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Vorwort
„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt für Geschenke an Geschäftspartner zum Erhalten oder zur Förderung der Geschäftsbeziehungen ebenso wie für motivationsfördernde
Sachzuwendungen an Mitarbeiter. „Leider“ trüben nicht nur die zunehmenden Compliance-Regelungen in Unternehmen oder andere Gesetze, die Zugaben einschränken, sondern vor allem die
geltenden Steuergesetze die Freude erheblich, und zwar sowohl beim Empfänger als auch beim Schenker.
Bekannt sind die Wertbeschränkungen eines Geschenkes und die Aufzeichnungspflichten, die „schon immer“ Anlass zum Streit gegeben
haben. Die „eigentlich gut gemeinte“ Möglichkeit zur Pauschalversteuerung von Geschenken an Geschäftspartner (Kunden, Geschäftsfreunde, Lieferanten, etc.), „befreundete Unternehmen“
gleichgültig welcher Rechtsform, Vereine, Verbände, Familienangehörige von Geschäftspartnern oder deren Arbeitnehmer, als auch für Sachzuwendungen an die eigenen Mitarbeiter (§ 37b
EStG), enthielt und enthält jede Menge weiteren Zündstoff. Ein Teil dieses Zündstoffs wurde durch die Rechtsprechung entschärft, andere Teile durch sie verschärft.
Übernimmt der Schenkende die (pauschale) Steuer, muss derjenige, der beschenkt wird oder die Zuwendung erhält, keine weitere Steuer bezahlen. § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG bezieht sich auf alle Geschenke. Damit sind auch Geschenke erfasst, deren Werte 35 Euro überschreiten. Da aber alle Geschenke, unabhängig davon, wie hoch ihr Wert ist, pauschaliert versteuert werden können, sollten nach der Meinung des Bundesfinanzhofs darunter auch Geschenke, deren Wert bei oder unter 10 Euro liegt („Streuwerbeartikel“) und die Teilnahme an Geschäftsessen unter die Pauschalierungsregelung fallen. Das Bundesfinanzministerium (BMF, Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) teilt diese Meinung nicht. Die Finanzämter beziehen also weder Streugeschenke noch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung mit ein in den Geltungsbereich des § 37b EStG. Ausnahme: Die Bewirtung findet bei einer pauschal versteuerten Incentive-Reise oder einer Repräsentationsveranstaltung statt. Weitere richterliche Klarstellung, die auch die Finanzverwaltung so sieht: Unter die Pauschalierungsvorschrift in § 37b EStG fallen nur Zuwendungen, die – beim Empfänger – einkommensteuerbar und auch dem Grunde nach einkommensteuerpflichtig sind. Ausländischen Mitarbeitern, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, können Sie Ihre Zuwendungen also steuerfrei zukommen lassen.
37b EStG ist eine ziemlich praxisfremde Regelung, die nur schwer buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Auch die Vorstellungen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) schaffen nur bedingt erleichternde Praxisnähe.
Es ist und bleibt also relativ schwierig, steuerlich „fehlerlos“ zu schenken. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie die Wahl, die Sie bei der Pauschalierung haben, nur einheitlich für alle innerhalb
eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen ausüben dürfen. Immerhin aber ist es möglich, das Wahlrecht für Geschenke an Dritte anders auszuüben als das für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer.
Bei allen hier auftauchenden Problemstellungen sollten Sie engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater halten.
1. Geschenke und Zuwendungen an Geschäftspartner
Wird hier von „Geschenken“ gesprochen, sind nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen. Geld zählt nicht als Geschenk. Bei einem Geschenk muss also – zumindest für die steuerliche Anerkennung – eine Sache im Sinne des § 90 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder eine Leistung zugewendet werden.
1.1 Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder anders ausgedrückt: Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten.
Als Geschenke gelten nicht nur die obligate Flasche Wein oder Spirituosen, sondern auch Karten zu Sport- oder Kulturveranstaltungen respektive Einladungen in VIP-Logen oder Incentive-Reisen.
Die Kosten für eine „Streuwerbung“ sind Betriebsausgaben – und zwar in voller Höhe. Streuartikel sind Warenproben oder Werbeartikel, die in großen Massen unter die Leute gebracht werden. Als Streuwerbeartikel werden Sachzuwendungen angesehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001).
Wichtig:
Der Bundesfinanzhof hatte zwar mit dem Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 klargestellt, dass sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG auf alle Geschenke, also auch auf Streugeschenke, beziehe.
Damit hätten auch Streugeschenke, wenn der Empfänger sie nicht hätte versteuern sollen, pauschal vom Schenker versteuert werden müssen. Die Finanzverwaltung folgte dieser
Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht: Ihrer Meinung nach – und so ist auch die Praxis der Finanzämter – fallen Streugeschenke in der Regel nicht in den Geltungsbereich des § 37b
EStG, sind also nicht pauschal vom Schenker zu versteuern und müssen auch vom Empfänger nicht versteuert werden. Damit ist aber keine generelle Entwarnung gegeben, sondern
auch bei Streugeschenken kommt es auf den Einzelfall an.
Ob also tatsächlich Werbeaufwand und nicht doch „schon“ Geschenke vorliegen, muss – unabhängig von einer Betragsgrenze – individuell geprüft werden. Soweit die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird, handelt es sich um Geschenke, die der Abzugsbeschränkung unterliegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 ESt; Finanzgericht/FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.04.2016 – 6 K 2005/11; Oberfinanzdirektion/ OFD Frankfurt a.M. vom 27.02.2019 – S 2145 A – 005 St 210). Erfolgt hingegen eine Verteilung an eine Vielzahl von unbekannten Empfängern, kann regelmäßig von Werbeaufwand ausgegangen werden, der zu einem unbegrenzten Betriebsausgabenabzug führt.
Wichtig:
Sprechen Sie hier in Zweifelsfällen unbedingt Ihren Steuerberater an und lassen Sie von ihm klären, ob es sich bei der von Ihnen geplanten Aktion um Werbung oder um ein Geschenk handelt.
Auch Aufmerksamkeiten können Geschenke sein. Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung bei demjenigen führt, der die Aufmerksamkeit erhält. Eine Aufmerksamkeit an einen Geschäftsfreund ist ein Geschenk – hier müssen Sie die üblichen Regeln (35 Euro-Grenze) beachten. Aufmerksamkeiten, die teurer sind, dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe abziehen (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210). Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien/LStR) dagegen können Sie weiterhin unbegrenzt als Betriebsausgabe geltend machen.
Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung sind keine Geschenke (R 4.10 Abs. 4 Satz 5 Nr. 3 EStR).
Prämien aus (Neu-)Kundenwerbungsprogrammen und Vertragsneuabschlüssen dagegen können Geschenke sein. Sie können aber auch ein Bestandteil einer Gegenleistung sein und sind damit Betriebsausgabe (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210).
Wichtig:
In Zweifelsfällen sollten Sie hier den Rat Ihres Steuerberaters suchen, um keine “bösen” Überraschungen zu erleben.
Auch wer bei einem „gewöhnlichen“ Geschäftsessen „tafelt“, muss nach wie vor nicht befürchten, deswegen als „beschenkt“ zu gelten. Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung wird nicht von § 37b EStG erfasst.
Hinweis:
Hier folgte die Finanzverwaltung der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH vom 16.10.2013 – VI R 52/11) nur teilweise. Nach dessen Meinung bezog sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2
EStG auf alle Geschenke, also auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Es gebe – so der BFH – keine Rechtsgrundlage dafür, solche Zuwendungen von
vornherein von der Pauschalbesteuerung auszuschließen. Es komme vielmehr auch bei Bewirtungen darauf an, ob einkommensteuerbare Zuwendungen vorliegen. Die Finanzverwaltung
hat aber hervorgehoben, dass geschäftlich veranlasste Bewirtungen dann, wenn sie Teil einer Gesamtleistung sind, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert
wird, ebenfalls pauschal versteuert werden müssen, wenn der Empfänger die Zuwendung nicht selbst versteuern soll. Solche „Gesamtleistungen“ können beispielsweise Incentive-Reisen
oder Repräsentationsveranstaltungen, also etwa eine Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft, sein. Sprechen Sie in Zweifelsfällen am besten
vor der Veranstaltung mit Ihrem Steuerberater.
