliche Betreuung, §§ 1896 ff. BGB
Mit dem Betreuungsgesetz wurde mit Wirkung ab 01.01.1992 die früherer Entmündigung, Vormundschaft für Erwachsene und Gebrechlichkeitspflegschaft durch die gesetzliche Betreuung ersetzt.
Notwendigkeit der Betreuung
Ein Betreuer wird vom Betreuungsgericht bestellt, wenn und soweit dies notwendig und erforderlich ist, weil eine volljährige Person krankheitsbedingt ihre Angelegenheiten ganz oder teilweise nicht besorgen kann.
Die Auswahl des Betreuers hat das Gericht nach dem Wohl des betreuten vorzunehmen. Es hat bei seiner Wahl zwar auf die verwandtschaftlichen und sonstigen persönlichen Bindungen des Volljährigen Rücksicht zu nehmen, muss aber gleichzeitig auch mögliche Interessenkonflikte verhindern. Es besteht immer die Gefahr, dass das Betreuungsgericht nicht die Person der Familien- oder Verwandtenkreis auswählt, die de Betreute sich gewünscht hätte oder dass sogar ein fremder Dritter bestellt wird, weil dies aus Sicht des Betreuungsgerichts für den Patienten die beste Betreuung gewährleistet.
Wer die Notwendigkeit einer gesetzlichen Betreuung weitestgehend verhindern möchte, hat hierzu nach § 1896 Abs. 2 BGB durch Bevollmächtigung eines Dritten die Möglichkeit.
Hinweis:
Soweit die Angelegenheiten des Volljährigen durch einen Bevollmächtigten ebenso gut wie durch einen Betreuer besorgt werden können. darf das Gericht keinen Betreuer bestellen. We eine (wirksame und weiterhin gültige) Vorsorgevollmacht erteilt, solange er hierzu rechtlich in der Lage ist, schließt dadurch die Bestellung eines Betreuers aus.
2.2 Vorsorgevollmacht
Die Vorsorgevollmacht ermöglicht ein hohes Ma an Selbstbestimmung. Mit ihr kann der Volljährige nahezu uneingeschränkt selbst festlegen, wer im Bedarfsfall an seiner Stelle wichtige Entscheidungen treffen und Rechtsgeschäfte für ihn wahrnehmen soll. Anders als ein Betreuer kann der Vorsorgebevollmächtigte (soweit der Vollmachtgeber keine Vorgaben gemacht hat) frei über die Angelegenheiten des Vollmachtgebers entscheiden und ist dem Betreuungsgericht nicht rechenschaftspflichtig.
Hinweis:
Die Vorsorgevollmacht, Form und Inhalt, Art und Weise der Erteilung oder Grenzen sind spezialgesetzlich nicht definiert. Ihre Existenz wird aber in den Bestimmungen des Betreuungsrechts vorausgesetzt.
Es empfiehlt sich, in der Vorsorgevollmacht seiner Vertrauensperson eine umfassende Bevollmächtigung zu erteilen. Sie kann aber auch auf bestimmte Aufgabengebiete beschränkt werden. Für Angelegenheiten, die von der Vorsorgevollmacht nicht umfasst sind, ist im Bedarfsfalle durch das Betreuungsgericht nach § 1896 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 2 BGB ein gesetzlicher Betreuer zu bestellen.
Damit keine Zweifel entstehen, wie weit die Vollmacht tatsächlich reicht und ob ein konkretes Handeln des Bevollmächtigten tatsächlich vom (heutigen) Willen des Vollmachtgebers umfasst war, sollte von einer “Generalvollmacht” – wie nachfolgend – abgesehen werden:
“… bevollmächtigte ich meine Ehefrau zu vollumfänglichen Vertretung in allen meinen Angelegenheiten…”
Auch wenn die Vorsorgevollmacht vollumfänglich erteilt werden soll, empfiehlt es sich die Regelungsbereiche einzeln zu benennen.
Es kommen in Frage:
– Gesundheitssorge
– Pflegebedürftigkeit
– Sonstige persönliche Angelegenheiten
– Aufenthaltsbestimmungsrecht
– Vertretung bei und gegenüber Behörden und Gerichte
– Vermögenssorge
– Post und Fernmeldeverkehr
Soll der Bevollmächtigte die Einwilligung in bestimmte gefährliche ärztliche Maßnahmen im Sinne des § 1904 Abs. 1 u. 2 BGB oder zur Unterbringung bzw. anderen Maßnahmen der Freiheitsentziehungen geben oder verweigern dürfen, muss die Vorsorgevollmacht die Maßnahmen ausdrücklich enthalten (§§ 1906 Abs. 5 und 1906a Abs. 5 S. 1 BGB).
Hinweis:
Beim Einzelunternehmer können im Rahmen einer Vorsorgevollmacht die Grenzen zwischen der Wahrnehmung privater und geschäftlicher Angelegenheit durch den Bevollmächtigten verschwimmen. Im Bereich der Vermögenssorge wird der Bevollmächtigte oftmals sowohl Interessen der Geschäftsbetriebs als auch des privaten Vermögens des Unternehmers wahrnehmen. Es kann sich daher anbieten, im Rahmen der Vorsorgevollmacht Handlungsvollmacht oder Prokura zu erteilen. (vgl. -> Kapitel 3.2).
Grundsätzlich kann jede natürliche Person im Rahmen einer Vorsorgevollmacht als Bevollmächtigter bestellt werden.
Hinweis:
Wer zu einer Anstalt, einem Heim oder einer sonstigen Einrichtung, in welcher der Volljährige untergebracht ist oder wohn, in einem Abhängigkeitsverhältnis oder in einer anderen engen Beziehung steht, darf nicht Bevollmächtigter sein, §§ 1897 Abs. 3, 1896 Abs. 2 BGB.
