Vorwort
„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt für Geschenke an Geschäftspartner zum Erhalten oder zur Förderung der Geschäftsbeziehungen ebenso wie für motivationsfördernde
Sachzuwendungen an Mitarbeiter. „Leider“ trüben nicht nur die zunehmenden Compliance-Regelungen in Unternehmen oder andere Gesetze, die Zugaben einschränken, sondern vor allem die
geltenden Steuergesetze die Freude erheblich, und zwar sowohl beim Empfänger als auch beim Schenker.

Bekannt sind die Wertbeschränkungen eines Geschenkes und die Aufzeichnungspflichten, die „schon immer“ Anlass zum Streit gegeben
haben. Die „eigentlich gut gemeinte“ Möglichkeit zur Pauschalversteuerung von Geschenken an Geschäftspartner (Kunden, Geschäftsfreunde, Lieferanten, etc.), „befreundete Unternehmen“
gleichgültig welcher Rechtsform, Vereine, Verbände, Familienangehörige von Geschäftspartnern oder deren Arbeitnehmer, als auch für Sachzuwendungen an die eigenen Mitarbeiter (§ 37b
EStG), enthielt und enthält jede Menge weiteren Zündstoff. Ein Teil dieses Zündstoffs wurde durch die Rechtsprechung entschärft, andere Teile durch sie verschärft.

Übernimmt der Schenkende die (pauschale) Steuer, muss derjenige, der beschenkt wird oder die Zuwendung erhält, keine weitere Steuer bezahlen. § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG bezieht sich auf alle Geschenke. Damit sind auch Geschenke erfasst, deren Werte 35 Euro überschreiten. Da aber alle Geschenke, unabhängig davon, wie hoch ihr Wert ist, pauschaliert versteuert werden können, sollten nach der Meinung des Bundesfinanzhofs darunter auch Geschenke, deren Wert bei oder unter 10 Euro liegt („Streuwerbeartikel“) und die Teilnahme an Geschäftsessen unter die Pauschalierungsregelung fallen. Das Bundesfinanzministerium (BMF, Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) teilt diese Meinung nicht. Die Finanzämter beziehen also weder Streugeschenke noch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung mit ein in den Geltungsbereich des § 37b EStG. Ausnahme: Die Bewirtung findet bei einer pauschal versteuerten Incentive-Reise oder einer Repräsentationsveranstaltung statt. Weitere richterliche Klarstellung, die auch die Finanzverwaltung so sieht: Unter die Pauschalierungsvorschrift in § 37b EStG fallen nur Zuwendungen, die – beim Empfänger – einkommensteuerbar und auch dem Grunde nach einkommensteuerpflichtig sind. Ausländischen Mitarbeitern, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, können Sie Ihre Zuwendungen also steuerfrei zukommen lassen.

37b EStG ist eine ziemlich praxisfremde Regelung, die nur schwer buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Auch die Vorstellungen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) schaffen nur bedingt erleichternde Praxisnähe.

Es ist und bleibt also relativ schwierig, steuerlich „fehlerlos“ zu schenken. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie die Wahl, die Sie bei der Pauschalierung haben, nur einheitlich für alle innerhalb
eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen ausüben dürfen. Immerhin aber ist es möglich, das Wahlrecht für Geschenke an Dritte anders auszuüben als das für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer.

Bei allen hier auftauchenden Problemstellungen sollten Sie engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater halten.

1. Geschenke und Zuwendungen an Geschäftspartner

Wird hier von „Geschenken“ gesprochen, sind nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen. Geld zählt nicht als Geschenk. Bei einem Geschenk muss also – zumindest für die steuerliche Anerkennung – eine Sache im Sinne des § 90 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder eine Leistung zugewendet werden.

1.1 Was sind Geschenke?

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder anders ausgedrückt: Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten.

Als Geschenke gelten nicht nur die obligate Flasche Wein oder Spirituosen, sondern auch Karten zu Sport- oder Kulturveranstaltungen respektive Einladungen in VIP-Logen oder Incentive-Reisen.

Die Kosten für eine „Streuwerbung“ sind Betriebsausgaben – und zwar in voller Höhe. Streuartikel sind Warenproben oder Werbeartikel, die in großen Massen unter die Leute gebracht werden. Als Streuwerbeartikel werden Sachzuwendungen angesehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001).

Wichtig:
Der Bundesfinanzhof hatte zwar mit dem Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 klargestellt, dass sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG auf alle Geschenke, also auch auf Streugeschenke, beziehe.
Damit hätten auch Streugeschenke, wenn der Empfänger sie nicht hätte versteuern sollen, pauschal vom Schenker versteuert werden müssen. Die Finanzverwaltung folgte dieser
Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht: Ihrer Meinung nach – und so ist auch die Praxis der Finanzämter – fallen Streugeschenke in der Regel nicht in den Geltungsbereich des § 37b
EStG, sind also nicht pauschal vom Schenker zu versteuern und müssen auch vom Empfänger nicht versteuert werden. Damit ist aber keine generelle Entwarnung gegeben, sondern
auch bei Streugeschenken kommt es auf den Einzelfall an.

Ob also tatsächlich Werbeaufwand und nicht doch „schon“ Geschenke vorliegen, muss – unabhängig von einer Betragsgrenze – individuell geprüft werden. Soweit die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird, handelt es sich um Geschenke, die der Abzugsbeschränkung unterliegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 ESt; Finanzgericht/FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.04.2016 – 6 K 2005/11; Oberfinanzdirektion/ OFD Frankfurt a.M. vom 27.02.2019 – S 2145 A – 005 St 210). Erfolgt hingegen eine Verteilung an eine Vielzahl von unbekannten Empfängern, kann regelmäßig von Werbeaufwand ausgegangen werden, der zu einem unbegrenzten Betriebsausgabenabzug führt.

Wichtig:
Sprechen Sie hier in Zweifelsfällen unbedingt Ihren Steuerberater an und lassen Sie von ihm klären, ob es sich bei der von Ihnen geplanten Aktion um Werbung oder um ein Geschenk handelt.

Auch Aufmerksamkeiten können Geschenke sein. Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung bei demjenigen führt, der die Aufmerksamkeit erhält. Eine Aufmerksamkeit an einen Geschäftsfreund ist ein Geschenk – hier müssen Sie die üblichen Regeln (35 Euro-Grenze) beachten. Aufmerksamkeiten, die teurer sind, dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe abziehen (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210). Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien/LStR) dagegen können Sie weiterhin unbegrenzt als Betriebsausgabe geltend machen.

Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung sind keine Geschenke (R 4.10 Abs. 4 Satz 5 Nr. 3 EStR).

Prämien aus (Neu-)Kundenwerbungsprogrammen und Vertragsneuabschlüssen dagegen können Geschenke sein. Sie können aber auch ein Bestandteil einer Gegenleistung sein und sind damit Betriebsausgabe (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210).

Wichtig:
In Zweifelsfällen sollten Sie hier den Rat Ihres Steuerberaters suchen, um keine “bösen” Überraschungen zu erleben.

Auch wer bei einem „gewöhnlichen“ Geschäftsessen „tafelt“, muss nach wie vor nicht befürchten, deswegen als „beschenkt“ zu gelten. Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung wird nicht von § 37b EStG erfasst.

Hinweis:
Hier folgte die Finanzverwaltung der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH vom 16.10.2013 – VI R 52/11) nur teilweise. Nach dessen Meinung bezog sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2
EStG auf alle Geschenke, also auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Es gebe – so der BFH – keine Rechtsgrundlage dafür, solche Zuwendungen von
vornherein von der Pauschalbesteuerung auszuschließen. Es komme vielmehr auch bei Bewirtungen darauf an, ob einkommensteuerbare Zuwendungen vorliegen. Die Finanzverwaltung
hat aber hervorgehoben, dass geschäftlich veranlasste Bewirtungen dann, wenn sie Teil einer Gesamtleistung sind, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert
wird, ebenfalls pauschal versteuert werden müssen, wenn der Empfänger die Zuwendung nicht selbst versteuern soll. Solche „Gesamtleistungen“ können beispielsweise Incentive-Reisen
oder Repräsentationsveranstaltungen, also etwa eine Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft, sein. Sprechen Sie in Zweifelsfällen am besten
vor der Veranstaltung mit Ihrem Steuerberater.

1.2 Geschenke in der Buchführung

Werden Geschenke falsch verbucht, ist es gleichgültig, ob die steuerlichen Vorschriften „sonst“ eingehalten wurden oder nicht: Schon allein wegen des formalen Mangels der Falschverbuchung
wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug verweigert werden, ohne dass Sie sich dagegen wehren können. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie alle buchhalterischen Regeln penibel genau einhalten.

1.2.1 Die 35 Euro-Grenze

Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und andere Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Anders ausgedrückt: Übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, müssen die Ausgaben dafür außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.

Hinweis:
Auch Geschenke über 35 Euro können pauschal vom Schenker nach § 37b EStG versteuert werden. Nach dem BFH-Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 darf die Pauschalierungsmöglichkeit
nicht an der Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug festgemacht werden. Der Kunde muss dann das Geschenk nicht als Betriebseinnahme buchen und versteuern. Die Finanzverwaltung
teilt diese Einschätzung.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer berechnen die 35 Euro- Grenze netto, rechnen also die bezahlte Umsatzsteuer heraus. Der Unternehmer kann folglich, ohne den Betriebsausgabenabzug zu gefährden, Geschenke bis höchstens 41,65 Euro verschenken. Wer dann nämlich die – hier unterstellte – 19 % Umsatzsteuer herausrechnet, ist genau bei 35 Euro.

Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dagegen müssen die Grenze brutto, also inklusive Umsatzsteuer, berechnen. Sie dürfen, wenn sie den Betriebsausgabenabzug nicht gefährden wollen, keine Geschenke, die teurer sind als 35 Euro verschenken.