1.2 Geschenke in der Buchführung
Werden Geschenke falsch verbucht, ist es gleichgültig, ob die steuerlichen Vorschriften „sonst“ eingehalten wurden oder nicht: Schon allein wegen des formalen Mangels der Falschverbuchung
wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug verweigert werden, ohne dass Sie sich dagegen wehren können. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie alle buchhalterischen Regeln penibel genau einhalten.
1.2.1 Die 35 Euro-Grenze
Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und andere Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Anders ausgedrückt: Übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, müssen die Ausgaben dafür außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
Hinweis:
Auch Geschenke über 35 Euro können pauschal vom Schenker nach § 37b EStG versteuert werden. Nach dem BFH-Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 darf die Pauschalierungsmöglichkeit
nicht an der Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug festgemacht werden. Der Kunde muss dann das Geschenk nicht als Betriebseinnahme buchen und versteuern. Die Finanzverwaltung
teilt diese Einschätzung.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer berechnen die 35 Euro- Grenze netto, rechnen also die bezahlte Umsatzsteuer heraus. Der Unternehmer kann folglich, ohne den Betriebsausgabenabzug zu gefährden, Geschenke bis höchstens 41,65 Euro verschenken. Wer dann nämlich die – hier unterstellte – 19 % Umsatzsteuer herausrechnet, ist genau bei 35 Euro.
Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dagegen müssen die Grenze brutto, also inklusive Umsatzsteuer, berechnen. Sie dürfen, wenn sie den Betriebsausgabenabzug nicht gefährden wollen, keine Geschenke, die teurer sind als 35 Euro verschenken.
Rabatte, Boni oder Skonti „drücken“ den Preis auch steuerwirksam bei Kunden-Geschenken! Nicht mit zu den Geschenk-Kosten zählen die Transportkosten zum Empfänger und die „normalen“ Verpackungskosten. Ausnahme: Handelt es sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt, dann zählen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro.
Hinweis:
Es gibt aber Finanzämter, die Verpackungen und Glückwunschkarten auf jeden Fall und immer mit in die 35-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite
sein wollen, ziehen Sie den Wert für das Geschenkpapier, die Schleifen und die beigefügten Karten von den 35 Euro ab, damit Sie bei dem eigentlichen Geschenk nicht über die Grenze
kommen. Wenn Sie sich am Jahresanfang immer einen Vorrat an Glückwunschkarten oder Geschenkpapier zulegen, sollten Sie den „Stückpreis“ berechnen.
Wichtig:
Die Pauschalsteuer wird am Wert des Geschenks einschließlich(!) Umsatzsteuer bemessen.
Hinweis:
Eigentlich ist auch die übernommene Steuer ein Geschenk! Lediglich aus Vereinfachungsgründen(!) bezieht die Finanzverwaltung die Pauschalsteuer nicht in die Prüfung der 35 Euro-
Grenze mit ein. Das ist auch so geblieben, obwohl der Bundesfinanzhof (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14) entschieden hatte, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn dem
schenkenden Unternehmer Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde entstehen und er zusätzlich die Steuer, die durch die Zuwendung an den Beschenkten ausgelöst wird,
übernimmt, sodass beides zusammengerechnet die 35 Euro-Grenze übersteigt.
Die Finanzverwaltung hat dieses Urteil zwar für allgemein anwendbar erklärt, aber sie hat es mit einer Fußnote versehen. Darin sind die Finanzämter angewiesen, die Vereinfachungsregelung
in Randnummer 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 weiterhin anzuwenden. Das heißt: Bei der Beurteilung, ob die 35 Euro-Grenze überschritten ist oder nicht, zählt allein der reine Wert des Geschenks, die Steuer bleibt „außen vor“.
Ob diese Praxis im „Falle eines Falles“ bei einem Finanzgerichtsprozess – möglicherweise zu einer ganz anderen Frage – einer Prüfung standhalten wird, müsste sich im Zweifelsfall
zeigen. Sie und Ihr Steuerberater sollten diese mögliche „Falle“ im Hinterkopf behalten.
1.2.2 Buchung und Aufzeichnungspflicht bei Zuwendungen
Als Schenker müssen Sie Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf gesonderten „Geschenke-Konten“ verbuchen. Sie finden in den DATEV-Programmen zwei Geschenke-Konten. Halten Sie die 35 Euro-Grenze ein, buchen Sie das Geschenk auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig“, falls nicht, auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“. Sie müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und zeitnah verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Ebenso ist das Finanzamt bei Fehlbuchungen äußerst genau: In den allermeisten Fällen ist und bleibt der Betriebsausgabenabzug verwehrt.
Wichtig:
Geben Sie den Namen des Beschenkten direkt bei der Verbuchung an. Oder fügen Sie wenigstens Unterlagen als Buchungsbelege bei, aus denen der Empfänger Ihres Geschenkes
klar und eindeutig zu ersehen ist.
1.2.3 Sammelbuchungen
Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Sammelbuchungen bei Geschenken sind auch dann möglich, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten werden kann. Solche Geschenke sind beispielsweise Werbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder Ähnliches. Bei solchen Geschenken muss übrigens der Name der „Beschenkten“ nicht aufgezeichnet werden.
Tipp:
Bei der 35 Euro-Grenze müssen Sie an folgende drei Punkte denken:
1. Die 35 Euro-Grenze gilt für jeden einzelnen Emfänger!
2. Die 35 Euro sind kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig wäre. Die 35 Euro-Grenze bei Geschenken ist vielmehr eine Freigrenze! Das heißt, sobald die Aufwendungen für ein Geschenk die 35 Euro-Grenze überschreiten, können Sie den gesamten Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen.
3. Die 35 Euro-Grenze gilt jährlich (=Veranlagungszeitraum, also Kalenderjahr, auch wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben)!
1.2.4 Die Behandlung bei Beschenkten
Wer als Kunde, Lieferant oder Geschäftsfreund eines Unternehmens von diesem etwas geschenkt oder zugewendet bekommt, musste und muss immer noch diese Geschenke und Zuwendungen
als Einnahmen versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Schenker, die Aufwendungen für das Geschenk als Betriebsausgabe ansetzen kann. Nur wenn der Schenker das Geschenk pauschal versteuert und Sie als Beschenkten darüber unterrichtet, müssen Sie keine Steuer mehr bezahlen.
1.3 Pauschalbesteuerung für Geschenke
Seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit von Geschenken. Begünstigt sind nur Sachzuwendungen, keine Geldgeschenke. Der Schenker versteuert das Geschenk pauschal mit
30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten, er muss keine Steuer mehr auf die Einnahmen bezahlen. Der Schenker muss den Beschenkten darüber unterrichten, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. So könnte eine solche Benachrichtigung aussehen:
Musterschreiben:
Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die
Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir
haben diese Pauschalsteuer beim Finanzamt Musterstadt
unter der Steuernummer 12345/67890 angemeldet und
abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren
Steuerunterlagen.
Der Beschenkte sollte diese Benachrichtigung mit zu seinen Akten nehmen, denn sie – und nur sie – ist der „Freibrief“ dafür, dass er selbst das Geschenk nicht als Betriebseinnahme versteuern muss.
Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.