Die Vorsorgevollmacht ist nicht auf einen Bevollmächtigten beschränkt. Es können auch mehrere Personen bestellt werden, z.B. zur gemeinsamen Vertretung, als Bevollmächtigte für verschiedene Aufgabengebiete (etwa ein Bevollmächtigter für die Gesundheitsfürsorge, ein anderer für Vermögensangelegenheiten) oder als Haupt- und Ersatzbevollmächtigter.
Form der Vorsorgerollmacht
Die Vorsorgevollmacht unterliegt grundsätzlich keiner bestimmten Formvorschrift. Sie könnte daher auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erteilt werden. Aus Gründen der Klarheit und Beweiskraft sowie nicht zuletzt auch zu Gunsten ihrer Anerkennung im Geschäftsverkehr gebietet sich jedoch die schriftliche Abfassung
einer Vorsorgevollmacht.
Die Erteilung der Vollmacht bedarf allgemein keiner notariellen Beurkundung (§ 167 BGB). Soll der Bevollmächtigte aber die Berechtigung zum Abschluss eines Verbraucherdarlehens für den Vollmachtgeber haben, oder ist der Vollmachtgeber Grundstücksinhaber oder Gesellschafter einer Personen- oder Kapitalgesellschaft
(insbesondere einer GmbH) kann sich die Notwendigkeit der notariellen Beurkundung ausnahmsweise ergeben. Zur Wahrnehmung von Bankangelegenheiten für den Vollmachtgeber ist nach den AGB der Banken und Sparkassen oftmals die Hinterlegung der Unterschrift des Bevollmächtigten beim Kreditinstitut notwendig.
2.3 Betreuungsverfügung
Der Volljährige, der keine Vorsorgevollmacht erteilen möchte, hat alternativ die Möglichkeit, eine bestimmte Person vorzuschlagen, die zum Betreuer bestellt werden soll, wenn er seine Angelegenheiten nicht selbst besorgen kann. Das Betreuungsgericht hat diesem Vorschlag zu entsprechen, wenn es dem Wohl des Volljährigen
nicht zuwider läuft (§ 1897 Abs. 4 Satz 1 BGB). Ebenso kann der Volljährige bestimmte Personen von einer möglichen Bestellung zum Betreuer ausschließen (§ 1897 Abs. 4 Satz 2 BGB).
Wie der Vorsorgebevollmächtigte nimmt auch der Betreuer die Angelegenheiten des Betreuten war. Allerdings ist er in der Wahl seiner Entscheidungen weiter eingeschränkt als der Vorsorgebevollmächtigte. Insbesondere muss der Betreuer den Wünschen des Betreuten entsprechen, soweit dies dessen Wohl nicht zuwiderläuft
und es dem Betreuer zuzumuten ist.
Hinweis:
Neben der Mitbestimmung bei Auswahl der Person des Betreuers können in der Betreuungsverfügung also auch Wünsche und Vorstellungen für den Fall der Betreuungsbedürftigkeit geregelt werden.
Für eine Betreuungsverfügung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Jedoch ist aus Beweisgründen die schriftliche Abfassung anzuraten.
2.4 Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung?
Die Mitwirkung eines Notars ist für die Registrierung der Vorsorgevollmacht beim Vorsorgeregister nicht notwendig. Sie kann auch durch Privatpersonen erfolgen. Die anfallende Gebühr beträgt derzeit zwischen 13 und ca. 25 Euro.
2.6 Patientenverfügung nach § 1901a BGB
Neben der Benennung eines Bevollmächtigten oder gewünschten Betreuers in der Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung, kann in einer Patientenverfügung der Wille über die Art und Weise ärztlicher Behandlung für den Fall festgelegt werden, dass eine Person hierüber selbst nicht mehr entscheiden kann.
Eine Patientenverfügung kann jeder Volljährige verfassen, der einwilligungsfähig ist, der also die Art, die Bedeutung, die Tragweite und die Risiken einer beabsichtigten medizinischen Maßnahme bzw. deren Ablehnung verstehen und seinen Willen hiernach bestimmen kann. Die Einwilligungsfähigkeit ist von der Geschäftsfähigkeit zu unterscheiden. Letztere ist nicht Voraussetzung.
Die Errichtung einer Patientenverfügung erfolgt freiwillig. Niemand kann hierzu gezwungen werden.
2.6.2 Inhalt einer Patientenverfügung
Beispiel:
Die A, B und C GbR möchte für die Gesellschaft wegen der günstigen Finanzierungszinsen eine Immobilie erwerben. Im Gesellschaftsvertrag haben die Gesellschafter A, B und C zur Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis nichts geregelt. Da den notariellen Kaufvertrag wegen der Gesamtvertretungsbefugnis nach §§ 710, 714 BGB nur alle drei Gesellschafter gemeinschaftlich unterzeichnen können, kann der Kaufvertrag erst mit einem Jahr Verspätung abgeschlossen werden, als C von einer Reha-Maßnahme nach einem Schlaganfall in das Unternehmen zurückkehrt. Zu diesem Zeitpunkt sind die Zinsen bereits um einen Prozentpunkt gestiegen.
Hat die KG wie üblich nur einen Komplementär, kann im Bereich der gesetzlichen Vertretung keine Vorsorge getroffen werden. Es verbleibt wie beim Einzelkaufmann nur die vorsorgliche Erteilung einer Prokura oder Handlungsvollmacht (z. B. an einen Kommanditisten, vgl. -> Kapitel 3.2).
3.1.2 Kapitalgesellschaft (GmbH)
Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, sind sie nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag bestimmt etwas anderes (§ 35 Abs. 2 S. 1 GmbHG).
Fällt bei der GmbH der einzige Geschäftsführer aus, ist das Unternehmen führungslos. Die Geschäftsführung und Vertretung obliegt nicht – auch nicht vorübergehend oder ersatzweise – den Gesellschaftern.