Rabatte, Boni oder Skonti „drücken“ den Preis auch steuerwirksam bei Kunden-Geschenken! Nicht mit zu den Geschenk-Kosten zählen die Transportkosten zum Empfänger und die „normalen“ Verpackungskosten. Ausnahme: Handelt es sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt, dann zählen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro.

Hinweis:
Es gibt aber Finanzämter, die Verpackungen und Glückwunschkarten auf jeden Fall und immer mit in die 35-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite
sein wollen, ziehen Sie den Wert für das Geschenkpapier, die Schleifen und die beigefügten Karten von den 35 Euro ab, damit Sie bei dem eigentlichen Geschenk nicht über die Grenze
kommen. Wenn Sie sich am Jahresanfang immer einen Vorrat an Glückwunschkarten oder Geschenkpapier zulegen, sollten Sie den „Stückpreis“ berechnen.

Wichtig:
Die Pauschalsteuer wird am Wert des Geschenks einschließlich(!) Umsatzsteuer bemessen.

Hinweis:
Eigentlich ist auch die übernommene Steuer ein Geschenk! Lediglich aus Vereinfachungsgründen(!) bezieht die Finanzverwaltung die Pauschalsteuer nicht in die Prüfung der 35 Euro-
Grenze mit ein. Das ist auch so geblieben, obwohl der Bundesfinanzhof (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14) entschieden hatte, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn dem
schenkenden Unternehmer Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde entstehen und er zusätzlich die Steuer, die durch die Zuwendung an den Beschenkten ausgelöst wird,
übernimmt, sodass beides zusammengerechnet die 35 Euro-Grenze übersteigt.

Die Finanzverwaltung hat dieses Urteil zwar für allgemein anwendbar erklärt, aber sie hat es mit einer Fußnote versehen. Darin sind die Finanzämter angewiesen, die Vereinfachungsregelung
in Randnummer 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 weiterhin anzuwenden. Das heißt: Bei der Beurteilung, ob die 35 Euro-Grenze überschritten ist oder nicht, zählt allein der reine Wert des Geschenks, die Steuer bleibt „außen vor“.

Ob diese Praxis im „Falle eines Falles“ bei einem Finanzgerichtsprozess – möglicherweise zu einer ganz anderen Frage – einer Prüfung standhalten wird, müsste sich im Zweifelsfall
zeigen. Sie und Ihr Steuerberater sollten diese mögliche „Falle“ im Hinterkopf behalten.

1.2.2 Buchung und Aufzeichnungspflicht bei Zuwendungen

Als Schenker müssen Sie Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf gesonderten „Geschenke-Konten“ verbuchen. Sie finden in den DATEV-Programmen zwei Geschenke-Konten. Halten Sie die 35 Euro-Grenze ein, buchen Sie das Geschenk auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig“, falls nicht, auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“. Sie müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und zeitnah verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Ebenso ist das Finanzamt bei Fehlbuchungen äußerst genau: In den allermeisten Fällen ist und bleibt der Betriebsausgabenabzug verwehrt.

Wichtig:
Geben Sie den Namen des Beschenkten direkt bei der Verbuchung an. Oder fügen Sie wenigstens Unterlagen als Buchungsbelege bei, aus denen der Empfänger Ihres Geschenkes
klar und eindeutig zu ersehen ist.

1.2.3 Sammelbuchungen

Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Sammelbuchungen bei Geschenken sind auch dann möglich, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten werden kann. Solche Geschenke sind beispielsweise Werbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder Ähnliches. Bei solchen Geschenken muss übrigens der Name der „Beschenkten“ nicht aufgezeichnet werden.

Tipp:
Bei der 35 Euro-Grenze müssen Sie an folgende drei Punkte denken:
1. Die 35 Euro-Grenze gilt für jeden einzelnen Emfänger!
2. Die 35 Euro sind kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig wäre. Die 35 Euro-Grenze bei Geschenken ist vielmehr eine Freigrenze! Das heißt, sobald die Aufwendungen für ein Geschenk die 35 Euro-Grenze überschreiten, können Sie den gesamten Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen.
3. Die 35 Euro-Grenze gilt jährlich (=Veranlagungszeitraum, also Kalenderjahr, auch wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben)!

1.2.4 Die Behandlung bei Beschenkten

Wer als Kunde, Lieferant oder Geschäftsfreund eines Unternehmens von diesem etwas geschenkt oder zugewendet bekommt, musste und muss immer noch diese Geschenke und Zuwendungen
als Einnahmen versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Schenker, die Aufwendungen für das Geschenk als Betriebsausgabe ansetzen kann. Nur wenn der Schenker das Geschenk pauschal versteuert und Sie als Beschenkten darüber unterrichtet, müssen Sie keine Steuer mehr bezahlen.

1.3 Pauschalbesteuerung für Geschenke

Seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit von Geschenken. Begünstigt sind nur Sachzuwendungen, keine Geldgeschenke. Der Schenker versteuert das Geschenk pauschal mit
30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten, er muss keine Steuer mehr auf die Einnahmen bezahlen. Der Schenker muss den Beschenkten darüber unterrichten, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. So könnte eine solche Benachrichtigung aussehen:

Musterschreiben:
Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die
Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir
haben diese Pauschalsteuer beim Finanzamt Musterstadt
unter der Steuernummer 12345/67890 angemeldet und
abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren
Steuerunterlagen.

Der Beschenkte sollte diese Benachrichtigung mit zu seinen Akten nehmen, denn sie – und nur sie – ist der „Freibrief“ dafür, dass er selbst das Geschenk nicht als Betriebseinnahme versteuern muss.

Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.

Hinweis:
Die 10.000 Euro-Grenzen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und Nr. 2) sind brutto zu sehen. Wenden Sie einem Empfänger insgesamt drei Mal Geschenke zu, die einzeln jeweils 4.000 Euro betragen, dann müssen Sie bei einer Pauschalierung nicht nur das erste und das zweite, sondern auch die Hälfte des dritten Geschenks pauschal versteuern.

Wenn Sie einem Geschäftspartner wiederum drei Geschenke machen, eines 4.000 Euro, das zweite 5.500 Euro und das dritte 12.000 Euro, dann können Sie das erste und das zweite Geschenk pauschal versteuern. Lediglich das dritte Geschenk, das die 10.000 Euro-Grenze überschreitet, können Sie nicht nach § 37b EStG pauschal versteuern.

1.3.1 Betriebsausgabenabzug

Übersteigt der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nicht, ist für den Schenker die übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.

Werden Geschenke verteilt, deren Einzelwert über 35 Euro liegt, können diese immer noch pauschal versteuert werden. Denn die Pauschalierungsmöglichkeit erfasst die Steuer, die durch ein Geschenk entsteht, wenn dieses dem Empfänger im Zusammenhang mit seiner betrieblichen Tätigkeit zufließt. Sie gilt für alle Geschenke, unabhängig davon, ob sie den Wert von 35 Euro im Jahr überschreitet oder nicht.

Anders ausgedrückt: Pauschalieren „geht immer“, aber die übernommene Pauschalsteuer „teilt das steuerliche Schicksal“ des Geschenks. Wird die 35-Euro-Grenze nicht überschritten, darf die
übernommene Pauschalsteuer auch ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 35-Euro-Grenze kann zwar noch pauschaliert werden, aber der Schenker darf die von ihm getragene Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe geltend machen (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14).

Beispiel:
Schenken Sie einem Geschäftspartner eine Kiste französischen Rotweins
für 200 Euro, ist das eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Auch die
übernommene Pauschalsteuer (30 % plus Solidaritätszuschlag und
pauschaler Kirchensteuer) in Höhe von 67,50 Euro
sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Gesamtbetrag der nicht
abziehbaren Betriebsausgaben sind also insgesamt 267,50 Euro.

„Einige Nummern kleiner“ stellt sich die Lage anders dar. Der geschenkte Wein kostet nur 20 Euro, die Pauschalsteuer darauf beträgt 6,75 Euro. Beide Ausgaben sind bei Ihnen abzugsfähige, also gewinn- und damit steuermindernde Betriebsausgaben.

Gibt ein Beschenkter eine pauschaliert besteuerte Zuwendung unmittelbar weiter, entfällt eine erneute pauschale Besteuerung nach § 37b EStG, wenn er hierfür selbst keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.

1.3.2 Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer

Die Pauschalsteuer wird nach dem Brutto-Wert des Geschenks, also einschließlich der darauf entfallenen Umsatzsteuer, berechnet. Diese Pauschalsteuer entsteht unabhängig davon, ob der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann oder nicht.

Beispiel:
Ein Unternehmer macht seinem Lieferanten ein Geschenk, für das er netto 15 Euro bezahlt hat. Diesen Wert erfasst er als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer so in seiner Buchführung. Er muss dennoch die Geschenke-Pauschalsteuer aus dem Brutto-Betrag in Höhe von 17,85 Euro (19 % Umsatzsteuer unterstellt) berechnen.

Die Pauschalsteuer von 30 % erhöht sich – da sie wie Lohnsteuer behandelt wird – um die mit der pauschalen Lohnsteuer verbundenen Nebensteuern wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, beträgt also letztendlich 33,75 %. Dabei ist es gleichgültig, ob der Geschäftspartner einer steuererhebungsberechtigten Kirche angehört oder nicht – die pauschale Kirchensteuer wird stets fällig.

1.3.3 Einheitlichkeit bei der (Pauschal-)Besteuerung gefordert

Sie als Unternehmer können das Wahlrecht zur Pauschalierung nur einheitlich für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr ausüben (§ 37b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Wahlrecht ist unwiderruflich. Sie können also – wenn Sie einmal eine Entscheidung pro oder contra Pauschalversteuerung getroffen haben, sich nicht mehr umentscheiden.