Hinweis:
Die 10.000 Euro-Grenzen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und Nr. 2) sind brutto zu sehen. Wenden Sie einem Empfänger insgesamt drei Mal Geschenke zu, die einzeln jeweils 4.000 Euro betragen, dann müssen Sie bei einer Pauschalierung nicht nur das erste und das zweite, sondern auch die Hälfte des dritten Geschenks pauschal versteuern.
Wenn Sie einem Geschäftspartner wiederum drei Geschenke machen, eines 4.000 Euro, das zweite 5.500 Euro und das dritte 12.000 Euro, dann können Sie das erste und das zweite Geschenk pauschal versteuern. Lediglich das dritte Geschenk, das die 10.000 Euro-Grenze überschreitet, können Sie nicht nach § 37b EStG pauschal versteuern.
1.3.1 Betriebsausgabenabzug
Übersteigt der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nicht, ist für den Schenker die übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
Werden Geschenke verteilt, deren Einzelwert über 35 Euro liegt, können diese immer noch pauschal versteuert werden. Denn die Pauschalierungsmöglichkeit erfasst die Steuer, die durch ein Geschenk entsteht, wenn dieses dem Empfänger im Zusammenhang mit seiner betrieblichen Tätigkeit zufließt. Sie gilt für alle Geschenke, unabhängig davon, ob sie den Wert von 35 Euro im Jahr überschreitet oder nicht.
Anders ausgedrückt: Pauschalieren „geht immer“, aber die übernommene Pauschalsteuer „teilt das steuerliche Schicksal“ des Geschenks. Wird die 35-Euro-Grenze nicht überschritten, darf die
übernommene Pauschalsteuer auch ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 35-Euro-Grenze kann zwar noch pauschaliert werden, aber der Schenker darf die von ihm getragene Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe geltend machen (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14).
Beispiel:
Schenken Sie einem Geschäftspartner eine Kiste französischen Rotweins
für 200 Euro, ist das eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Auch die
übernommene Pauschalsteuer (30 % plus Solidaritätszuschlag und
pauschaler Kirchensteuer) in Höhe von 67,50 Euro
sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Gesamtbetrag der nicht
abziehbaren Betriebsausgaben sind also insgesamt 267,50 Euro.
„Einige Nummern kleiner“ stellt sich die Lage anders dar. Der geschenkte Wein kostet nur 20 Euro, die Pauschalsteuer darauf beträgt 6,75 Euro. Beide Ausgaben sind bei Ihnen abzugsfähige, also gewinn- und damit steuermindernde Betriebsausgaben.
Gibt ein Beschenkter eine pauschaliert besteuerte Zuwendung unmittelbar weiter, entfällt eine erneute pauschale Besteuerung nach § 37b EStG, wenn er hierfür selbst keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.
1.3.2 Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer
Die Pauschalsteuer wird nach dem Brutto-Wert des Geschenks, also einschließlich der darauf entfallenen Umsatzsteuer, berechnet. Diese Pauschalsteuer entsteht unabhängig davon, ob der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann oder nicht.
Beispiel:
Ein Unternehmer macht seinem Lieferanten ein Geschenk, für das er netto 15 Euro bezahlt hat. Diesen Wert erfasst er als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer so in seiner Buchführung. Er muss dennoch die Geschenke-Pauschalsteuer aus dem Brutto-Betrag in Höhe von 17,85 Euro (19 % Umsatzsteuer unterstellt) berechnen.
Die Pauschalsteuer von 30 % erhöht sich – da sie wie Lohnsteuer behandelt wird – um die mit der pauschalen Lohnsteuer verbundenen Nebensteuern wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, beträgt also letztendlich 33,75 %. Dabei ist es gleichgültig, ob der Geschäftspartner einer steuererhebungsberechtigten Kirche angehört oder nicht – die pauschale Kirchensteuer wird stets fällig.
1.3.3 Einheitlichkeit bei der (Pauschal-)Besteuerung gefordert
Sie als Unternehmer können das Wahlrecht zur Pauschalierung nur einheitlich für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr ausüben (§ 37b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Wahlrecht ist unwiderruflich. Sie können also – wenn Sie einmal eine Entscheidung pro oder contra Pauschalversteuerung getroffen haben, sich nicht mehr umentscheiden.
Sie können aber bei Geschenken an Geschäftspartner eine andere Entscheidung treffen als bei Zuwendungen an Mitarbeiter (BMF-Schreiben vom19.05.2015 – IV C 6 S 2297-b/14/10001). Mit
anderen Worten: Sie können jetzt Geschenke an Geschäftspartner pauschaliert besteuern, ohne deswegen die Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer auch pauschaliert besteuern zu müssen – und umgekehrt.
Wer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (im Konzern) beschenkt, kann diese Zuwendungen individuell besteuern, auch wenn er die übrigen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschaliert besteuert. Aber Achtung: Nur diese Differenzierung ist erlaubt. Heißt: Für die übrigen Zuwendungen kann er dann das Wahlrecht wiederum nur einheitlich ausüben.
Übt ein ausländischer Zuwendender das Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG aus, sind die Zuwendungen, die im Inland gewährt werden, insgesamt einheitlich zu pauschalieren.
Ausgeübt wird das Wahlrecht über die Lohnsteuer-Anmeldungen. Das gilt auch für Zuwendungen an Geschäftspartner.
Tipp:
Vor der Wahl, ob Sie Geschenke pauschaliert versteuern wollen oder nicht, sollten Sie mit spitzem Bleistift rechnen. Fragen Sie hier unbedingt Ihren Steuerberater, bevor Sie sich für
eine Möglichkeit entscheiden. Denn Sie können Ihre Wahl nicht mehr rückgängig machen!
Beispiel
Beispiel: Sie schenken am Ende des Jahres ihren guten Kunden traditionell eine Flasche Wein. Der Einkaufspreis beträgt 30 Euro pro Flasche. Sie erwerben 200 Flaschen, die Sie verschenken werden. Die hierfür zu entrichtenden 6.000 Euro sind bei Ihnen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), da pro Kunde und Jahr die Grenze von 35 Euro je Geschenk nicht überschritten wird.
Sie haben einen ganz besonders guten Kunden, dem Sie statt der „obligatorischen“ Flasche Wein eine VIP-Lounge-Eintrittskarte im Wert von 250 Euro schenken. Damit der Kunde keinen „Ärger mit dem Finanzamt“ bekommt, wollen Sie diese 250 Euro pauschal versteuern. Sie denken, dass mit 75 Euro (= 250 Euro x 30 %) alles „erledigt“ ist. Weit gefehlt! Denn Sie müssen alle Geschenke eines Kalenderjahres einheitlich behandeln. Mit anderen Worten: Sie müssen – wenn Sie das 250 Euro-Geschenk pauschal versteuern wollen – auch die anderen Geschenke pauschal versteuern. Damit müssen Sie:
a) 250 Euro x 30% x 1 = 75 Euro
und
b) 30 Euro x 30% x 200 = 1.800 Euro
insgesamt also 1.875 Euro Pauschalsteuer bezahlen. Der Einfachheit halber wurde auf den Miteinbezug von pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verzichtet.
Folge: Sie müssen auch alle „Weinflaschen-Empfänger“ unterrichten, dass Sie die pauschale Steuer für das Geschenk übernommen haben.
Wenn Sie diese Folge vermeiden wollen, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Sie können entweder darauf verzichten, dem guten Kunden seine VIP-Lounge-Eintrittskarte zu geben oder Sie teilen ihm mit, was das Geschenk wert war und lassen es ihn als Betriebseinnahme versteuern oder Sie geben ihm das Geschenk privat.
2. Sachzuwendungen an Mitarbeiter
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehören bei diesem regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Von dieser Regel gibt es Ausnahmen:
2.1 Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?
Bei so genannten Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken (= seit dem 01.01.2015 also solchen nicht über 60 Euro) entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche
Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs etc. die dem Arbeitnehmer aus besonderem Anlass gewährt werden.