Eine gegenständliche Beschränkung der Geschäftsführungsbefugnis ist allerdings Dritten gegenüber (im Außenverhältnis) weder für die vertretenden Gesellschafter der Personengesellschaft noch für die Organe der Kapitalgesellschaft möglich.
Allerdings kann im Innenverhältnis, also in der Relation gesetzlicher Vertreter zur Gesellschaft, die Geschäftsführungsbefugnis durch Genehmigungsvorbehalte eingeschränkt werden. Dies erfolgt bei der Personengesellschaft durch den Gesellschaftsvertrag selbst oder einen Gesellschafterbeschluss, bei der Kapitalgesellschaft alternativ auch im Anstellungsvertrag.
Der Unternehmer Ulrich P, einziger Geschäftsführer der U Maschinenbau GmbH verunglückt mit seinem Motorrad schwer und befindet
sich 3 Monate im Koma. Da medizinische Entscheidungen zu treffen sind, wird der Sozialpädagoge Brunner als Berufsbetreuer für P bestellt.
Der zuständige Richter lehnt die Ehefrau des P als Betreuerin ab, weil der gemeinsame Sohn ihm (wahrheitswidrig) über die angeblich
zerrüttete Ehe der beiden berichtet.
Im Unternehmen verweigert die Hausbank die Gewährung eines dringend benötigten Kontokorrentkredits, weil die GmbH ihr das Warenlager
nicht sicherungsübereignen kann. Obwohl die Ehefrau des P mit 25 % an der GmbH beteiligt ist, kann sie mangels Vertretungsbefugnis
nicht wirksam die Sicherungsübereignung veranlassen. Als sie 2 Monate nach dem Unfall vom Amtsgericht endlich zur Notgeschäftsführerin
bestellt wird, lehnt die Bank weitere Verhandlungen ab. Da zwischenzeitlich die Löhne teilweise nicht gezahlt werden konnten,
haben einige Mitarbeiter bereits gekündigt.
Vorsorge für das eigene Unternehmen und den Unternehmern selbst ist keine Frage des Alters und unabhängig von der möglichen Nachfolge zu betrachten. Niemand kann davor sicher sein, schon morgen durch einen Unfall oder einer schwerer Erkrankung – zumindest vorübergehend – auszufallen.
Daher sollte sich jeder – egal ob Privatperson oder Unternehmer – einmal die Frage stellen, wer im Ernstfall Entscheidungen für ihn oder das Unternehmen treffen soll, wenn er zeitweise oder auf Dauer selbst hierzu nicht in der Lage ist. Durch geeignete Vorkehrungen lässt sich sowohl im unternehmerischen als auch im privaten Bereich sicherstellen, dass notwendige Entscheidungen getroffen werden könne, und zwar von den “richtigen” Personen.
Außerdem hat jeder Mensch das Recht, über den Grad seiner Behandlung und konkrete medizinische Maßnahmen selbst zu entscheiden. Kann sich der Patient selbst nicht äußern, müssen gesetzliche Betreuer oder Vorsorgebevollmächtigte in Abstimmung mit den behandelnden Ärztinnen und Ärzten Entscheidungen für den Patienten treffen.
Wer in einer solchen Situation die Berücksichtigung seines Willens und seiner Wertvorstellung gesichert sehen möchte, kann in einer sog. Patientenverfügung, die vor einigen Jahren im Betreuungsrecht gesetzliche verankert wurde, festlegen, ob und wie er in einer konkreten Krankheitssituation behandelt werden möchte und welche medizinischen Maßnahmen er wünscht oder ablehnt.
2. Vorsorge im privaten persönlichen Bereich
Bei einem schweren Unfall oder einer plötzlichen schweren Erkrankung sind auch im persönlichen und privaten Bereich Entscheidungen zu treffen, die der Patient – zumindest vorübergehend – nicht für sich selbst regeln kann, etwa welche Operationen und medizinische Maßnahmen durchgeführt werden sollen oder wer sich um das Vermögen oder die privaten Bankgeschäfte des Patienten kümmert.
Viele Menschen sind in der glücklichen Lage, dass Familienmitglieder, der Ehepartner oder Lebensgefährte, andere Angehörige oder Freunde vorhanden sind, die diese Aufgaben gerne und gewissenhaft übernehmen.
Hinweis:
Sind aber rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben oder Entscheidungen zu treffen, dürfen diese Personen den Patienten nicht ohne weiteres vertreten. Lediglich Eltern haben gegenüber ihren minderjährigen Kindern ein umfassendes Sorgerecht und damit Vertretungsrecht in allen Angelegenheiten, §§ 1626 Abs. 1, 1629 Abs. 1 BGB.
Für Volljährige Patienten können Dritte, also auch Familienangehörige oder selbst der Ehepartner dagegen nur dann entscheiden und rechtsverbindliche Erklärungen abgeben, wenn sie eine entsprechende Vollmacht haben oder durch das Betreuungsgericht zum Betreuer bestellt wurden.
2.1 Die gesetzliche Betreuung, §§ 1896 ff. BGB
Mit dem Betreuungsgesetz wurde mit Wirkung ab 01.01.1992 die früherer Entmündigung, Vormundschaft für Erwachsene und Gebrechlichkeitspflegschaft durch die gesetzliche Betreuung ersetzt.
Notwendigkeit der Betreuung
Ein Betreuer wird vom Betreuungsgericht bestellt, wenn und soweit dies notwendig und erforderlich ist, weil eine volljährige Person krankheitsbedingt ihre Angelegenheiten ganz oder teilweise nicht besorgen kann.