Sie können aber bei Geschenken an Geschäftspartner eine andere Entscheidung treffen als bei Zuwendungen an Mitarbeiter (BMF-Schreiben vom19.05.2015 – IV C 6 S 2297-b/14/10001). Mit
anderen Worten: Sie können jetzt Geschenke an Geschäftspartner pauschaliert besteuern, ohne deswegen die Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer auch pauschaliert besteuern zu müssen – und umgekehrt.

Wer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (im Konzern) beschenkt, kann diese Zuwendungen individuell besteuern, auch wenn er die übrigen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschaliert besteuert. Aber Achtung: Nur diese Differenzierung ist erlaubt. Heißt: Für die übrigen Zuwendungen kann er dann das Wahlrecht wiederum nur einheitlich ausüben.

Übt ein ausländischer Zuwendender das Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG aus, sind die Zuwendungen, die im Inland gewährt werden, insgesamt einheitlich zu pauschalieren.

Ausgeübt wird das Wahlrecht über die Lohnsteuer-Anmeldungen. Das gilt auch für Zuwendungen an Geschäftspartner.

Tipp:
Vor der Wahl, ob Sie Geschenke pauschaliert versteuern wollen oder nicht, sollten Sie mit spitzem Bleistift rechnen. Fragen Sie hier unbedingt Ihren Steuerberater, bevor Sie sich für
eine Möglichkeit entscheiden. Denn Sie können Ihre Wahl nicht mehr rückgängig machen!

Beispiel
Beispiel: Sie schenken am Ende des Jahres ihren guten Kunden traditionell eine Flasche Wein. Der Einkaufspreis beträgt 30 Euro pro Flasche. Sie erwerben 200 Flaschen, die Sie verschenken werden. Die hierfür zu entrichtenden 6.000 Euro sind bei Ihnen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), da pro Kunde und Jahr die Grenze von 35 Euro je Geschenk nicht überschritten wird.

Sie haben einen ganz besonders guten Kunden, dem Sie statt der „obligatorischen“ Flasche Wein eine VIP-Lounge-Eintrittskarte im Wert von 250 Euro schenken. Damit der Kunde keinen „Ärger mit dem Finanzamt“ bekommt, wollen Sie diese 250 Euro pauschal versteuern. Sie denken, dass mit 75 Euro (= 250 Euro x 30 %) alles „erledigt“ ist. Weit gefehlt! Denn Sie müssen alle Geschenke eines Kalenderjahres einheitlich behandeln. Mit anderen Worten: Sie müssen – wenn Sie das 250 Euro-Geschenk pauschal versteuern wollen – auch die anderen Geschenke pauschal versteuern. Damit müssen Sie:

a) 250 Euro x 30% x 1 = 75 Euro
und
b) 30 Euro x 30% x 200 = 1.800 Euro

insgesamt also 1.875 Euro Pauschalsteuer bezahlen. Der Einfachheit halber wurde auf den Miteinbezug von pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verzichtet.

Folge: Sie müssen auch alle „Weinflaschen-Empfänger“ unterrichten, dass Sie die pauschale Steuer für das Geschenk übernommen haben.

Wenn Sie diese Folge vermeiden wollen, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Sie können entweder darauf verzichten, dem guten Kunden seine VIP-Lounge-Eintrittskarte zu geben oder Sie teilen ihm mit, was das Geschenk wert war und lassen es ihn als Betriebseinnahme versteuern oder Sie geben ihm das Geschenk privat.

2. Sachzuwendungen an Mitarbeiter

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehören bei diesem regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Von dieser Regel gibt es Ausnahmen:

2.1 Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?

Bei so genannten Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken (= seit dem 01.01.2015 also solchen nicht über 60 Euro) entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche
Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs etc. die dem Arbeitnehmer aus besonderem Anlass gewährt werden.

Wichtig:
Bei den 60 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Tipp:
Sie können die Freigrenze von 60 Euro mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen (z.B. Geburtstag, Namenstag etc.).

Neben der 60 Euro-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von monatlich 44 Euro für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass.

2.2. Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen

Die vorstehend genannten Regelungen können Sie als Arbeitgeber nach wie vor nutzen. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30 %-igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht.

Beispiel:
Sie bezahlen Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, deren Wert 60 Euro übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).

2.3. Ausnahmen von der Pauschalierungsmöglichkeit

Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach §37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei

– Sachzuwendungen im Sinn von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil
muss nach wie vor entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

– Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den
Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen er Handel treibt.

– Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).

– Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).

– der Pauschalierung von sonstigen Bezügen mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1
EStG).

Wichtig:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 Euro liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent
überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten
Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben außer Ansatz.

Hinweis:
Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer
eines Dritten erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/
SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig.

2.4. Geschenk- und Tankgutscheine

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Gutscheine geben, die diese bei anderen Unternehmen einlösen können, dann muss genau darauf stehen, auf welche „Sache“ (= Ware oder Dienstleistung) Ihr Arbeitnehmer Anspruch hat. Das ist wichtig, weil solche Aufmerksamkeiten nur dann lohnsteuerfrei innerhalb der 44-Euro-Freigrenze sind, wenn es sich um eine Sachzuwendung handelt. Anders ausgedrückt: Es darf kein Bargeld zugewendet werden, und zwar noch nicht einmal teilweise.

Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer löst den Gutschein ein und lässt sich den ” nicht verbrauchten” Restbetrag ausbezahlen. Damit liegt keine Sachzuwendung mehr vor, der gesamte Betrag ist lohnsteuerpflichtig.

Ausweg: Sie müssen sicherstellen, also z. B. mit den Gutschein-Unternehmen nachweislich vereinbaren, dass Restbeträge nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie als Arbeitgeber beweisen (können), dass Ihre Sachzuwendungen steuerfrei sind. Dazu gehört es auch, dass Gutscheine nur für die vereinbarte Sachzuwendung eingelöst werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie sich von den einlösenden Stellen regelmäßig bestätigen lassen, dass Restbeträge grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.

Früher wurde es „gefährlich“, wenn Sie auf Gutscheinen anzurechnende Beträge oder Höchstbeträge angeben hatten. Denn dann war nach der „harten Lesart“ kein Sachbezug mehr gegeben. Nunmehr gilt: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44 Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kann also angewendet werden.

Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern statt „papierner“ elektronische Gutscheine geben. Tankkarten vom Arbeitgeber sind erlaubt (BFH vom 11.11.2010 – VI R 27/09). Auch hier entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern die Grenzen, konkret: 44 Euro je Monat je Arbeitnehmer, eingehalten werden. Wenn auf der elektronischen Karte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro gespeichert sind, können Sie darüber hinaus dann Ihren Arbeitnehmern keine weiteren Sachzuwendungen lohnsteuerfrei zukommen lassen.

Auch „Tankumwege“ zur „Betriebstankstelle“ sind nicht nötig. Ihre Mitarbeiter können zu einer beliebigen Tankstelle fahren, das Tanken zunächst selbst bezahlen und sich von Ihnen dann gegen Beleg das vorgestreckte Geld auszahlen lassen, ohne dass deswegen Lohnsteuer anfällt (BFH vom 11.11.2014 – VI R 41/10).

3. Sonderfragen der Pauschalversteuerung

Für besondere Arten von Geschenken und Zuwendungen gelten natürlich auch besondere Regelungen.

3.1 VIP-Logen

Wird Ihnen als werbendem Unternehmer ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, der neben der Werbeleistung auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung umfasst, können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05) den Rechnungsbetrag aufteilen in:

– Werbung: 40 % = in vollem Umfang Betriebsausgabe
– Bewirtung: 30% = zu 70% Betriebsausgabe und
– Geschenke: 30 %, davon wiederum entfallen 50% an Arbeitnehmer und 50% an Geschäftsfreunde.

Diese vereinfachte Aufteilungsregelung können Sie auch weiterhin im Zusammenhang mit § 37b EStG nutzen, wobei zur Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung nur die Aufwendungen für Geschenke zählen.

3.2 Incentive-Reisen

Incentive-Reisen sind Reisen, mit denen eine besondere Anstrengung belohnt werden soll. Alle Ausgaben sind unstrittig Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern sind solche Incentive-Reisen in aller Regel Arbeitslohn.

Hinweis:
Betreut ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß seines Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung, kann dies im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des
Arbeitgebers liegen und daher die Zuwendung eines lohnsteuerrechtlichen Vorteils ausschließen (BFH vom 16.10.2013 – VI R 78/12).

Werden Geschäftspartner eingeladen, ist die Reise bei diesen zuerst (steuerpflichtige) Betriebseinnahme und gleichzeitig Entnahme (BFH vom 22.07.1988 – III R 175/85).

Die Kosten für Incentive-Reisen können pauschal nach § 37b EStG versteuert werden. Da die gesamten Kosten Betriebsausgaben sind, ist auch die vom Auslobenden übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.

3.3 Nicht lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer

Sind Arbeitnehmer, die grundsätzlich pauschal versteuerbare Sachzuwendungen erhalten, aber gar nicht in Deutschland (lohn-) steuerpflichtig, müssen Sie als Arbeitgeber diese Zuwendungen
nicht – auch nicht pauschal – versteuern (BFH vom 16.10.2013 – VI R 57/11). Mit anderen Worten: Die Zuwendungen sind steuerfrei.

3.4 Rücknahme von Pauschalierungswahlrechten

Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37b Abs. 1 EStG (Dritte, Nicht-Arbeitnehmer) und Abs. 2 (Arbeitnehmer) dürfen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (BFH vom 15.06.2016 – VI R 54/15). Die Pauschalierungsmöglichkeiten sind für beide Fälle antragslos ausgestaltet und werden durch Abgabe der entsprechenden
Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.