Wichtig:
Bei den 60 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Tipp:
Sie können die Freigrenze von 60 Euro mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen (z.B. Geburtstag, Namenstag etc.).
Neben der 60 Euro-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von monatlich 44 Euro für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass.
2.2. Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen
Die vorstehend genannten Regelungen können Sie als Arbeitgeber nach wie vor nutzen. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30 %-igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht.
Beispiel:
Sie bezahlen Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, deren Wert 60 Euro übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).
2.3. Ausnahmen von der Pauschalierungsmöglichkeit
Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach §37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei
– Sachzuwendungen im Sinn von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil
muss nach wie vor entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
– Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den
Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen er Handel treibt.
– Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).
– Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).
– der Pauschalierung von sonstigen Bezügen mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1
EStG).
Wichtig:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 Euro liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent
überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten
Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben außer Ansatz.
Hinweis:
Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer
eines Dritten erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/
SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig.
2.4. Geschenk- und Tankgutscheine
Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Gutscheine geben, die diese bei anderen Unternehmen einlösen können, dann muss genau darauf stehen, auf welche „Sache“ (= Ware oder Dienstleistung) Ihr Arbeitnehmer Anspruch hat. Das ist wichtig, weil solche Aufmerksamkeiten nur dann lohnsteuerfrei innerhalb der 44-Euro-Freigrenze sind, wenn es sich um eine Sachzuwendung handelt. Anders ausgedrückt: Es darf kein Bargeld zugewendet werden, und zwar noch nicht einmal teilweise.
Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer löst den Gutschein ein und lässt sich den ” nicht verbrauchten” Restbetrag ausbezahlen. Damit liegt keine Sachzuwendung mehr vor, der gesamte Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Ausweg: Sie müssen sicherstellen, also z. B. mit den Gutschein-Unternehmen nachweislich vereinbaren, dass Restbeträge nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie als Arbeitgeber beweisen (können), dass Ihre Sachzuwendungen steuerfrei sind. Dazu gehört es auch, dass Gutscheine nur für die vereinbarte Sachzuwendung eingelöst werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie sich von den einlösenden Stellen regelmäßig bestätigen lassen, dass Restbeträge grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.
Früher wurde es „gefährlich“, wenn Sie auf Gutscheinen anzurechnende Beträge oder Höchstbeträge angeben hatten. Denn dann war nach der „harten Lesart“ kein Sachbezug mehr gegeben. Nunmehr gilt: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44 Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kann also angewendet werden.
Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern statt „papierner“ elektronische Gutscheine geben. Tankkarten vom Arbeitgeber sind erlaubt (BFH vom 11.11.2010 – VI R 27/09). Auch hier entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern die Grenzen, konkret: 44 Euro je Monat je Arbeitnehmer, eingehalten werden. Wenn auf der elektronischen Karte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro gespeichert sind, können Sie darüber hinaus dann Ihren Arbeitnehmern keine weiteren Sachzuwendungen lohnsteuerfrei zukommen lassen.
Auch „Tankumwege“ zur „Betriebstankstelle“ sind nicht nötig. Ihre Mitarbeiter können zu einer beliebigen Tankstelle fahren, das Tanken zunächst selbst bezahlen und sich von Ihnen dann gegen Beleg das vorgestreckte Geld auszahlen lassen, ohne dass deswegen Lohnsteuer anfällt (BFH vom 11.11.2014 – VI R 41/10).
3. Sonderfragen der Pauschalversteuerung
Für besondere Arten von Geschenken und Zuwendungen gelten natürlich auch besondere Regelungen.
3.1 VIP-Logen
Wird Ihnen als werbendem Unternehmer ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, der neben der Werbeleistung auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung umfasst, können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05) den Rechnungsbetrag aufteilen in:
– Werbung: 40 % = in vollem Umfang Betriebsausgabe
– Bewirtung: 30% = zu 70% Betriebsausgabe und
– Geschenke: 30 %, davon wiederum entfallen 50% an Arbeitnehmer und 50% an Geschäftsfreunde.
Diese vereinfachte Aufteilungsregelung können Sie auch weiterhin im Zusammenhang mit § 37b EStG nutzen, wobei zur Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung nur die Aufwendungen für Geschenke zählen.
3.2 Incentive-Reisen
Incentive-Reisen sind Reisen, mit denen eine besondere Anstrengung belohnt werden soll. Alle Ausgaben sind unstrittig Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern sind solche Incentive-Reisen in aller Regel Arbeitslohn.
Hinweis:
Betreut ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß seines Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung, kann dies im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des
Arbeitgebers liegen und daher die Zuwendung eines lohnsteuerrechtlichen Vorteils ausschließen (BFH vom 16.10.2013 – VI R 78/12).
Werden Geschäftspartner eingeladen, ist die Reise bei diesen zuerst (steuerpflichtige) Betriebseinnahme und gleichzeitig Entnahme (BFH vom 22.07.1988 – III R 175/85).
Die Kosten für Incentive-Reisen können pauschal nach § 37b EStG versteuert werden. Da die gesamten Kosten Betriebsausgaben sind, ist auch die vom Auslobenden übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
3.3 Nicht lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer
Sind Arbeitnehmer, die grundsätzlich pauschal versteuerbare Sachzuwendungen erhalten, aber gar nicht in Deutschland (lohn-) steuerpflichtig, müssen Sie als Arbeitgeber diese Zuwendungen
nicht – auch nicht pauschal – versteuern (BFH vom 16.10.2013 – VI R 57/11). Mit anderen Worten: Die Zuwendungen sind steuerfrei.
3.4 Rücknahme von Pauschalierungswahlrechten
Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37b Abs. 1 EStG (Dritte, Nicht-Arbeitnehmer) und Abs. 2 (Arbeitnehmer) dürfen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (BFH vom 15.06.2016 – VI R 54/15). Die Pauschalierungsmöglichkeiten sind für beide Fälle antragslos ausgestaltet und werden durch Abgabe der entsprechenden
Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierungswahlrechte sind widerruflich. Das ergibt sich zum einen aus dem Gesetzeswortlaut. Denn Antrags- und Wahlrechte, die weder unwiderruflich ausgestaltet sind noch einer
zeitlichen Begrenzung unterliegen, können anderweitig ausgeübt werden, solange der Steuerbescheid nicht bestandskräftig und die Feststellungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Der Widerruf führt dazu, dass die Zuwendungen rückwirkend in die Veranlagung der Zuwendungsempfänger als Einnahmen einzubeziehen sind.
Für den Widerruf genügt eine formlose Erklärung des Zuwendenden allerdings nicht. Der Widerruf muss durch Abgabe einer (ggf. auf „Null“ lautenden) Steueranmeldung gegenüber dem Betriebsstätten- Finanzamt erklärt werden. Außerdem ist der Widerruf nur wirksam, wenn der Zuwendende die Zuwendungsempfänger davon unterrichtet, damit diese die entsprechenden Einnahmen für ihre Veranlagung nacherklären können.
Wichtig:
Es dürfte wohl praktisch kaum vorkommen, dass jemand die Pauschalierung widerruft. Täte er es, dann müsste er damit rechnen, dass sich die Geschäftsbeziehungen und das Arbeitsklima
nicht – wie erhofft – durch das Geschenk verbessern, sondern viel eher verschlechtern. Sollten Sie diese Möglichkeit erwägen, sollten Sie nicht nur steuerliche Überlegungen anstellen.
„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt für Geschenke an Geschäftspartner zum Erhalten oder zur Förderung der Geschäftsbeziehungen ebenso wie für motivationsfördernde
Sachzuwendungen an Mitarbeiter. „Leider“ trüben nicht nur die zunehmenden Compliance-Regelungen in Unternehmen oder andere Gesetze, die Zugaben einschränken, sondern vor allem die
geltenden Steuergesetze die Freude erheblich, und zwar sowohl beim Empfänger als auch beim Schenker.