Die Auswahl des Betreuers hat das Gericht nach dem Wohl des betreuten vorzunehmen. Es hat bei seiner Wahl zwar auf die verwandtschaftlichen und sonstigen persönlichen Bindungen des Volljährigen Rücksicht zu nehmen, muss aber gleichzeitig auch mögliche Interessenkonflikte verhindern. Es besteht immer die Gefahr, dass das Betreuungsgericht nicht die Person der Familien- oder Verwandtenkreis auswählt, die de Betreute sich gewünscht hätte oder dass sogar ein fremder Dritter bestellt wird, weil dies aus Sicht des Betreuungsgerichts für den Patienten die beste Betreuung gewährleistet.
Wer die Notwendigkeit einer gesetzlichen Betreuung weitestgehend verhindern möchte, hat hierzu nach § 1896 Abs. 2 BGB durch Bevollmächtigung eines Dritten die Möglichkeit.
Hinweis:
Soweit die Angelegenheiten des Volljährigen durch einen Bevollmächtigten ebenso gut wie durch einen Betreuer besorgt werden können. darf das Gericht keinen Betreuer bestellen. We eine (wirksame und weiterhin gültige) Vorsorgevollmacht erteilt, solange er hierzu rechtlich in der Lage ist, schließt dadurch die Bestellung eines Betreuers aus.
2.2 Vorsorgevollmacht
Die Vorsorgevollmacht ermöglicht ein hohes Ma an Selbstbestimmung. Mit ihr kann der Volljährige nahezu uneingeschränkt selbst festlegen, wer im Bedarfsfall an seiner Stelle wichtige Entscheidungen treffen und Rechtsgeschäfte für ihn wahrnehmen soll. Anders als ein Betreuer kann der Vorsorgebevollmächtigte (soweit der Vollmachtgeber keine Vorgaben gemacht hat) frei über die Angelegenheiten des Vollmachtgebers entscheiden und ist dem Betreuungsgericht nicht rechenschaftspflichtig.
Hinweis:
Die Vorsorgevollmacht, Form und Inhalt, Art und Weise der Erteilung oder Grenzen sind spezialgesetzlich nicht definiert. Ihre Existenz wird aber in den Bestimmungen des Betreuungsrechts vorausgesetzt.
Es empfiehlt sich, in der Vorsorgevollmacht seiner Vertrauensperson eine umfassende Bevollmächtigung zu erteilen. Sie kann aber auch auf bestimmte Aufgabengebiete beschränkt werden. Für Angelegenheiten, die von der Vorsorgevollmacht nicht umfasst sind, ist im Bedarfsfalle durch das Betreuungsgericht nach § 1896 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 2 BGB ein gesetzlicher Betreuer zu bestellen.
Damit keine Zweifel entstehen, wie weit die Vollmacht tatsächlich reicht und ob ein konkretes Handeln des Bevollmächtigten tatsächlich vom (heutigen) Willen des Vollmachtgebers umfasst war, sollte von einer “Generalvollmacht” – wie nachfolgend – abgesehen werden:
“… bevollmächtigte ich meine Ehefrau zu vollumfänglichen Vertretung in allen meinen Angelegenheiten…”
Auch wenn die Vorsorgevollmacht vollumfänglich erteilt werden soll, empfiehlt es sich die Regelungsbereiche einzeln zu benennen.
Es kommen in Frage:
– Gesundheitssorge
– Pflegebedürftigkeit
– Sonstige persönliche Angelegenheiten
– Aufenthaltsbestimmungsrecht
– Vertretung bei und gegenüber Behörden und Gerichte
– Vermögenssorge
– Post und Fernmeldeverkehr
Soll der Bevollmächtigte die Einwilligung in bestimmte gefährliche ärztliche Maßnahmen im Sinne des § 1904 Abs. 1 u. 2 BGB oder zur Unterbringung bzw. anderen Maßnahmen der Freiheitsentziehungen geben oder verweigern dürfen, muss die Vorsorgevollmacht die Maßnahmen ausdrücklich enthalten (§§ 1906 Abs. 5 und 1906a Abs. 5 S. 1 BGB).
Hinweis:
Beim Einzelunternehmer können im Rahmen einer Vorsorgevollmacht die Grenzen zwischen der Wahrnehmung privater und geschäftlicher Angelegenheit durch den Bevollmächtigten verschwimmen. Im Bereich der Vermögenssorge wird der Bevollmächtigte oftmals sowohl Interessen der Geschäftsbetriebs als auch des privaten Vermögens des Unternehmers wahrnehmen. Es kann sich daher anbieten, im Rahmen der Vorsorgevollmacht Handlungsvollmacht oder Prokura zu erteilen. (vgl. -> Kapitel 3.2).
Grundsätzlich kann jede natürliche Person im Rahmen einer Vorsorgevollmacht als Bevollmächtigter bestellt werden.
Hinweis:
Wer zu einer Anstalt, einem Heim oder einer sonstigen Einrichtung, in welcher der Volljährige untergebracht ist oder wohn, in einem Abhängigkeitsverhältnis oder in einer anderen engen Beziehung steht, darf nicht Bevollmächtigter sein, §§ 1897 Abs. 3, 1896 Abs. 2 BGB.
Die Vorsorgevollmacht ist nicht auf einen Bevollmächtigten beschränkt. Es können auch mehrere Personen bestellt werden, z.B. zur gemeinsamen Vertretung, als Bevollmächtigte für verschiedene Aufgabengebiete (etwa ein Bevollmächtigter für die Gesundheitsfürsorge, ein anderer für Vermögensangelegenheiten) oder als Haupt- und Ersatzbevollmächtigter.
Form der Vorsorgerollmacht
Die Vorsorgevollmacht unterliegt grundsätzlich keiner bestimmten Formvorschrift. Sie könnte daher auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erteilt werden. Aus Gründen der Klarheit und Beweiskraft sowie nicht zuletzt auch zu Gunsten ihrer Anerkennung im Geschäftsverkehr gebietet sich jedoch die schriftliche Abfassung
einer Vorsorgevollmacht.