Die Pauschalierungswahlrechte sind widerruflich. Das ergibt sich zum einen aus dem Gesetzeswortlaut. Denn Antrags- und Wahlrechte, die weder unwiderruflich ausgestaltet sind noch einer
zeitlichen Begrenzung unterliegen, können anderweitig ausgeübt werden, solange der Steuerbescheid nicht bestandskräftig und die Feststellungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Der Widerruf führt dazu, dass die Zuwendungen rückwirkend in die Veranlagung der Zuwendungsempfänger als Einnahmen einzubeziehen sind.

Für den Widerruf genügt eine formlose Erklärung des Zuwendenden allerdings nicht. Der Widerruf muss durch Abgabe einer (ggf. auf „Null“ lautenden) Steueranmeldung gegenüber dem Betriebsstätten- Finanzamt erklärt werden. Außerdem ist der Widerruf nur wirksam, wenn der Zuwendende die Zuwendungsempfänger davon unterrichtet, damit diese die entsprechenden Einnahmen für ihre Veranlagung nacherklären können.

Wichtig:
Es dürfte wohl praktisch kaum vorkommen, dass jemand die Pauschalierung widerruft. Täte er es, dann müsste er damit rechnen, dass sich die Geschäftsbeziehungen und das Arbeitsklima
nicht – wie erhofft – durch das Geschenk verbessern, sondern viel eher verschlechtern. Sollten Sie diese Möglichkeit erwägen, sollten Sie nicht nur steuerliche Überlegungen anstellen.

Firmenwagen für Arbeitnehmer

By kanzlei-kusterer.de on

3. Juni 2019

- Für alle Steuerpflichtigen, Für Arbeitgeber

Hier klicken: https://www.kanzlei-kusterer.de/wp-content/uploads/2019/06/Firmenwagen-für-Arbeitnehmer.pdf

Mindestlohn

By kanzlei-kusterer.de on

19. März 2019

- Für alle Steuerpflichtigen, Für Arbeitgeber

Vorwort
Zum 01.01.2015 wurde in Deutschland erstmals bundesweit ein allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn für in- und ausländische Arbeitgeber aller Branchen in Höhe von damals 8,50 Euro brutto
je Zeitstunde eingeführt. Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) entscheidet eine ständige Kommission der Tarifpartner alle zwei Jahre über die Anpassung der Höhe des Mindestlohns. Das war zum ersten Mal – wie geplant – am 01.01.2017 der Fall: Der gesetzliche Mindestlohn wurde auf 8,84 Euro brutto je Zeitstunde erhöht. Das zweite Mal, dass der Mindestlohn angepasst worden ist, war jetzt im Jahr 2018 mit Wirkung ab dem 01.01.2019. Der neue gesetzliche Mindestlohn steigt auf 9,19 Euro und zum 01.01.2020 auf 9,35 Euro. Bereits vor der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns gab es – und gibt es auch aktuell immer noch – Branchen, in denen (andere, meist höhere) Mindestlöhne oder -entgelte bezahlt werden müssen. Sollte Ihr Unternehmen zu diesen Branchen gehören, müssen Sie den für sie geltenden Mindestlohn anwenden.

Einige Fragen, die vor der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns, wie etwa die der Aufzeichnung von Arbeitszeiten, noch zu Verunsicherung führten, sind beantwortet respektive entschärft,
einige auch bereits durch die Arbeitsgerichte entschieden. Es gibt aber immer noch genügend Problemfelder, die noch geklärt werden müssen. Dies gilt vor allem für Einzelfragen zur Anrechenbarkeit von Arbeitgeberleistungen auf den Mindestlohn (siehe Kapitel 5.7).

Anmerkung: Der besseren Lesbarkeit halber wird auf die doppelte Bezeichnung (z.B. Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen) verzichtet und stattdessen für beide die allgemeine männliche Form benutzt.

1. Der gesetzliche Mindestlohn

Der allgemeine gesetzliche Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt für alle Arbeitnehmer sowie Praktikanten. Ausnahme: Bestimmte Praktika sind aus dem Anwendungsbereich des MiLoG ausgenommen (siehe Kapitel 3). Seit dem 01.01.2017 muss jeder Arbeitgeber mit Sitz im In- oder Ausland den gesetzlichen Mindeststundenlohn an die im Inland beschäftigten Arbeitnehmer bezahlen.

Wichtig: Der Mindestlohn gilt grundsätzlich unabhängig von der Qualifikation des Arbeitnehmers. Weder ein fehlender oder nicht anerkannter Berufsabschluss, ungenügende Sprachkenntnisse oder die Herkunft des Arbeitnehmers aus einem anderen Land rechtfertigen eine Ausnahme von der Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns. Sowohl Flüchtlinge als auch im Sinne des SGB IX schwerbehinderte Menschen haben grundsätzlich Anspruch auf den Mindestlohn.

Wichtig: Beim Mindestlohn je Stunde handelt es sich um das Arbeitnehmer-Brutto. Von den 9,19 Euro (2019 respektive 9,35 Euro im Jahr 2020) brutto gehen noch Lohnsteuer und die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung ab. Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung sind im gesetzlichen Mindestlohn nicht enthalten.
Achtung: Die Nichtzahlung bzw. die verspätete Zahlung ist mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 500.000 Euro bewehrt. Zudem droht ein Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge!
Beachten Sie dabei: In jedem (höherem) Lohnanspruch steckt der gesetzliche Mindestlohn.

2. Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Die Einhaltung der Pflicht zur (rechtzeitigen) Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns unterliegt der behördlichen Kontrolle. Als Arbeitgeber können Sie verdachtsunabhängig durch die Zollbehörden überprüft werden. Sie sollten daher mittels Ihrer Aufzeichnungen belegen können, dass Sie den Mindestlohn (pünktlich) bezahlen.
Bestimmte Arbeitgeber (siehe Kapitel 2.1) werden gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten aufzuzeichnen und weitere Unterlagen bereitzuhalten und aufzubewahren, die eine Kontrolle der (rechtzeitigen) Zahlung des Mindestlohns ermöglichen. Ein Verstoß gegen diese gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten ist mit einem Bußgeld bis zu 30.000 Euro belegt (§ 21 Abs. 3 MiLoG) und kann zu einem Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe führen.

2.1 Kreis der verpflichteten Arbeitgeber/Entleiher

Die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation (siehe -> Kapitel 2.2) und die Bereithalte- und Aufbewahrungspflichten (siehe -> Kapitel 2.3) gelten nur für Arbeitgeber, die
– Arbeitnehmer nach § 8 Abs. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) – Minijobber (450-Euro-Minijob) und kurzfristig Beschäftigte – außerhalb von Privathaushalten beschäftigen oder
– Arbeitnehmer in einer der in $ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarArbG) genannten Branchen beschäftigen
– Baugewerbe
– Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
– Personenbeförderungsgewerbe
– Speditions-, Transport und das verbundene Logistikgewerbe
– Schaustellergewerbe
– Unternehmen der Forstwirtschaft
– Gebäudereinigungsgewerbe
– Unternehmnen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen sowie
– Fleischwirtschaft

Unternehmen der o.g. Brancehn müssen zudem für beschäftigte Leiharbeitnehmer die täglichen Arbeitszeiten dokumentieren.

Bei den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wurden gewisse Ausnahmen gemacht bzw. Vereinfachungen geschaffen (siehe -> Kapitel 2.5).

2.2. Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG umfasst die tägliche Arbeitszeit (Beginn, Ende und Dauer). Diese Aufzeichnungen haben spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags zu erfolgen. Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetzt (ArbZG) für über acht Stunden hinausgehende (werk-)tägliche Arbeitszeiten bleibt daneben bestehen!

Hinweis:
Es ist egal, ob Sie die Arbeitszeiten handschriftlich oder maschinell (z.B. Excel-Liste, Zeiterfassungssystem) erfassen. Sie können die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer deligieren. Sie müssen aber dafür sorgen, dass die Aufzeichnung richtig ist.
Ihr Steuerberater berät Sie gerne, wie Sie die Aufzeichnungspflicht umsetzen oder wie Sie Systeme umstellen können.

2.3 Bereithaltung und Aufbewahrung der Unterlagen

Als zur Dokumentation verpflichteter Arbeitgeber (siehe Kapitel 2.1) müssen Sie ferner die erforderlichen Unterlagen, anhand derer der Zoll prüfen kann, dass Sie rechtzeitig (siehe Kapitel 4) (mindestens) den gesetzlichen Mindestlohn zahlen, in Deutschland und in deutscher Sprache bereithalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören insbesondere:
– Arbeitsvertrag bzw. Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen (Nachweisgesetz vom 20.07.1995),
– Arbeitszeitnachweise
– Lohnabrechnungen
– Nachweis über erfolgte Lohnzahlungen.

Machen Sie von einer Arbeitszeitflexibilisierung nach § 2 Abs. 2 MiLoG Gebrauch (siehe Kapitel 4.2), so müssen Sie zusätzlich folgende Unterlagen in Deutschland bereithalten:
– schriftliche Vereinbarung über Arbeitszeitflexibilisierung und
– Ausgleichskotno (für jeden Arbeitnehmer).

Tun Sie das nicht, verbleibt es bei der gesetzlichen Fälligkeit (siehe Kapitel 4.1) und Sie hätten bereits gegen das MiLoG verstoßen!

Diese Unterlagen sind für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung im Geltungsbereich des MiLoG, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, jedoch höchstens bis zu zwei Jahren aufzubewahren.

Ähnliche (vorrangige) Pflichten sehen § 19 Abs. 2 AEntG bzw. § 17c Abs. 2 AÜG für branchenspezifische Mindestlöhne vor.