Bekannt sind die Wertbeschränkungen eines Geschenkes und die Aufzeichnungspflichten, die „schon immer“ Anlass zum Streit gegeben
haben. Die „eigentlich gut gemeinte“ Möglichkeit zur Pauschalversteuerung von Geschenken an Geschäftspartner (Kunden, Geschäftsfreunde, Lieferanten, etc.), „befreundete Unternehmen“
gleichgültig welcher Rechtsform, Vereine, Verbände, Familienangehörige von Geschäftspartnern oder deren Arbeitnehmer, als auch für Sachzuwendungen an die eigenen Mitarbeiter (§ 37b
EStG), enthielt und enthält jede Menge weiteren Zündstoff. Ein Teil dieses Zündstoffs wurde durch die Rechtsprechung entschärft, andere Teile durch sie verschärft.
Übernimmt der Schenkende die (pauschale) Steuer, muss derjenige, der beschenkt wird oder die Zuwendung erhält, keine weitere Steuer bezahlen. § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG bezieht sich auf alle Geschenke. Damit sind auch Geschenke erfasst, deren Werte 35 Euro überschreiten. Da aber alle Geschenke, unabhängig davon, wie hoch ihr Wert ist, pauschaliert versteuert werden können, sollten nach der Meinung des Bundesfinanzhofs darunter auch Geschenke, deren Wert bei oder unter 10 Euro liegt („Streuwerbeartikel“) und die Teilnahme an Geschäftsessen unter die Pauschalierungsregelung fallen. Das Bundesfinanzministerium (BMF, Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) teilt diese Meinung nicht. Die Finanzämter beziehen also weder Streugeschenke noch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung mit ein in den Geltungsbereich des § 37b EStG. Ausnahme: Die Bewirtung findet bei einer pauschal versteuerten Incentive-Reise oder einer Repräsentationsveranstaltung statt. Weitere richterliche Klarstellung, die auch die Finanzverwaltung so sieht: Unter die Pauschalierungsvorschrift in § 37b EStG fallen nur Zuwendungen, die – beim Empfänger – einkommensteuerbar und auch dem Grunde nach einkommensteuerpflichtig sind. Ausländischen Mitarbeitern, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, können Sie Ihre Zuwendungen also steuerfrei zukommen lassen.
37b EStG ist eine ziemlich praxisfremde Regelung, die nur schwer buchhalterisch korrekt umzusetzen ist. Auch die Vorstellungen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001) schaffen nur bedingt erleichternde Praxisnähe.
Es ist und bleibt also relativ schwierig, steuerlich „fehlerlos“ zu schenken. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie die Wahl, die Sie bei der Pauschalierung haben, nur einheitlich für alle innerhalb
eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen ausüben dürfen. Immerhin aber ist es möglich, das Wahlrecht für Geschenke an Dritte anders auszuüben als das für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer.
Bei allen hier auftauchenden Problemstellungen sollten Sie engen Kontakt zu Ihrem Steuerberater halten.
1. Geschenke und Zuwendungen an Geschäftspartner
Wird hier von „Geschenken“ gesprochen, sind nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde etc. gemeint, nicht privat veranlasste Zuwendungen. Geld zählt nicht als Geschenk. Bei einem Geschenk muss also – zumindest für die steuerliche Anerkennung – eine Sache im Sinne des § 90 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder eine Leistung zugewendet werden.
1.1 Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder anders ausgedrückt: Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten.
Als Geschenke gelten nicht nur die obligate Flasche Wein oder Spirituosen, sondern auch Karten zu Sport- oder Kulturveranstaltungen respektive Einladungen in VIP-Logen oder Incentive-Reisen.
Die Kosten für eine „Streuwerbung“ sind Betriebsausgaben – und zwar in voller Höhe. Streuartikel sind Warenproben oder Werbeartikel, die in großen Massen unter die Leute gebracht werden. Als Streuwerbeartikel werden Sachzuwendungen angesehen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 6 – S 2297-b14/10001).
Wichtig:
Der Bundesfinanzhof hatte zwar mit dem Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 klargestellt, dass sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG auf alle Geschenke, also auch auf Streugeschenke, beziehe.
Damit hätten auch Streugeschenke, wenn der Empfänger sie nicht hätte versteuern sollen, pauschal vom Schenker versteuert werden müssen. Die Finanzverwaltung folgte dieser
Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht: Ihrer Meinung nach – und so ist auch die Praxis der Finanzämter – fallen Streugeschenke in der Regel nicht in den Geltungsbereich des § 37b
EStG, sind also nicht pauschal vom Schenker zu versteuern und müssen auch vom Empfänger nicht versteuert werden. Damit ist aber keine generelle Entwarnung gegeben, sondern
auch bei Streugeschenken kommt es auf den Einzelfall an.
Ob also tatsächlich Werbeaufwand und nicht doch „schon“ Geschenke vorliegen, muss – unabhängig von einer Betragsgrenze – individuell geprüft werden. Soweit die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird, handelt es sich um Geschenke, die der Abzugsbeschränkung unterliegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 ESt; Finanzgericht/FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.04.2016 – 6 K 2005/11; Oberfinanzdirektion/ OFD Frankfurt a.M. vom 27.02.2019 – S 2145 A – 005 St 210). Erfolgt hingegen eine Verteilung an eine Vielzahl von unbekannten Empfängern, kann regelmäßig von Werbeaufwand ausgegangen werden, der zu einem unbegrenzten Betriebsausgabenabzug führt.
Wichtig:
Sprechen Sie hier in Zweifelsfällen unbedingt Ihren Steuerberater an und lassen Sie von ihm klären, ob es sich bei der von Ihnen geplanten Aktion um Werbung oder um ein Geschenk handelt.
Auch Aufmerksamkeiten können Geschenke sein. Aufmerksamkeiten sind Sachleistungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung bei demjenigen führt, der die Aufmerksamkeit erhält. Eine Aufmerksamkeit an einen Geschäftsfreund ist ein Geschenk – hier müssen Sie die üblichen Regeln (35 Euro-Grenze) beachten. Aufmerksamkeiten, die teurer sind, dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe abziehen (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210). Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer (R 19.6 Abs. 1 Lohnsteuer-Richtlinien/LStR) dagegen können Sie weiterhin unbegrenzt als Betriebsausgabe geltend machen.
Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung sind keine Geschenke (R 4.10 Abs. 4 Satz 5 Nr. 3 EStR).
Prämien aus (Neu-)Kundenwerbungsprogrammen und Vertragsneuabschlüssen dagegen können Geschenke sein. Sie können aber auch ein Bestandteil einer Gegenleistung sein und sind damit Betriebsausgabe (OFD Frankfurt a.M., Verfügung vom 27.02.2019, S 2145 A – 005 – St 210).
Wichtig:
In Zweifelsfällen sollten Sie hier den Rat Ihres Steuerberaters suchen, um keine “bösen” Überraschungen zu erleben.
Auch wer bei einem „gewöhnlichen“ Geschäftsessen „tafelt“, muss nach wie vor nicht befürchten, deswegen als „beschenkt“ zu gelten. Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung wird nicht von § 37b EStG erfasst.
Hinweis:
Hier folgte die Finanzverwaltung der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH vom 16.10.2013 – VI R 52/11) nur teilweise. Nach dessen Meinung bezog sich § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2
EStG auf alle Geschenke, also auch die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Es gebe – so der BFH – keine Rechtsgrundlage dafür, solche Zuwendungen von
vornherein von der Pauschalbesteuerung auszuschließen. Es komme vielmehr auch bei Bewirtungen darauf an, ob einkommensteuerbare Zuwendungen vorliegen. Die Finanzverwaltung
hat aber hervorgehoben, dass geschäftlich veranlasste Bewirtungen dann, wenn sie Teil einer Gesamtleistung sind, die insgesamt als Zuwendung nach § 37b EStG besteuert
wird, ebenfalls pauschal versteuert werden müssen, wenn der Empfänger die Zuwendung nicht selbst versteuern soll. Solche „Gesamtleistungen“ können beispielsweise Incentive-Reisen
oder Repräsentationsveranstaltungen, also etwa eine Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft, sein. Sprechen Sie in Zweifelsfällen am besten
vor der Veranstaltung mit Ihrem Steuerberater.