Die Erteilung der Vollmacht bedarf allgemein keiner notariellen Beurkundung (§ 167 BGB). Soll der Bevollmächtigte aber die Berechtigung zum Abschluss eines Verbraucherdarlehens für den Vollmachtgeber haben, oder ist der Vollmachtgeber Grundstücksinhaber oder Gesellschafter einer Personen- oder Kapitalgesellschaft
(insbesondere einer GmbH) kann sich die Notwendigkeit der notariellen Beurkundung ausnahmsweise ergeben. Zur Wahrnehmung von Bankangelegenheiten für den Vollmachtgeber ist nach den AGB der Banken und Sparkassen oftmals die Hinterlegung der Unterschrift des Bevollmächtigten beim Kreditinstitut notwendig.
2.3 Betreuungsverfügung
Der Volljährige, der keine Vorsorgevollmacht erteilen möchte, hat alternativ die Möglichkeit, eine bestimmte Person vorzuschlagen, die zum Betreuer bestellt werden soll, wenn er seine Angelegenheiten nicht selbst besorgen kann. Das Betreuungsgericht hat diesem Vorschlag zu entsprechen, wenn es dem Wohl des Volljährigen
nicht zuwider läuft (§ 1897 Abs. 4 Satz 1 BGB). Ebenso kann der Volljährige bestimmte Personen von einer möglichen Bestellung zum Betreuer ausschließen (§ 1897 Abs. 4 Satz 2 BGB).
Wie der Vorsorgebevollmächtigte nimmt auch der Betreuer die Angelegenheiten des Betreuten war. Allerdings ist er in der Wahl seiner Entscheidungen weiter eingeschränkt als der Vorsorgebevollmächtigte. Insbesondere muss der Betreuer den Wünschen des Betreuten entsprechen, soweit dies dessen Wohl nicht zuwiderläuft
und es dem Betreuer zuzumuten ist.
Hinweis:
Neben der Mitbestimmung bei Auswahl der Person des Betreuers können in der Betreuungsverfügung also auch Wünsche und Vorstellungen für den Fall der Betreuungsbedürftigkeit geregelt werden.
Für eine Betreuungsverfügung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Jedoch ist aus Beweisgründen die schriftliche Abfassung anzuraten.
2.4 Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung?
- Ob die Vorsorgevollmacht oder die Betreuungsverfügung vorzuziehen ist, hängt stark von der Situation des Einzelnen ab. Bei der Entscheidung, sollte auch im Interesse der Vertrauensperson berücksichtigt werden, dass der Betreuer – nicht aber der Vorsorgebevollmächtigte – einer Vielzahl gesetzlicher Pflichten unterliegt, z. B.:
- – Der Betreuer ist dem Betreuungsgericht zur Auskunft verpflichtet und hat regelmäßig über seine Tätigkeiten zu berichten.
- – Die Aufsicht des Betreuungsgerichts erstreckt sich über die gesamte Tätigkeit des Betreuers (nicht nur auf einzelne Aufgabenkreise).
- – Bei Pflichtverletzung ist ein Zwangsgeld gegen den Betreuer möglich.
- – Ist der Betreuer zur Vermögensverwaltung bestellt, hat er hierüber Rechnung zu legen (Fertigung eines Vermögensverzeichnisses, Aufstellung über Kontobewegung, Vorlage aller Belege etc.).
- – Bei vielen Entscheidungen muss der Betreuer zuvor Genehmigung des Betreuungsgerichts einholen.
- 2.5 Registrierung im Vorsorgeregister
Für die Wirksamkeit der Vorsorgevollmacht oder einer Betreuungsverfügung ist eine Veröffentlichung, Hinterlegung oder ein sonstiges „in Verkehr bringen“ nicht erforderlich. - Damit aber das Betreuungsgericht in jedem Fall Kenntnis von der Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung erlangt, besteht die Möglichkeit diese gebührenpflichtig beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotkammer registrieren zu lassen.
Die Mitwirkung eines Notars ist für die Registrierung der Vorsorgevollmacht beim Vorsorgeregister nicht notwendig. Sie kann auch durch Privatpersonen erfolgen. Die anfallende Gebühr beträgt derzeit zwischen 13 und ca. 25 Euro.
2.6 Patientenverfügung nach § 1901a BGB
Neben der Benennung eines Bevollmächtigten oder gewünschten Betreuers in der Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung, kann in einer Patientenverfügung der Wille über die Art und Weise ärztlicher Behandlung für den Fall festgelegt werden, dass eine Person hierüber selbst nicht mehr entscheiden kann.
Eine Patientenverfügung kann jeder Volljährige verfassen, der einwilligungsfähig ist, der also die Art, die Bedeutung, die Tragweite und die Risiken einer beabsichtigten medizinischen Maßnahme bzw. deren Ablehnung verstehen und seinen Willen hiernach bestimmen kann. Die Einwilligungsfähigkeit ist von der Geschäftsfähigkeit zu unterscheiden. Letztere ist nicht Voraussetzung.
Die Errichtung einer Patientenverfügung erfolgt freiwillig. Niemand kann hierzu gezwungen werden.
2.6.1 Form der Patientenverfügung
Die Patientenverfügung muss nach der seit 01.09.2009 geltenden Neuregelung schriftlich verfasst und durch Namensunterschrift eigenhändig oder durch ein vom Notar beglaubigtes Handzeichen unterzeichnet werden (§ 1901a Abs. 1 S. 1, § 126 BGB). Der Widerruf einer einmal verfassten Patientenverfügung ist jederzeit formlos zulässig (§1901a Abs. 1S. 3 BGB).2.6.2 Inhalt einer Patientenverfügung
Der Inhalt einer Patientenverfügung hängt ausschließlich von der Situation des einzelnen und dessen Wertvorstellungen ab. So unterschiedlich wie diese sein können, gestaltet sich auch der Inhalt von Patientenverfügungen. Daher kann hier keine generelle Empfehlung gegeben werden.