Hinweis:
Aufbewahrungsfristen nach anderen Vorschriften bestehen fort, sodass Sie Unterlagen gegebenenfalls auch länger aufbewahren müssen!

Der Zoll kann bei einer Mindestlohnprüfung weitere Unterlagen anfordern, die Sie dann unverzüglich vorlegen müssen. Aufbewahrungsort für die Unterlagen kann Ihr Lohnbüro, aber auch die
Kanzlei Ihres Steuerberaters sein. Erst auf ein (sachlich begründetes) Verlangen müssen Sie diese auch am Beschäftigungsort bereithalten. Dies könnte z. B. sein, wenn Sie nicht umgehend die
Einsicht in extern aufbewahrte Unterlagen sicherstellen konnten.

2.4 Meldepflichten für Arbeitgeber mit Auslandssitz pder bei Arbeitnehmerentleih von Verleihern mit Auslandssitz

Hat Ihr Unternehmen den Sitz im Ausland, müssen Sie vor dem Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung im Inland in einer der Branchen im Sinne von § 2a SchwarzArbG die im Anwendungsbereich des MiLoG beschäftigten Arbeitnehmer anmelden. Die Anmeldung muss schriftlich und in deutscher Sprache bei der zuständigen Zollbehörde mit bestimmten Angaben erfolgen. Sie müssen eine Versicherung beifügen, dass Sie den gesetzlichen Mindestlohn (rechtzeitig) zahlen (§ 16 Abs. 1, Abs. 2 MiLoG). Etwaige Änderungen der gemachten Angaben sind unverzüglich mitzuteilen. Hierfür gibt es jeweils Formularvordrucke. Gleiches gilt für Unternehmen der Branchen des § 2a SchwarzArbG, wenn sie als Entleiher Arbeitnehmer eines Verleihers mit Sitz im Ausland entleihen (§ 16 Abs. 3 MiLoG). Hier ist eine Versicherung des Verleihers über die (rechtzeitige) Zahlung des Mindestlohns beizufügen.

Hinweis:
Ähnliche Regelungen gelten für Meldungen nach § 18 AEntG, § 17b AÜG. Eine Versicherung nach dem AEntG muss die Einhaltung aller tariflichen Mindestarbeitsbedingungen und die Entrichtung von Urlaubskassenbeiträge bestätigen.

Die Meldepflichten sind modifiziert in Form einer Einsatzplanung vorzunehmen, wenn diese Arbeitnehmer oder Leiharbeitnehmer
– an einem Beschäftigungsort zumindest teilweise vor 6 Uhr oder nach 22 Uhr oder in Schichtarbeit,
– an mehreren Beschäftigungsorten am selben Tag oder
– in ausschließlich mobiler Tätigkeit
beschäftigt werden.

Hier drohen ebenfalls Bußgelder bis 30.000 Euro und der Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe.

Auch für Meldepflichten gibt es gewisse Ausnahmeregelungen (siehe -> Kapitel 2.5.1 und 2.5.2).

2.5 Ausnahmen und Vereinfachungen der Aufzeichnung

2.5.1 Mitarbeitende Personen, die dem Arbeitgeber nahe stehen

Seit dem 01.08.2015 müssen aufzeichnungspflichtige Arbeitgeber (siehe Kapitel 2.1) für in ihrem Betrieb arbeitende Ehepartner, eingetragenen Lebenspartner, Kinder und Eltern keine Arbeitszeiten mehr aufzeichnen. Ferner entfällt die Aufbewahrung der Unterlagen nach § 17 Abs. 2 MiLoG und Meldungen nach § 16 MiLoG. Es sind aber im Inland Unterlagen in deutscher Sprache bereitzuhalten und aufzubewahren, die belegen, dass es Familienangehörige sind.

Führen Sie Ihren Betrieb als juristische Person (z. B. als GmbH oder als AG) oder als rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. OHG, KG), kommt es auf die genannten Beziehungen zu dem vertretungsberechtigten Organ oder Organmitglied (Geschäftsführer, Vorstandsmitglied) bzw. zum vertretungsberechtigten Gesellschafter an.

2.5.2 Überschreiten bestimmter Entgeltgrenzen

Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung (§ 17 Abs. 1 MiLoG), zur Aufbewahrung und Bereithalten der Unterlagen (§ 17 Abs. 2 MiLoG) und die Meldepflichten (§ 16 MiLoG) entfallen auch für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Bruttomonatsentgelt 2.958 Euro überschreitet (§ 1 Abs. 1 S. 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung/MiLoDokV). Seit dem 1.08.2015 ist sie um eine weitere Schwelle in Höhe von 2.000 Euro brutto ergänzt worden.

Der 2.000 Euro-Schwellenwert greift aber nur dann, wenn der jeweilige Arbeitnehmer das Gehalt von über 2.000 Euro brutto als verstetigtes regelmäßiges Arbeitsentgelt in den letzten vollen
12 Monaten vom gleichen Arbeitgeber nachweisbar erhalten hat (§ 1 Abs. 1 S. 3 MiLoDokV). Zeiten, für die kein Lohnanspruch besteht (z. B. im Krankengeldbezug) sind irrelevant. Solche Unterbrechungen sind für die Berechnung des 12-Monatszeitraums unschädlich.

Auch hier müssen Sie Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereithalten, die sämtliche o.g. Voraussetzungen belegen.

Tipp
Zur Ermittlung der genannten Bruttoentgeltgrenzen (2.958 Euro/2.000 Euro) sind sämtliche verstetigten monatlichen Zahlungen heranzuziehen, die regelmäßiges monatliches
Arbeitsentgelt sind, unabhängig davon, ob diese auf den gesetzlichen Mindestlohn anrechenbar sind oder nicht. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen der Pflicht zur Zahlung
des Mindestlohns und zur Dokumentation der Arbeitszeiten.

2.5.3 Aufzeichnungserleichterung für ausschließlich mobile Tätigkeiten

Die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) regelt, dass nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen ist (ohne Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit), soweit

– Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen (= nicht an Beschäftigungsorte gebundene) Tätigkeiten beschäftigt werden (z.B. bei der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, dem Winterdienst, dem Gütertransport und der Personenbeförderung),
– diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen, sondern ihnen nur ein bestimmter zeitlicher Rahmen vorgegeben ist und
– diese sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, der jeweilige Arbeitnehmer also regelmäßig weder Arbeitsaufträge des Arbeitgebers oder Dritter entgegennimmt, noch hierfür zur Verfügung stehen muss (d.h. er verantwortet die zeitliche Ausführung des täglichen Arbeitsauftrags).

2.5.4 Transparenz der Vereinbarung

Eine vom Arbeitgeber vorformulierte arbeitsvertragliche Verfallklausel, die ohne jede Einschränkung alle beiderseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und damit auch den seit dem
01.01.2015 von § 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) garantierten Mindestlohn erfasst, verstößt gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und ist
– jedenfalls dann – insgesamt unwirksam, wenn der Arbeitsvertrag nach dem 31.12.2014 geschlossen wurde (Bundesarbeitsgericht/BAG vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18).

3. Ausnahmen von gesetzlichen Mindestlohn

Der allgemeine gesetzliche Mindestlohn gilt nicht für:

– Auszubildende nach dem Berufsbildungsgesetz, ehrenamtlich Tätige, in freiwilligen Diensten tätige Personen, Teilnehmer an Maßnahmen der Arbeitsförderung, Heimarbeiter nach dem
Heimarbeitsgesetz sowie Selbstständige (keine Arbeitnehmer),
– Langzeitarbeitslose (mindestens 12 Monate) innerhalb der ersten sechs Monate ihrer Beschäftigung,
– Jugendliche unter 18 Jahren ohne Berufsausbildungsabschluss,
– Pflichtpraktika: Praktika, die durch eine schulrechtliche/hochschulrechtliche Bestimmung, eine Ausbildungsordnung vorgeschrieben sind oder die im Rahmen einer Ausbildung an einer
gesetzlich geregelten Berufsakademie verpflichtend abgeleistet werden müssen,
– Freiwillige Orientierungspraktika für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums sowie freiwillige begleitende Praktika zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung jeweils
bis zu dreimonatiger Dauer,
– Teilnehmer einer Einstiegsqualifizierung nach § 54a des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III) oder einer Berufsausbildungsvorbereitung nach §§ 68-70 Berufsbildungsgesetz (BBiG).

Hinweis
Sie können verschiedene Arten von Praktika oder zwei Pflichtpraktika durchaus kombinieren. Sie sollten aber im eigenen Interesse die Sachlage in jedem Einzelfall prüfen. Suchen Sie angesichts der weitreichenden Folgen unbedingt fachkundigen Rat bei Ihrem Steuerberater!

Bei freiwilligen berufsausbildungs- oder hochschulausbildungsbegleitenden Praktika darf ein solches Praktikantenverhältnis nicht bereits mit demselben Ausbilder bestanden haben. Wenn Sie aber zwei rechtlich voneinander getrennte Unternehmen haben, kann und darf das eine Praktikum bei dem einen, das andere bei dem anderen Unternehmen absolviert werden, ohne dass Sie gegen das Gesetz verstoßen.

Wichtig
Auszubildende nach Beendigung der Ausbildung und Praktikanten nach Ende ihres Studiums haben Anspruch auf den Mindestlohn. Sie sollten vorsichtig sein, wenn ein Abschluss
einer Ausbildung oder eines Studiums vorliegt, aber eine neue Ausbildungs- oder Studienrichtung gewählt wurde oder hierfür eine Orientierung erfolgen soll. Hier ist es sehr schwer,
solche Praktikanten vom Mindestlohn auszunehmen. Treffen Sie eine solche Entscheidung nicht ohne die fachkundige Hilfe Ihres Steuerberaters!