1.2 Geschenke in der Buchführung
Werden Geschenke falsch verbucht, ist es gleichgültig, ob die steuerlichen Vorschriften „sonst“ eingehalten wurden oder nicht: Schon allein wegen des formalen Mangels der Falschverbuchung
wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug verweigert werden, ohne dass Sie sich dagegen wehren können. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie alle buchhalterischen Regeln penibel genau einhalten.
1.2.1 Die 35 Euro-Grenze
Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und andere Geschäftspartner dürfen nur dann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Anders ausgedrückt: Übersteigt ein Geschenk die 35 Euro-Grenze, müssen die Ausgaben dafür außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
Hinweis:
Auch Geschenke über 35 Euro können pauschal vom Schenker nach § 37b EStG versteuert werden. Nach dem BFH-Urteil vom 16.10.2013 – VI R 52/11 darf die Pauschalierungsmöglichkeit
nicht an der Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug festgemacht werden. Der Kunde muss dann das Geschenk nicht als Betriebseinnahme buchen und versteuern. Die Finanzverwaltung
teilt diese Einschätzung.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer berechnen die 35 Euro- Grenze netto, rechnen also die bezahlte Umsatzsteuer heraus. Der Unternehmer kann folglich, ohne den Betriebsausgabenabzug zu gefährden, Geschenke bis höchstens 41,65 Euro verschenken. Wer dann nämlich die – hier unterstellte – 19 % Umsatzsteuer herausrechnet, ist genau bei 35 Euro.
Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dagegen müssen die Grenze brutto, also inklusive Umsatzsteuer, berechnen. Sie dürfen, wenn sie den Betriebsausgabenabzug nicht gefährden wollen, keine Geschenke, die teurer sind als 35 Euro verschenken.
Rabatte, Boni oder Skonti „drücken“ den Preis auch steuerwirksam bei Kunden-Geschenken! Nicht mit zu den Geschenk-Kosten zählen die Transportkosten zum Empfänger und die „normalen“ Verpackungskosten. Ausnahme: Handelt es sich um eine Geschenkverpackung, die wertmäßig ins Gewicht fällt, dann zählen die Verpackungskosten mit zu den 35 Euro.
Hinweis:
Es gibt aber Finanzämter, die Verpackungen und Glückwunschkarten auf jeden Fall und immer mit in die 35-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie in solchen Fällen auf der sicheren Seite
sein wollen, ziehen Sie den Wert für das Geschenkpapier, die Schleifen und die beigefügten Karten von den 35 Euro ab, damit Sie bei dem eigentlichen Geschenk nicht über die Grenze
kommen. Wenn Sie sich am Jahresanfang immer einen Vorrat an Glückwunschkarten oder Geschenkpapier zulegen, sollten Sie den „Stückpreis“ berechnen.
Wichtig:
Die Pauschalsteuer wird am Wert des Geschenks einschließlich(!) Umsatzsteuer bemessen.
Hinweis:
Eigentlich ist auch die übernommene Steuer ein Geschenk! Lediglich aus Vereinfachungsgründen(!) bezieht die Finanzverwaltung die Pauschalsteuer nicht in die Prüfung der 35 Euro-
Grenze mit ein. Das ist auch so geblieben, obwohl der Bundesfinanzhof (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14) entschieden hatte, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn dem
schenkenden Unternehmer Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde entstehen und er zusätzlich die Steuer, die durch die Zuwendung an den Beschenkten ausgelöst wird,
übernimmt, sodass beides zusammengerechnet die 35 Euro-Grenze übersteigt.
Die Finanzverwaltung hat dieses Urteil zwar für allgemein anwendbar erklärt, aber sie hat es mit einer Fußnote versehen. Darin sind die Finanzämter angewiesen, die Vereinfachungsregelung
in Randnummer 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 weiterhin anzuwenden. Das heißt: Bei der Beurteilung, ob die 35 Euro-Grenze überschritten ist oder nicht, zählt allein der reine Wert des Geschenks, die Steuer bleibt „außen vor“.
Ob diese Praxis im „Falle eines Falles“ bei einem Finanzgerichtsprozess – möglicherweise zu einer ganz anderen Frage – einer Prüfung standhalten wird, müsste sich im Zweifelsfall
zeigen. Sie und Ihr Steuerberater sollten diese mögliche „Falle“ im Hinterkopf behalten.
1.2.2 Buchung und Aufzeichnungspflicht bei Zuwendungen
Als Schenker müssen Sie Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf gesonderten „Geschenke-Konten“ verbuchen. Sie finden in den DATEV-Programmen zwei Geschenke-Konten. Halten Sie die 35 Euro-Grenze ein, buchen Sie das Geschenk auf dem Konto „Geschenke abzugsfähig“, falls nicht, auf dem Konto „Geschenke nicht abzugsfähig“. Sie müssen die Aufwendungen für Geschenke einzeln und zeitnah verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Ebenso ist das Finanzamt bei Fehlbuchungen äußerst genau: In den allermeisten Fällen ist und bleibt der Betriebsausgabenabzug verwehrt.
Wichtig:
Geben Sie den Namen des Beschenkten direkt bei der Verbuchung an. Oder fügen Sie wenigstens Unterlagen als Buchungsbelege bei, aus denen der Empfänger Ihres Geschenkes
klar und eindeutig zu ersehen ist.
1.2.3 Sammelbuchungen
Sammelbuchungen bei Geschenken sind dann möglich, wenn die Geschenke gleicher Art sind und die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Sammelbuchungen bei Geschenken sind auch dann möglich, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger nicht überschritten werden kann. Solche Geschenke sind beispielsweise Werbeartikel wie Taschenkalender, Kugelschreiber oder Ähnliches. Bei solchen Geschenken muss übrigens der Name der „Beschenkten“ nicht aufgezeichnet werden.
Tipp:
Bei der 35 Euro-Grenze müssen Sie an folgende drei Punkte denken:
1. Die 35 Euro-Grenze gilt für jeden einzelnen Emfänger!
2. Die 35 Euro sind kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig wäre. Die 35 Euro-Grenze bei Geschenken ist vielmehr eine Freigrenze! Das heißt, sobald die Aufwendungen für ein Geschenk die 35 Euro-Grenze überschreiten, können Sie den gesamten Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzen.
3. Die 35 Euro-Grenze gilt jährlich (=Veranlagungszeitraum, also Kalenderjahr, auch wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben)!
1.2.4 Die Behandlung bei Beschenkten
Wer als Kunde, Lieferant oder Geschäftsfreund eines Unternehmens von diesem etwas geschenkt oder zugewendet bekommt, musste und muss immer noch diese Geschenke und Zuwendungen
als Einnahmen versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Schenker, die Aufwendungen für das Geschenk als Betriebsausgabe ansetzen kann. Nur wenn der Schenker das Geschenk pauschal versteuert und Sie als Beschenkten darüber unterrichtet, müssen Sie keine Steuer mehr bezahlen.
1.3 Pauschalbesteuerung für Geschenke
Seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit von Geschenken. Begünstigt sind nur Sachzuwendungen, keine Geldgeschenke. Der Schenker versteuert das Geschenk pauschal mit
30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten, er muss keine Steuer mehr auf die Einnahmen bezahlen. Der Schenker muss den Beschenkten darüber unterrichten, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. So könnte eine solche Benachrichtigung aussehen:
Musterschreiben:
Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die
Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir
haben diese Pauschalsteuer beim Finanzamt Musterstadt
unter der Steuernummer 12345/67890 angemeldet und
abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren
Steuerunterlagen.