Ein Überblick findet sich in der Broschüre „Patientenverfügung“ des Bundesministeriums der Justiz (Stand November 2017), die über den Publikationsversand der Bundesregierung, Postfach 481009, 18132 Rostock angefordert werden kann. Zum Download steht diese auf den Seiten des Bundesjustizministeriums unter „www.bmjv.de“ zur Verfügung.
Auch die Patientenverfügung kann gebührenpflichtig beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eingetragen werden.
3. Vorsorge im geschäftlichen Bereich
Der Einzelunternehmer und der Freiberufler sind allein für Ihr Unternehmen verantwortlich. Sie sind das Unternehmen. Ihre Absicherung im geschäftlichen Bereich kann nur über privatrechtliche Vollmachten, z. B. auch im Rahmen einer Vorsorgevollmacht oder durch handelsrechtliche Vollmachten, wie Prokura oder Handlungsvollmacht erreicht werden. Eine gesetzliche Vertretung durch (weitere) Geschäftsführer ist für sie ausgeschlossen.
Juristische Person oder Personengesamtheit (Personengesellschaften) handeln dagegen nicht selbst. Sie benötigen stets eine oder mehrere natürliche Personen, die die Geschäftsführung und Vertretung des Unternehmens ausüben. Um für solche Unternehmen die Handlungsunfähigkeit bei Ausfall eines Verantwortlichen zu verhindern, können vorsorglich weitere gesetzliche Vertreter eingesetzt werden, wenn nicht ohnehin handlungsfähige Personen vorhanden sind.
3.1 Gesetzliche Geschäftsführungs- und Vertretungsregelung für verschiedene Unternehmensformen und Wirkungen des Ausfalls des Unternehmers sowie Vorsorgemöglichkeiten
3.1.1 Personengesellschaften
Für Personengesellschaften gilt der Grundsatz der Selbstorganschaft, d. h. die Geschäftsführung und die Vertretung der Gesellschaft obliegen einem, mehreren oder sämtlichen Gesellschaftern einzeln oder gemeinschaftlich. Dritte sind von der Geschäftsführung und gesetzlichen Vertretung ausgeschlossen. Es darf also nicht einfach ein fremder Geschäftsführer bestellt werden.
Die gesetzlichen Vertretungsvorschriften sind für die verschiedenen Personengesellschaften unterschiedlich ausgestaltet. Daher muss die mögliche Vorsorgemaßnahme auch individuell auf die jeweilige Rechtsform angepasst werden.
Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Nach § 709 BGB steht die Führung und Vertretung der GbR den Gesellschaftern gemeinschaftlich zu. Für jedes Geschäft ist die Zustimmung und das Handeln aller Gesellschafter erforderlich.
Beispiel:
Die A, B und C GbR möchte für die Gesellschaft wegen der günstigen Finanzierungszinsen eine Immobilie erwerben. Im Gesellschaftsvertrag haben die Gesellschafter A, B und C zur Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis nichts geregelt. Da den notariellen Kaufvertrag wegen der Gesamtvertretungsbefugnis nach §§ 710, 714 BGB nur alle drei Gesellschafter gemeinschaftlich unterzeichnen können, kann der Kaufvertrag erst mit einem Jahr Verspätung abgeschlossen werden, als C von einer Reha-Maßnahme nach einem Schlaganfall in das Unternehmen zurückkehrt. Zu diesem Zeitpunkt sind die Zinsen bereits um einen Prozentpunkt gestiegen.
Die in §§ 710, 714 BGB enthaltene Gesamtvertretungsregelung bei der GbR kann überwiegend im Gesellschaftsvertrag abgeändert werden. Es kann sich daher anbieten, die Geschäftsführung und Vertretung nach dem Vorbild der OHG oder der Partnerschaft auszugestalten und den Gesellschaftern Einzelgeschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis einzuräumen. Sind mehr als zwei Gesellschafter vorhanden, könnte der Gesellschaftsvertrag z. B. auch bestimmen, dass immer zwei Gesellschafter gemeinsam berechtigt sind. Dadurch behindert der Ausfall eines Gesellschafters nicht die Handlungsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Partnergesellschaft (PartG)
Die Regelungen zur Geschäftsführung und Vertretung der OHG und der Partnerschaftsgesellschaft sind überwiegend deckungsgleich. Bei beiden Gesellschaften ist zur Geschäftsführung und zur Vertretung grundsätzlich jeder Gesellschafter einzeln berechtigt und verpflichtet, sofern er nicht durch den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist (§ 114 Abs. 1 HGB, § 125 Abs. 1 HGB). Die Anordnung von Gesamtvertretung ist im Gesellschaftsvertrag zulässig (§ 125 Abs. 2 HGB).
Der vorübergehende Ausfall eines Gesellschafters hat bei der OHG und bei der PartG grundsätzlich keine gravierenden Auswirkungen.
Soweit im Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung getroffen, insbesondere nicht die Gesamtvertretung angeordnet wurde, können die Übrigen die Gesellschaft weiterhin wirksam vertreten.
Beispiel:
Die A, B und C OHG möchte einen Investitionskredit über 1 Million Euro abschließen. Der Gesellschafter C liegt nach einem schweren Motorradunfall im Krankenhaus. Er befindet sich zwar schon außer Lebensgefahr, ist aber weiterhin nicht ansprechbar.
Der Gesellschafter A unterschreibt für A, B und C OHG wirksam den Investitionskreditvertrag bei der Bank.
Soll im Gesellschaftsvertrag eine abweichende Gesamtvertretungsberechtigung angeordnet werden und sind mehr als zwei Gesellschafter vorhanden, sollte zumindest bestimmt werden, dass das Zusammenwirken zweier Gesellschafter zum Handeln ausreicht.