Wird die Dauer von drei Monaten bei einem Orientierungspraktikum oder der berufsausbildungs- oder studienbegleitenden Praktikum überschritten (z. B. bei Praktikumsverlängerung, aber auch versehentlich), so besteht ab dem ersten Praktikumstag der Mindestlohnanspruch!

Werkstudenten ist der Mindestlohn zu zahlen, da bei ihnen die Arbeitsleistung im Vordergrund steht. Auch eine mögliche sozialversicherungsrechtliche Privilegierung („Werkstudentenprivileg“) ändert nichts am Status Arbeitnehmer.

4. Bis wann Sie den Mindestlohn zahlen müssen

4.1 Grundsätzliche Fälligkeit

Haben Sie die Fälligkeit der Arbeitsvergütung vereinbart – häufig ist diese zum Ende eines Kalendermonats vorgesehen – muss auch zu diesem Zeitpunkt der Anspruch auf den Mindestlohn erfüllt sein. Gegebenenfalls gibt es tarifliche Fälligkeitsregelungen. Gibt es keine Fälligkeitsregelung, ist ein vereinbarter Bruttomonatslohn am Monatsende zu zahlen. Dies gilt dann auch für den Mindestlohn.

Spätestens hat der Arbeitgeber den Mindestlohn zum letzten Bankarbeitstag (Frankfurt a. M.) des auf die Arbeitsleistung folgenden Monats zu zahlen. Eine Fälligkeitsvereinbarung zum 15. des übernächsten Monats wäre damit nicht wirksam. Eine spätere Zahlung ist mit Bußgeld bis zu 500.000 Euro bewehrt (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Diese Fälligkeit betrifft im Grundsatz alle im jeweiligen Monat geleisteten Stunden, sodass Sie auch alle Überstunden eines Monats zu diesem Zeitpunkt mit 9,19 Euro vergüten müssen. Eine Ausnahmeregelung sieht das MiLoG jedoch für Arbeitszeitkonten vor, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen (siehe Kapitel 4.2) eingehalten werden.

Wichtig
Ausländische Transportunternehmer müssen das deutsche Mindestlohngesetz auch dann beachten, wenn sie ihre Fahrer nur kurzfristig in Deutschland einsetzen (Finanzgericht/FG
Baden-Württemberg FG Baden-Württemberg vom 22.8.2018 – 11 K 544/16; 11 K 2644/16 – Revision zum Bundesfinanzhof/BFH zugelassen). Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über
mögliche Auswirkungen dieser Rechtsprechung für Ihren Betrieb.

4.2 Ausnahmeregelung für Arbeitszeitkonten

Wenn Sie Überstunden in ein schriftlich vereinbartes (durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag) Arbeitszeitkonto einstellen und die Anzahl der Überstunden monatlich
höchstens 50 % der vereinbarten Arbeitszeit beträgt, können diese noch später – und zwar innerhalb von 12 Monaten nach jeweiliger Einstellung – durch bezahlte Freizeitgewährung oder Bezahlung in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns ausgeglichen werden. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Sie nicht ausgeglichene Arbeitsstunden spätestens in dem auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses folgenden Monat ausgleichen.

Höhere (tarife-)vertragliche Ansprüche bleiben natürlich bestehen.

Diese auf (maximal) 12 Monate beschränkte Hinausschiebung des Ausgleichs in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns oder durch bezahlte Freizeit gilt für solche Überstunden, die Sie nicht bereits über das verstetigt bezahlte Bruttomonatsentgelt gezahlt haben.

Beispiel:
Mit Arbeitnehmer A haben Sie eine monatliche Arbeitszeit von 160 Stunden und ein Monatsentgelt von 1.600 Euro brutto vereinbart. Bei 160 Stunden ist der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn mit einem Brutto-Lohn von 1.470,40 Euro bereits erfüllt. Mit den weiteren 129,60 Euro sind in diesem Beispiel bereits zusätzlich 14,10 Überstunden in Höhe des Mindestlohns (129,60 Euro : 9,19 Euro) abgegolten. Diese dürfen Sie wie bisher – z. B. nach den Regelungen des Arbeitsvertrages oder eines Tarifvertrages – behandeln.

Sie müssen also erst Überstunden ab der 14,10 Überstunde („mindestlohnrelevante Überstunden“) innerhalb von 12 Monaten durch Bezahlung in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns oder bezahlte Freizeit ausgleichen. Diese dürfen dann höchstens 50 % der vereinbarten monatlichen Arbeitszeit betragen (94,10 Stunden : 2 = 80 Stunden). Diese Überstunden in Summe (100,99) könnten dauerhaft wegen der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gar nicht geleistet werden.

Tipp
Sofern Sie hier in Ihrer Betriebsorganisation Änderungsbedarf sehen, sollten Sie darüber mit Ihrem Steuerberater über eine Neukonzeption und nötige Dokumentation der Arbeitszeitkonten sprechen.

5. Berechnung des gesetzlichen Mindestlohns

5.1 Verstetigt gezahltes monatliches Arbeitsentgelt

Bei einer vereinbarten Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden) und monatlicher Vergütung muss mit einem Durchschnittswert gerechnet werden, da ein Monat nicht exakt vier Wochen umfasst.

Für die Umrechnung der Wochenarbeitszeit in eine durchschnittliche monatliche Arbeitszeit bei der Frage, ob Sie den Arbeitnehmern (mindestens) den Mindestlohn zahlen, legt das BMAS1 den Umrechnungswert von 4,33 Wochen/Monat (13 Wochen : 3 Monate) zugrunde. Damit erfüllt ein verstetigt – d.h. jeden Monat beständig – gezahltes Brutto-Entgelt von 1.591,71 Euro (40 Stunden/Woche x 4,33 Wochen/Monat x 9,19 Euro/Stunde) den ab dem 01.01.2019 gesetzlichen Mindestlohnanspruch bei einer 40-Stunden-Woche. Ab 2020 erhöht sich der Mindestlohnanspruch bei einer 40-Stunden-Woche auf 1.619,42 Euro.

Achtung
Dies gilt nur, wenn der jeweilige Arbeitnehmer keine Überstunden leistet und Sie in den Brutto-Betrag keine Leistungen einrechnen, die auf den Mindestlohn nicht anrechenbar sind! In Zweifelsfällen sollten Sie Ihren Steuerberater um Rat fragen.

Wichtig
Wenn Sie mit Ihrem Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag dergestalt, dass er seine Tätigkeit auch an auswärtigen Arbeitsstelle zu erbringen hat, geschlossen haben, sind die Fahrten zu den Kunden und zurück Arbeitszeit und damit mindestlohnpflichtig, und zwar egal, egal der Mitarbeiter von Zuhause zum Kunden oder vom Betrieb zum Kunden oder vom Kunden
nach Hause oder zum Betrieb fährt (Bundesarbeitsgericht/BAG vom 25.04.2018 – 5 AZR 424/17).

5.2 Mindestlohn auf Stundenlohnbasis

Wenn Ihr Unternehmen Stundenlöhne bezahlt, ist der Brutto-Mindestlohn von 9,19 Euro pro (Zeit-) Stunde einfacher festzustellen. Die Summe des monatlich geleisteten Arbeitsstunden x 9,19 Euro brutto ergibt das als Mindestlohn zu zahlende Arbeitsentgelt für 2019. Zur Vergütung von Überstunden lesen Sie bitte -> Kapitel 4.

5.3 Mindestlohn bei “Arbeit auf Abruf”

Nicht nur in der Gastronomie, sondern auch im Handel oder in Gesundheitsberufen ist „Arbeit auf Abruf“ ein beliebtes Mittel, um „Spitzen“ abzufangen. Insgesamt sollen nach Angaben des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) rund 1,8 Millionen Arbeitnehmer, also jeder zwanzigste, derart flexibel arbeiten. Die Hälfte davon sind Minijobber.

Seit dem 01.01.2019 haben sich auch hier die Regeln geändert. So wird der Anteil der einseitig vom Arbeitgeber abrufbaren Arbeit auf ein Viertel der vereinbarten wöchentlichen Mindestarbeitszeit beschränkt – dies sowohl nach oben als auch nach unten.

Beispiel:
Sie haben eine Aushilfskraft mit 10 Stunden pro Woche angestellt. Ab dem 01.01.2019 darf deren Arbeitszeit schwanken zwischen 7,5 und 12,5 Stunden pro Woche. Größere Amplituden sind nicht erlaubt, damit die Mitarbeiter ein festes Einkommen, aber vor allem auch ihre Zeit einigermaßen verlässlich planen können.

Wurde – wie bei den „Null-Stunden-Vereinbarungen“ – gar keine wöchentliche Arbeitszeit festgelegt, gelten nunmehr 20 Stunden als vereinbart. Die mögliche wöchentliche Zusatz- oder Minderarbeit darf dann also nur 5 Stunden betragen. Anders ausgedrückt: Sie müssen den Mitarbeiter mindestens 15 Stunden die Woche beschäftigen (und bezahlen!) und dürfen ihn höchstens 25 Stunden arbeiten lassen.

Wichtig:
Sie müssen diese neue Regelung beachten, wenn es darum geht, ob Ihr Mitarbeiter auch bei den geänderten Abrufzeiten den Mindestlohn verdient. Sprechen Sie hier rechtzeitig mit
Ihrem Steuerberater über die möglichen Folgen Ihrer bisherigen Regelungen und den notwendigen Änderungen.

5.4 Mindestlohn bei Minijobbern

Für Minijobber ergeben sich Besonderheiten nicht aus dem MiLoG, sonder daraus, dass hier (bis zur Grenze von 450,00 Euro) geringere Sozialabgaben und Lohnsteuer anfallen.