Der Beschenkte sollte diese Benachrichtigung mit zu seinen Akten nehmen, denn sie – und nur sie – ist der „Freibrief“ dafür, dass er selbst das Geschenk nicht als Betriebseinnahme versteuern muss.
Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.
Hinweis:
Die 10.000 Euro-Grenzen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 und Nr. 2) sind brutto zu sehen. Wenden Sie einem Empfänger insgesamt drei Mal Geschenke zu, die einzeln jeweils 4.000 Euro betragen, dann müssen Sie bei einer Pauschalierung nicht nur das erste und das zweite, sondern auch die Hälfte des dritten Geschenks pauschal versteuern.
Wenn Sie einem Geschäftspartner wiederum drei Geschenke machen, eines 4.000 Euro, das zweite 5.500 Euro und das dritte 12.000 Euro, dann können Sie das erste und das zweite Geschenk pauschal versteuern. Lediglich das dritte Geschenk, das die 10.000 Euro-Grenze überschreitet, können Sie nicht nach § 37b EStG pauschal versteuern.
1.3.1 Betriebsausgabenabzug
Übersteigt der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nicht, ist für den Schenker die übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
Werden Geschenke verteilt, deren Einzelwert über 35 Euro liegt, können diese immer noch pauschal versteuert werden. Denn die Pauschalierungsmöglichkeit erfasst die Steuer, die durch ein Geschenk entsteht, wenn dieses dem Empfänger im Zusammenhang mit seiner betrieblichen Tätigkeit zufließt. Sie gilt für alle Geschenke, unabhängig davon, ob sie den Wert von 35 Euro im Jahr überschreitet oder nicht.
Anders ausgedrückt: Pauschalieren „geht immer“, aber die übernommene Pauschalsteuer „teilt das steuerliche Schicksal“ des Geschenks. Wird die 35-Euro-Grenze nicht überschritten, darf die
übernommene Pauschalsteuer auch ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 35-Euro-Grenze kann zwar noch pauschaliert werden, aber der Schenker darf die von ihm getragene Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe geltend machen (BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14).
Beispiel:
Schenken Sie einem Geschäftspartner eine Kiste französischen Rotweins
für 200 Euro, ist das eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Auch die
übernommene Pauschalsteuer (30 % plus Solidaritätszuschlag und
pauschaler Kirchensteuer) in Höhe von 67,50 Euro
sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Gesamtbetrag der nicht
abziehbaren Betriebsausgaben sind also insgesamt 267,50 Euro.
„Einige Nummern kleiner“ stellt sich die Lage anders dar. Der geschenkte Wein kostet nur 20 Euro, die Pauschalsteuer darauf beträgt 6,75 Euro. Beide Ausgaben sind bei Ihnen abzugsfähige, also gewinn- und damit steuermindernde Betriebsausgaben.
Gibt ein Beschenkter eine pauschaliert besteuerte Zuwendung unmittelbar weiter, entfällt eine erneute pauschale Besteuerung nach § 37b EStG, wenn er hierfür selbst keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.
1.3.2 Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer
Die Pauschalsteuer wird nach dem Brutto-Wert des Geschenks, also einschließlich der darauf entfallenen Umsatzsteuer, berechnet. Diese Pauschalsteuer entsteht unabhängig davon, ob der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann oder nicht.
Beispiel:
Ein Unternehmer macht seinem Lieferanten ein Geschenk, für das er netto 15 Euro bezahlt hat. Diesen Wert erfasst er als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer so in seiner Buchführung. Er muss dennoch die Geschenke-Pauschalsteuer aus dem Brutto-Betrag in Höhe von 17,85 Euro (19 % Umsatzsteuer unterstellt) berechnen.
Die Pauschalsteuer von 30 % erhöht sich – da sie wie Lohnsteuer behandelt wird – um die mit der pauschalen Lohnsteuer verbundenen Nebensteuern wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, beträgt also letztendlich 33,75 %. Dabei ist es gleichgültig, ob der Geschäftspartner einer steuererhebungsberechtigten Kirche angehört oder nicht – die pauschale Kirchensteuer wird stets fällig.
1.3.3 Einheitlichkeit bei der (Pauschal-)Besteuerung gefordert
Sie als Unternehmer können das Wahlrecht zur Pauschalierung nur einheitlich für alle Zuwendungen im Wirtschaftsjahr ausüben (§ 37b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das Wahlrecht ist unwiderruflich. Sie können also – wenn Sie einmal eine Entscheidung pro oder contra Pauschalversteuerung getroffen haben, sich nicht mehr umentscheiden.
Sie können aber bei Geschenken an Geschäftspartner eine andere Entscheidung treffen als bei Zuwendungen an Mitarbeiter (BMF-Schreiben vom19.05.2015 – IV C 6 S 2297-b/14/10001). Mit
anderen Worten: Sie können jetzt Geschenke an Geschäftspartner pauschaliert besteuern, ohne deswegen die Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer auch pauschaliert besteuern zu müssen – und umgekehrt.
Wer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen (im Konzern) beschenkt, kann diese Zuwendungen individuell besteuern, auch wenn er die übrigen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschaliert besteuert. Aber Achtung: Nur diese Differenzierung ist erlaubt. Heißt: Für die übrigen Zuwendungen kann er dann das Wahlrecht wiederum nur einheitlich ausüben.
Übt ein ausländischer Zuwendender das Wahlrecht zur Anwendung des § 37b EStG aus, sind die Zuwendungen, die im Inland gewährt werden, insgesamt einheitlich zu pauschalieren.
Ausgeübt wird das Wahlrecht über die Lohnsteuer-Anmeldungen. Das gilt auch für Zuwendungen an Geschäftspartner.
Tipp:
Vor der Wahl, ob Sie Geschenke pauschaliert versteuern wollen oder nicht, sollten Sie mit spitzem Bleistift rechnen. Fragen Sie hier unbedingt Ihren Steuerberater, bevor Sie sich für
eine Möglichkeit entscheiden. Denn Sie können Ihre Wahl nicht mehr rückgängig machen!
Beispiel
Beispiel: Sie schenken am Ende des Jahres ihren guten Kunden traditionell eine Flasche Wein. Der Einkaufspreis beträgt 30 Euro pro Flasche. Sie erwerben 200 Flaschen, die Sie verschenken werden. Die hierfür zu entrichtenden 6.000 Euro sind bei Ihnen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), da pro Kunde und Jahr die Grenze von 35 Euro je Geschenk nicht überschritten wird.
Sie haben einen ganz besonders guten Kunden, dem Sie statt der „obligatorischen“ Flasche Wein eine VIP-Lounge-Eintrittskarte im Wert von 250 Euro schenken. Damit der Kunde keinen „Ärger mit dem Finanzamt“ bekommt, wollen Sie diese 250 Euro pauschal versteuern. Sie denken, dass mit 75 Euro (= 250 Euro x 30 %) alles „erledigt“ ist. Weit gefehlt! Denn Sie müssen alle Geschenke eines Kalenderjahres einheitlich behandeln. Mit anderen Worten: Sie müssen – wenn Sie das 250 Euro-Geschenk pauschal versteuern wollen – auch die anderen Geschenke pauschal versteuern. Damit müssen Sie:
a) 250 Euro x 30% x 1 = 75 Euro
und
b) 30 Euro x 30% x 200 = 1.800 Euro
insgesamt also 1.875 Euro Pauschalsteuer bezahlen. Der Einfachheit halber wurde auf den Miteinbezug von pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verzichtet.
Folge: Sie müssen auch alle „Weinflaschen-Empfänger“ unterrichten, dass Sie die pauschale Steuer für das Geschenk übernommen haben.