Kommanditgesellschaft (KG)
Bei der KG haften die Kommanditisten – anders als die Komplementäre, die wie die Gesellschafter der OHG mit ihrem gesamten Privatvermögen für die Gesellschaftsverbindlichkeiten einzustehen haben – nur mit ihrer Einlage. Daher wird die Kommanditgesellschaft von ihren Komplementären, also den persönlich haftenden Gesellschaftern vertreten. Die Kommanditistin sind nach § 164 HGB von der Geschäftsführung und Vertretung ausgeschlossen.
Ist bei der KG ein Kommanditist verhindert, hat dies auf die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft grundsätzlich keinen Einfluss.
Fällt dagegen ein Komplementär aus ist zu unterscheiden:
– Ist er der einzige persönlich haftende Gesellschafter, ist die Gesellschaft führungslos. Die Kommanditisten können auch in diesem Fall die Geschäftsführung und Vertretung nicht „ersatzweise“ übernehmen.
Hat die KG wie üblich nur einen Komplementär, kann im Bereich der gesetzlichen Vertretung keine Vorsorge getroffen werden. Es verbleibt wie beim Einzelkaufmann nur die vorsorgliche Erteilung einer Prokura oder Handlungsvollmacht (z. B. an einen Kommanditisten, vgl. -> Kapitel 3.2).
3.1.2 Kapitalgesellschaft (GmbH)
Die GmbH kann als juristische Person des Privatrechts (Körperschaft) nicht selbst handeln. Es bedarf also stets einer natürlichen Person für die Geschäftsführung und Vertretung der Gesellschaft.
Die Gesellschafter als solche sind von der Geschäftsführung und Vertretung der Gesellschaft ausgeschlossen. Dies gilt unabhängig von der Höhe ihrer Beteiligung an der Gesellschaft, also auch für den Alleingesellschafter.
Die GmbH wird vom Geschäftsführer vertreten. Sie kann einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, vertritt er die Gesellschaft allein.
Hinweis:Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, sind sie nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag bestimmt etwas anderes (§ 35 Abs. 2 S. 1 GmbHG).
Fällt bei der GmbH der einzige Geschäftsführer aus, ist das Unternehmen führungslos. Die Geschäftsführung und Vertretung obliegt nicht – auch nicht vorübergehend oder ersatzweise – den Gesellschaftern.
Kann einer von mehreren Geschäftsführern seinen Verpflichtungen nicht nachkommen und gilt – mangels anderweitiger Regelung im Gesellschaftsvertrag – Gesamtvertretungsbefugnis nach § 35 Abs. 2 GmbHG, führt auch dies zur Führungslosigkeit der Gesellschaft. Der verbliebene Geschäftsführer ist hier wegen § 35 Abs. 2 GmbHG nicht zur alleinigen Vertretung der Gesellschaft berechtigt.
Um die Führungslosigkeit der GmbH bei Ausfall eines Geschäftsführers zu vermeiden, können ein oder mehrere weitere Geschäftsführer vorsorglich bestellt werden. Dabei ist sicher zu stellen, dass die Geschäftsführer im Außenverhältnis die Befugnis haben, die Gesellschaft einzeln zu vertreten. Grundsätzlich ist hierfür eine von § 35 Abs. 2 GmbHG abweichende Regelung im Gesellschaftsvertrag notwendig. Enthält der Gesellschaftsvertrag keine entsprechende Bestimmung, ist eine Satzungsänderung zu veranlassen.
Die Aussagen zur Geschäftsführung der GmbH gelten überwiegend für den Vorstand und die Aktionäre der AG entsprechend. Wegen der geringeren praktischen Relevanz und der engen gesetzlichen Vorgaben wird in der vorliegenden Mandanten-Info auf die AG nicht näher eingegangen.
Soll für den Fall der persönlichen Verhinderung des Unternehmers ein weiterer gesetzlicher Vertreter bestellt werden, besteht in vielen Fällen das Bedürfnis oder zumindest der Wunsch, die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis des Vertreters einzuschränken.
Hinweis:Eine gegenständliche Beschränkung der Geschäftsführungsbefugnis ist allerdings Dritten gegenüber (im Außenverhältnis) weder für die vertretenden Gesellschafter der Personengesellschaft noch für die Organe der Kapitalgesellschaft möglich.
Allerdings kann im Innenverhältnis, also in der Relation gesetzlicher Vertreter zur Gesellschaft, die Geschäftsführungsbefugnis durch Genehmigungsvorbehalte eingeschränkt werden. Dies erfolgt bei der Personengesellschaft durch den Gesellschaftsvertrag selbst oder einen Gesellschafterbeschluss, bei der Kapitalgesellschaft alternativ auch im Anstellungsvertrag.
Genehmigungsvorbehalte beeinflussen zwar nicht die Handlungsmöglichkeit des gesetzlichen Vertreters im Außenverhältnis, können aber ein treuwidriges Verhalten des gesetzlichen Vertreters mit der Folge seines Ausschlusses aus der Personengesellschaft oder der fristlosen Abberufung und Kündigung seines Anstellungsvertrages bei der Kapitalgesellschaft begründen. Außerdem können sich Schadensersatzpflichten ergeben.
3.2 Gewillkürte Stellvertretung im Unternehmen
Neben der gesetzlichen Vertretung besteht selbstverständlich auch für Unternehmen die Möglichkeit Dritte mit der Wahrnehmung der Interessen des Unternehmens zu bevollmächtigen.
Für diese gewillkürte Stellvertretung und die Erteilung der Vollmacht gelten die Bestimmungen nach bürgerlichem Recht (§§ 164 ff. BGB), ggf. ergänzt durch die Sonderregelungen des Handelsrechts (§§ 48 bis 58 HGB).