Wichtig:
Sie müssen die Frage, ob die an Minijobber gewährten Leistungen die 450-Euro-Grenze überschreiten, von der Frage trennen, ob der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wurde. Sollten
in der monatlichen Vergütung i. H. v. 450,00 Euro Leistungen enthalten sein, die Sie nicht auf den Mindestlohn anrechnen dürfen, so kann eine (spätere) Korrektur gegebenenfalls
dazu führen, dass Sie die Leistungen zusätzlich zum Mindestlohn zahlen müssen und so die 450-Euro-Grenze überschreiten. Entscheiden Sie hier nur mit der fachkundigen Hilfe Ihres
Steuerberaters!

Da Sie bei Minijobbern nicht einfach den gezahlten Lohn anheben dürfen, wenn Sie nicht in die Midi-Zone mit Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht rutschen wollen, geht die Anpassung an den höheren Mindestlohn nur über eine Zeitangleichung nach unten.

Wichtig:
Da Sie in aller Regel auch mit Minijobbern Arbeitsverträge geschlossen haben, in denen die wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit fixiert ist, dürfen Sie einen solchen Vertrag nicht
einseitig ändern, der Arbeitnehmer muss der Änderungskündigung zustimmen. Das wird er in aller Regel tun, denn auch er dürfte nicht daran interessiert sein, in die Midi-Zone zu gelangen.

Wie lange darf denn ein Minijobber seit dem 01.01.2019 arbeiten, ohne dass er in die Midi-Zone „rutscht“?

Beispiel
Der Arbeitnehmer A arbeitet aktuell bei Ihnen für 50 Stunden im Monat als Minijobber. Sie zahlten ihm bislang den Mindestlohn in Höhe von 8,84 Euro = 442 Euro. Ab dem 01.01.2019 muss die Arbeitszeit von A auf 48,96 Stunden herabgesetzt werden. Dann verdient er 449,94 Euro und bleibt in der Minijob-Zone. Bereits mit 48,97 Stunden würde er 450,03 Euro verdienen, was die 450-Euro-Grenze überschreitet.

Wichtig:
Nur wenige rechnen so knapp. Bereits die erste Erhöhung des Mindestlohns für das Jahr 2017 hat gezeigt, dass die meisten Arbeitgeber auf glatte Stunden nach unten gehen. Damit betrüge
im obigen Beispiel die neue Arbeitszeit des Minijobbers A höchstens 48 Stunden.

Das – durchaus gesehene, aber aus politischen Gründen ignorierte – Problem ist, dass der Mitarbeiter seine vertraglich vereinbarte Arbeit in der Zeit schaffen können muss, in der er arbeitet. Ist das nicht möglich, muss der Arbeitsinhalt verringert werden. Es kann aber auch vereinbart werden, dass der Mitarbeiter zeiteffizienter arbeitet. Das wird natürlich niemand tun, ohne dafür zusätzlich „belohnt“ zu werden. Wichtig ist, dass dies geschieht, ohne dass die Zusatzleistungen auf das Gehalt angerechnet werden. Sie können ihm einen steuerfreien Zuschuss zur Gesundheitsförderung anbieten oder steuerfreie Waren- oder Tankgutscheine bis 44 Euro pro Monat oder steuerfreie Erholungszuschüsse. Das ist „Geld wert“, ohne „geldwert“ zu sein. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern steuerfreie Gehaltsbestandteile zu gewähren.

Fruchtet dies alles nicht, müssen Sie mit dem Arbeitnehmer über eine Beschäftigung in der Gleitzone reden.

Hinweis
Hier hilft Ihnen Ihr Steuerberater, auch hinsichtlich der sozialversicherungsrechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen dieser möglichen Änderungen, gerne weiter!

5.5 Änderungen bei den Midijobs

Bei den Midijobs gibt es ab Juli 2019 eine Änderung: Die Rentenreform 2019 sieht vor, dass die bisherige „Gleitzone“, also die Zone ab 450,01 Euro bis aktuell 800 Euro, auf Arbeitsentgelte bis
1.300 Euro ausgeweitet wird. Dabei wird die Formel zur Berechnung der Beiträge angepasst und gilt dann auch für Einkommen bis 1.300 Euro. Das (politische) Ziel: Mehr Beschäftigte mit einem geringfügigen Einkommen sollen von einem reduzierten Beitragsanteil profitieren. Dabei sollen Midijobber die gleichen Rentenansprüche erwerben, als hätten sie den vollen Arbeitnehmeranteil in die Rentenversicherung einbezahlt. Die Entgeltpunkte werden dann nicht mehr aus dem fiktiven reduzierten beitragspflichtigen Entgelt ermittelt. Vielmehr sollen sie nunmehr immer aus dem tatsächlichen Arbeitsentgelt ermittelt werden.

5.6 Mindestlohn und Stücklohn oder Akkordarbeit

Der Stücklohn ist eine Entlohnung, die direkt von der Leistung des Arbeitnehmers abhängt. Die Vergütung erfolgt nicht nach Zeit, sondern nach der Menge, die in einer Zeiteinheit erarbeitet wurde.

Stücklöhne/Akkordlöhne bleiben auch nach Einführung des Mindestlohns zulässig, wenn gewährleistet ist, dass die Arbeitnehmer je Stunde 9,19 Euro und ab 2020 9,35 Euro verdienen. Bei Stücklöhnen oder Akkordlöhnen dürfen Sie aber die Normalleistung nicht so hoch ansetzen, dass sie die Arbeitnehmer nicht leisten können. Umgekehrt können Sie einzelne Arbeitnehmer, die die Normalleistung nicht erreichen, nicht deswegen unter dem gesetzlichen Mindestlohn vergüten.

5.7 Zulagen, Zuschläge und Sonderzahlungen

Besonders schwer beurteilt sich die Frage, welche Zulagen, Zuschläge und Sonderzahlungen der Arbeitgeber auf den Mindestlohn anrechnen darf.

Grundsätzlich können und dürfen Sonderzahlungen nur dann auf den Anspruch auf Mindestlohn angerechnet werden, wenn die Grundvergütung, die Sie mit Ihrem Mitarbeiter vertraglich vereinbart haben, nicht ausreicht, den gesetzlichen Mindestlohnanspruch zu erfüllen (Bundesarbeitsgericht/BAG vom 11.10.2017 – 5 AZR 621/16). Sonderzahlungen sind nur dann auf den Mindestlohn anrechenbar, wenn die vertraglich vereinbarte Grundvergütung angesichts der zu leistenden Stunden nicht ausreicht, um pro Stunde auf den Mindestlohn zu kommen. Nur dann, wenn der Mindestlohn nicht erreicht wird, entsteht ein Differenzanspruch nach § 3 MiLoG (Mindestlohngesetz), der mit Zusatzzahlungen erfüllt werden könne.

Sobald also jeder Entgeltbestandteil transparent geregelt ist, etwa in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im individuellen Arbeitsvertrag, zählt er – sofern er auch im arbeitsvertraglichen Austauschverhältnis steht – mit, wenn es darum geht, den Mindestlohn zu berechnen. Wenn aber eine Zahlungen ohne Rücksicht auf eine tatsächliche Arbeitsleistung der Mitarbeiter erbracht worden wären oder auf einer besonderen gesetzlichen Zweckbestimmung beruhen würden, dann zählt er nicht mit beim Mindestlohn (BAG vom 21.12.2016 – 5 AZR 374/16; EuGH vom 12.02.2015 – C-396/13, „Sähköalojen ammattiliitto“).

Wichtig:
Wollen Sie Sonderzahlungen auf den Mindestlohnanspruch anrechnen, obwohl Sie bereits den Mindestlohn bezahlen, sollten Sie unbedingt eine individuelle Vereinbarung mit jedem
Mitarbeiter schließen, aus der hervorgeht, dass die Sonderzahlungen angerechnet werden. Legen Sie eine Sonderzahlung durch eine Betriebsvereinbarung fest, dann sollten Sie darin auch darauf hinweisen, dass die Sonderzahlung angerechnet wird. Versäumen Sie dies, müssen Sie mehr zahlen als Sie geplant hatten. Bleiben Sie in dieser Frage in regelmäßigem Kontakt mit Ihrem Steuerberater. Er kann Ihnen die Mindestlohn-Neuerungen auch auf dem Gebiet der Arbeitsgerichtsbarkeit erläutern.

Nach Ansicht des BMAS sind Zuschläge und Zulagen nicht anrechenbar, soweit nicht die Normalleistung, sondern „ein Mehr“ an Arbeit, „höherwertige“ Arbeit, Arbeit zu besonderen Zeiten, besonders unangenehme, beschwerliche, körperlich/psychisch sehr belastende oder gefährliche Arbeiten abgegolten werden sollen, z. B.:

– quantitative oder qualitative Mehrarbeit pro Zeiteinheit (Überstundenzuschläge, Akkordprämien, Qualitätsprämien),
– Zulagen/Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit,
– Schmutzzulagen, Gefahrenzulagen.

Wichtig:
Auch Bereitschaftszeit ist mit dem gesetzlichen Mindestlohn zu vergüten. Wenn aber der Anspruch des Mitarbeiters hierauf erfüllt ist, hat er keinen Anspruch auf weitere Vergütung
(BAG vom 29.06.2016 – 5 AZR 716/15). Im konkreten Fall konnte ein Mitarbeiter mit Vollarbeit und Bereitschaftszeiten maximal 228 Arbeitsstunden in einem Monat tatsächlich leisten.
Er verdiente brutto mehr als 2.500 Euro. Damit erreichte die gezahlte Monatsvergütung den gesetzlichen Mindestlohn 2015 (228 Stunden zu 8,50 Euro = 1.938,00 Euro brutto monatlich)
nicht nur, sondern überstiegt ihn. Selbst bei dem ab dem 01.01.2017 geltenden Satz von 8,84 Euro liegt das tatsächliche Gehalt immer noch weit über dem Mindestlohn (228 Stunden zu 8,84 Euro = 2.015,52 Euro) Ein Anspruch auf weitere Vergütung nach § 612 Abs. 2 BGB besteht nicht.

Sonderzahlungen können im Einzelfall anrechenbar sein. Erste Gerichtsentscheidungen beurteilen die Anrechenbarkeit danach, ob die Sonderzahlung eine Bezahlung der Arbeitsleistung darstellt, was bei monatlicher Auszahlung zu je 1∕12 vorliegen kann. Anders, wenn die Sonderzahlung eine Art zusätzliche Prämie sein soll, etwa

– nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts (LAG) Berlin-Brandenburg (Urteil vom 02.10.2015 – 9 Sa 570/15) bei einer Honorierung fehlender krankheitsbedingter Ausfallzeiten (jährliche Einmalzahlung mit Kürzungsmöglichkeit für Krankheitszeiten),
– nach Ansicht des Arbeitsgerichts (ArbG) Berlin (Urteil vom 04.03.2015 – 54 Ca 14420/14) bei Belohnung der Betriebstreue (Staffelung der Sonderzahlung nach Betriebszugehörigkeit).

Ob Akkordlohn Anrechnung auf den gesetzlichen Mindestlohn findet, ist umstritten (grundsätzlich dafür LAG Hamm vom 22.04.2016 – 16 Sa 1627/15; BAG vom 06.09.2017 – 5 AZR 317/16, LAG Hamm vom 22.04.2016 – 16 Sa 1668/15, anhängig beim BAG unter Az.: 10 AZR 318/16).

Urlaubsgeld ist nach Ansicht des LAG Berlin-Brandenburg (Urteil vom 02.10.2015 – 9 Sa 570/15) jedenfalls dann nicht anrechenbar, wenn es vertraglich nur für Zeiten gewährten Urlaubs geleistet wird (und der Arbeitsvertrag keine besondere Anrechnungsklausel beinhaltet). Der Arbeitgeber bezweckt hier mit dem Urlaubsgeld den Ausgleich der Zusatzkosten, die während der Erholung entstehen (ArbG Berlin, Urteil vom 04.03.2015 – 54 Ca 14420/14). Nach Ansicht des BAG (Urteil vom 25.05.2016 – 5 AZR 135/16) dagegen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld verrechnet werden. Es kommt aber auf die konkrete Ausgestaltung der Zahlung an. Im Urteilsfall hatte
der Arbeitgeber Urlaubs- und Weihnachtsgeld jeweils monatlich zu 1/12 ausbezahlt. Damit wurde – auch nach Ansicht des BAG – der Mindestlohn erreicht.

Als Arbeitgeber können Sie durch die Zahlung einer Treueprämie den Mindestlohn einhalten. Denn wenn Sie neben der Grundvergütung noch eine Treueprämie als Teil der Vergütung für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlen, ist die Prämie mindestlohnwirksam (BAG vom 22.03.2017 – 5 AZR 424/16).

Tariflicher Nachtarbeitszuschlag und das tarifliche Urlaubsentgelt müssen nach – wenn ein entsprechender Manteltarifvertrag gegeben ist – (mindestens) auf Grundlage des gesetzlichen Mindestlohns berechnet werden, da dieser Teil des „tatsächlichen Stundenverdienstes“ sei. Eine Anrechnung des gezahlten „Urlaubsgeldes“ auf Ansprüche nach dem MiLoG kann nicht erfolgen, wenn darauf ein eigenständiger Anspruch besteht und es sich nicht um Entgelt für geleistete Arbeit handelt (BAG vom 20.9.2017 – 10 AZR 171/16).

Wichtig:
Damit Sonderzahlungen angerechnet werden dürfen, müssen sie als Gegenleistung für die Arbeitsleistung angesehen werden können. Das sei dann der Fall, wenn ihre Auszahlung
lediglich an den Bestand des Arbeitsverhältnisses geknüpft ist. Wenn mit der Sonderzahlung dagegen „nur“ z. B. die Betriebstreue belohnt werden soll, dann ist keine Anrechnung
möglich.

Die Anrechnung von (jährlichen) Einmalzahlungen ist nach Ansicht des BMAS aufgrund der Fälligkeit des Mindestlohns (Kapitel 4.1) allenfalls im Monat der tatsächlichen und unwiderruflichen Auszahlung möglich. Nach o. g. Ansicht des ArbG Berlins scheidet jedenfalls die rückwirkende Anrechnung außerhalb des letzten Fälligkeitszeitpunkts (= letzter Bankarbeitstag des Folgemonats) aus.

Beispiel
Haben Sie mit Ihren Arbeitnehmern ein zum 30.11. eines Kalenderjahres zu zahlendes 13. Gehalt als zusätzliche Vergütung der (Normal-) Arbeitsleistung vereinbart so können Sie dieses zur Erfüllung des Mindestlohnanspruchs für November mit anrechnen. Nach Ansicht des ArbG Berlin wäre gegebenenfalls auch eine Anrechnung für Oktober möglich, wenn der 30.11. der letzte (oder ein früherer) Bankarbeitstag (Frankfurt a. M.) ist. Denn Sie müssen den gesetzlichen Mindestlohn für Oktober spätestens am letzten Bankarbeitstag (Frankfurt a. M.) des auf die Arbeitsleistung folgenden Monats (= November) zahlen. Die Anrechnung z. B. für den Monat April ist nach beiden Ansichten nicht möglich, da hier der Mindestlohn am letzten Bankarbeitstag (Frankfurt a. M.) im Mai erfüllt sein muss.

Wichtig:
Die Zeitgrenzen für eine sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen bleiben über den 31.12.2018 hinaus bestehen. Bei der Entgeltgrenze von 450 Euro handelt es sich um einen Monatswert (Bundessozialgericht/BSG vom 05.12.2017 – B 12 R 10/15 R). Es ist also kein von der Dauer der Beschäftigung abhängiger anteiliger Monatswert zu bilden. Dies gilt sowohl für den 450-Euro-Minijob als auch für die kurzfristige Beschäftigung.

6. Auftraggeberhaftung

Beauftragen Sie als Unternehmer ein anderes Unternehmen damit, für Sie Werk- oder Dienstleistungen zu erbringen, dann haften Sie für die Verpflichtungen Ihres Subunternehmers zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns sowie für mögliche weitere Nachunternehmen in der Kette. Sie haften auch gegenüber eingesetzten Leiharbeitnehmern (§ 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG).

Entgegen des weitgefassten Gesetzeswortlauts haften aber nicht alle Unternehmer, die andere Unternehmer mit der Erbringung irgendwelcher Werk- oder Dienstleistungen beauftragen. Die Haftung betrifft nur Fälle, in denen der Unternehmer Dritte einschaltet, um eine vertragliche Verpflichtung zu erfüllen, die er selbst gegenüber seinem Auftraggeber eingegangen ist. Bei eigenwirtschaftlichen Verträgen haften Sie nicht für andere Unternehmen.

Beispiel
Als Gastronom haften Sie nicht für den gesetzlichen Mindestlohn eines Sanitärunternehmens, das Sie mit der Reparatur Ihrer Sanitäranlagen beauftragt haben. Ihre geschuldete Leistung besteht in der Bewirtung der Gäste und nicht darin, Leistungen im Sanitärtechnikbereich zu erbringen. Dasselbe gilt natürlich umgekehrt.

Geben Sie Ihre eigenen geschuldeten Werk- oder Dienstleistungen an ein Subunternehmen weiter, so können Sie unmittelbar von Arbeitnehmern in der gesamten Nachunternehmerkette für etwaige nicht gezahlte Mindestlöhne (bzw. Differenz) in Anspruch genommen werden. Sie können den Arbeitnehmer weder auf eine vorrangige Inanspruchnahme seines Arbeitgebers verweisen, noch können Sie einwenden, erst leisten müssen, wenn der Arbeitnehmer zuvor eine Zwangsvollstreckung bei seinem Arbeitgeber versucht hat. Die Haftung umfasst den Netto-Lohn (= gesetzlicher Mindestlohn abzüglich Steuern, Beiträge zur Sozialversicherung und zur Arbeitsförderung oder entsprechender Aufwendungen zur sozialen Sicherung).

Tipp
Lassen Sie sich von allen Auftragnehmern, an die Sie von Ihnen geschuldete Leistungen weitergeben, schriftlich bestätigen, dass diese den jeweils geltenden gesetzlichen Mindestlohn
rechtzeitig bezahlen. Vereinbaren Sie gegebenenfalls eine Freistellung von Ansprüchen Dritter. Bei Neuaufträgen sollten Sie Ihr Auswahlverfahren genau dokumentieren. Verlangen
Sie detaillierte Kalkulationsunterlagen und prüfen Sie diese – auch bei bereits bestehenden längerfristig angelegten Vertragsverhältnissen –, ob die Preise realistischer Weise auf
Basis gezahlter Mindestlöhne kalkuliert sind.

Das Haftungsrisiko können Sie aber nie direkt im Verhältnis zu den Arbeitnehmern der Nachunternehmen einschränken.

Auftraggeber, die wissen oder fahrlässig nicht wissen(!), dass solche beauftragte Subunternehmen oder von diesen wiederum unterbeauftragte Nachunternehmen den Mindestlohn nicht (rechtzeitig) zahlen, droht ein Bußgeld von bis zu 500.000 Euro (§ 21 Abs. 3 MiLoG) und der Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe.

Hinweis
Wenn Sie eine Bescheinigung benötigen, dass Sie (als Subunternehmer) die Mindestlohnregelungen einhalten, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über eine solche Bescheinigung.