Die gewillkürte Stellvertretung kann die gesetzliche Vertretung des Unternehmens nicht gänzlich ersetzen, d. h. es muss grundsätzlich immer ein gesetzlicher Vertreter vorhanden sein, der in der Lage ist, für die Gesellschaft zu handeln. Für den vorübergehenden Ausfall ist die gewillkürte Stellvertretung aber in vielen Fällen ein geeignetes Mittel die völlige Führungslosigkeit des Unternehmens zu verhindern.
3.2.1 Bevollmächtigung des Stellvertreters
Bei der gewillkürten Stellvertretung beruht die Vertretungsmacht des Stellvertreters auf einer Vollmacht (§ 166 Abs. 2 Satz 1 BGB).
Die Vollmacht kann gegenüber dem Vertreter (Innenvollmacht) oder gegenüber dem Geschäftspartner (Außenvollmacht) erklärt werden. Eine wirksame Bevollmächtigung kann nur durch den bzw. die gesetzlich berufenen Vertreter des Unternehmens erfolgen.
Soweit keine unwiderrufliche Vollmacht erteilt wird, bedarf die Bevollmächtigung nicht der Einhaltung einer besonderen Form.
3.2.2 Handelsrechtliche Vollmachten
Im kaufmännischen Bereich existieren mit der Prokura und der Handlungsvollmacht ergänzend Sonderformen der gewillkürten Stellvertretung, die im Geschäftsverkehr hohe Anerkennung genießen.
Die kaufmännischen Vollmachten Prokura und Handlungsvollmacht können nur für ein Handelsgewerbe erteilt werden. Da freiberufliche, wissenschaftliche und künstlerische Tätigkeiten kein Handelsgewerbe darstellen, kommen Prokura und Handlungsvollmachten im Sinne des HGB für diese Unternehmer nicht in Betracht. Hier verbleibt es bei der Möglichkeit eine Vollmacht nach §§ 164 ff. BGB zu erteilen.
Hinweis:
Eine gute Orientierungshilfe, welche Berufe unter den Begriff der “freien Berufe” fallen bietet §1 Abs. 2 Satz 2 PartGG.
Prokura, §§ 48 ff. HGB
Die Prokura verleiht eine im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschriebene Vertretungsmacht, die vom Vollmachtgeber im Außenverhältnis zu Dritten nicht wirksam beschränkt werden kann (Ausnahme: Grundstücksgeschäfte). Die Prokura ermächtigt zu allen Rechtshandlungen, die der Betrieb eines (jeden) Handelsgewerbes mit sich bringt. Daher sind nicht nur alle typischen oder gewöhnlichen Geschäfte des Unternehmens erfasst, sondern alle Geschäfte die sich auf irgendein Handelsgewerbe beziehen, also mit jeder kaufmännischen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. Der Prokurist kann damit rechtswirksam auch solche Geschäfte vornehmen, die fernab des Tätigkeitsbereichs seines Unternehmens liegen.
Prokura kann grundsätzlich jeder natürlichen Person, nicht aber an organschaftliche Vertreter (z. B. Geschäftsführer der GmbH oder Vorstand der AG), an die Mitglieder eines Aufsichtsrats, an gesetzliche Vertreter oder an Testamentsvollstrecker und Insolvenzverwalter erteilt werden.
Zulässig ist dagegen die Prokuraerteilung an von der Geschäftsführung ausgeschlossene persönlich haftende Gesellschafter der OHG oder KG, an Kommanditisten der KG sowie an Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft, wenn Sie nicht zum Vorstand, Geschäftsführer oder Aufsichtsrat bestellt sind. Auch stillen Gesellschaftern kann Prokura erteilt werden.
Wegen des hohen Ansehens der Prokura im Geschäftsverkehr, dem gesetzlich festgelegten Umfang der Vertretungsmacht und der Öffentlichkeit der Prokura durch Eintragung ins Handelsregister, stellt diese eine hervorragende Möglichkeit dar, die vorübergehende Führungslosigkeit im Unternehmen zu verhindern. Dies gilt im Besonderen bei Prokuraerteilung an eine der zuletzt genannten, eng mit dem Unternehmen verbundenen Personen.
Die Prokura kann – wie jede andere Vollmacht auch – jederzeit widerrufen werden.
Handlungsvollmacht, § 54 HGB
Handlungsbevollmächtigter ist, wer – ohne Erteilung der Prokura – zum Betrieb eines Handelsgewerbes oder zur Vornahme einer bestimmten, zu einem Handelsgewerbe gehörigen Art von Geschäften oder zur Vornahme einzelner, zu einem Handelsgewerbe gehörigen Geschäfte ermächtigt ist. Die Handlungsvollmacht wird nicht im Handelsregister eingetragen.
Die Anerkennung der Handlungsvollmacht im Geschäftsverkehr ist weniger ausgeprägt als bei der Prokura. Dies liegt sowohl an dem gesetzlich nicht definierten Umfang der Vertretungsmacht als auch am fehlenden Registerschutz.
Hinweis:
Der Vorteil der Handlungsvollmacht nach § 54 HGB liegt in der Möglichkeit, den Umfang der Vertretungsmacht – anders als bei der Prokura – wirksam auch im Außenverhältnis gegenüber Dritte beliebig festzulegen und zu beschränken.
Die Handlungsvollmacht kann dem gleichen Personenkreis erteilt werden, wie eine Prokura.
4. Schlussbemerkung
Hätte im Fallbeispiel zu Beginn der Unternehmer P seiner Ehefrau eine Vorsorgevollmacht erteilt, wäre keine gesetzliche Betreuung notwendig geworden. Statt dem fremden Sozialpädagogen Brunner als Berufsbetreuer hätte die Ehefrau über die Behandlung und die sonstigen persönlichen Angelegenheiten des P entschieden.
Außerdem wäre sie rechtlich in der Lage gewesen, die von der Hausbank geforderte Sicherungsübereignung zu veranlassen und die Liquidität sicher zu stellen, wenn er sie für die U Maschinenbau GmbH zur Prokuristin bestellt hätte.