Wenn Sie diese Folge vermeiden wollen, haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Sie können entweder darauf verzichten, dem guten Kunden seine VIP-Lounge-Eintrittskarte zu geben oder Sie teilen ihm mit, was das Geschenk wert war und lassen es ihn als Betriebseinnahme versteuern oder Sie geben ihm das Geschenk privat.
2. Sachzuwendungen an Mitarbeiter
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehören bei diesem regelmäßig zum steuerpflichtigen (und auch sozialversicherungspflichtigen) Arbeitslohn. Von dieser Regel gibt es Ausnahmen:
2.1 Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?
Bei so genannten Aufmerksamkeiten oder Gelegenheitsgeschenken (= seit dem 01.01.2015 also solchen nicht über 60 Euro) entsteht weder Lohnsteuer- noch Sozialversicherungspflicht. Solche
Gelegenheitsgeschenke sind beispielsweise Blumen, Bücher, CDs etc. die dem Arbeitnehmer aus besonderem Anlass gewährt werden.
Wichtig:
Bei den 60 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt also ein Gelegenheitsgeschenk diesen Betrag, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Tipp:
Sie können die Freigrenze von 60 Euro mehrmals im Jahr nutzen, falls verschiedene Anlässe anstehen (z.B. Geburtstag, Namenstag etc.).
Neben der 60 Euro-Freigrenze gibt es eine weitere Freigrenze in Höhe von monatlich 44 Euro für Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass.
2.2. Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen
Die vorstehend genannten Regelungen können Sie als Arbeitgeber nach wie vor nutzen. Zusätzlich bietet § 37b Abs. 2 EStG die Möglichkeit der 30 %-igen Pauschalversteuerung (zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Voraussetzung: Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht.
Beispiel:
Sie bezahlen Mahlzeiten bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, deren Wert 60 Euro übersteigt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).
2.3. Ausnahmen von der Pauschalierungsmöglichkeit
Sie können nicht alle Sachzuwendungen nach §37b EStG pauschalieren. Diese neue Pauschalierungsmöglichkeit greift nicht bei
– Sachzuwendungen im Sinn von § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EStG. Darunter fällt insbesondere die Überlassung eines Firmenwagens auch für Privatfahrten. Der so entstehende geldwerte Vorteil
muss nach wie vor entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
– Sachzuwendungen im Sinne von § 8 Abs. 3 EStG. Hiervon erfasst wird der Rabattfreibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr), der zum Zug kommt, wenn das Arbeit gebende Unternehmen den
Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen er Handel treibt.
– Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen, wie z. B. Miles & More-Prämien (Pauschalbesteuerung mit 2,25 %; § 37a EStG).
– Leistungen, die mit 25 % pauschal versteuert werden wie z. B. Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG).
– der Pauschalierung von sonstigen Bezügen mit einem besonderen Pauschalsteuersatz in einer größeren Zahl von Fällen (bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro je Arbeitnehmer, § 40 Abs. 1
EStG).
Wichtig:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, die unter der monatlichen Freigrenze von 44 Euro liegen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), sind steuerfrei. Wird die Freigrenze aber nur um einen Cent
überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei der Prüfung, ob die Freigrenze eingehalten wird oder nicht, werden die nach § 37b EStG und § 40 EStG pauschal versteuerten
Vorteile nicht mit einbezogen, sie bleiben außer Ansatz.
Hinweis:
Die pauschal nach § 37b Abs. 1 EStG versteuerten Sachzuwendungen sind kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinn, soweit die Zuwendungen an Arbeitnehmer
eines Dritten erbracht werden und diese Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind (§ 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung/
SvEV). Der Umkehrschluss: Alle anderen pauschal versteuerten Sachzuwendungen z. B. an eigene Arbeitnehmer gelten als Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig.
2.4. Geschenk- und Tankgutscheine
Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Gutscheine geben, die diese bei anderen Unternehmen einlösen können, dann muss genau darauf stehen, auf welche „Sache“ (= Ware oder Dienstleistung) Ihr Arbeitnehmer Anspruch hat. Das ist wichtig, weil solche Aufmerksamkeiten nur dann lohnsteuerfrei innerhalb der 44-Euro-Freigrenze sind, wenn es sich um eine Sachzuwendung handelt. Anders ausgedrückt: Es darf kein Bargeld zugewendet werden, und zwar noch nicht einmal teilweise.
Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer löst den Gutschein ein und lässt sich den ” nicht verbrauchten” Restbetrag ausbezahlen. Damit liegt keine Sachzuwendung mehr vor, der gesamte Betrag ist lohnsteuerpflichtig.
Ausweg: Sie müssen sicherstellen, also z. B. mit den Gutschein-Unternehmen nachweislich vereinbaren, dass Restbeträge nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie als Arbeitgeber beweisen (können), dass Ihre Sachzuwendungen steuerfrei sind. Dazu gehört es auch, dass Gutscheine nur für die vereinbarte Sachzuwendung eingelöst werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie sich von den einlösenden Stellen regelmäßig bestätigen lassen, dass Restbeträge grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.
Früher wurde es „gefährlich“, wenn Sie auf Gutscheinen anzurechnende Beträge oder Höchstbeträge angeben hatten. Denn dann war nach der „harten Lesart“ kein Sachbezug mehr gegeben. Nunmehr gilt: Ein bei einem Dritten einzulösender Gutschein ist auch dann ein Sachbezug, wenn neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist. Die 44 Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) kann also angewendet werden.
Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern statt „papierner“ elektronische Gutscheine geben. Tankkarten vom Arbeitgeber sind erlaubt (BFH vom 11.11.2010 – VI R 27/09). Auch hier entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern die Grenzen, konkret: 44 Euro je Monat je Arbeitnehmer, eingehalten werden. Wenn auf der elektronischen Karte sowohl die Literzahl als auch der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro gespeichert sind, können Sie darüber hinaus dann Ihren Arbeitnehmern keine weiteren Sachzuwendungen lohnsteuerfrei zukommen lassen.
Auch „Tankumwege“ zur „Betriebstankstelle“ sind nicht nötig. Ihre Mitarbeiter können zu einer beliebigen Tankstelle fahren, das Tanken zunächst selbst bezahlen und sich von Ihnen dann gegen Beleg das vorgestreckte Geld auszahlen lassen, ohne dass deswegen Lohnsteuer anfällt (BFH vom 11.11.2014 – VI R 41/10).
3. Sonderfragen der Pauschalversteuerung
Für besondere Arten von Geschenken und Zuwendungen gelten natürlich auch besondere Regelungen.
3.1 VIP-Logen
Wird Ihnen als werbendem Unternehmer ein Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, der neben der Werbeleistung auch die Überlassung von Eintrittskarten und Bewirtung umfasst, können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 22.08.2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05) den Rechnungsbetrag aufteilen in:
– Werbung: 40 % = in vollem Umfang Betriebsausgabe
– Bewirtung: 30% = zu 70% Betriebsausgabe und
– Geschenke: 30 %, davon wiederum entfallen 50% an Arbeitnehmer und 50% an Geschäftsfreunde.
Diese vereinfachte Aufteilungsregelung können Sie auch weiterhin im Zusammenhang mit § 37b EStG nutzen, wobei zur Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung nur die Aufwendungen für Geschenke zählen.
3.2 Incentive-Reisen
Incentive-Reisen sind Reisen, mit denen eine besondere Anstrengung belohnt werden soll. Alle Ausgaben sind unstrittig Betriebsausgaben. Bei Arbeitnehmern sind solche Incentive-Reisen in aller Regel Arbeitslohn.
Hinweis:
Betreut ein Außendienstmitarbeiter auf Geheiß seines Arbeitgebers Kunden im Rahmen einer Kundenveranstaltung, kann dies im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des
Arbeitgebers liegen und daher die Zuwendung eines lohnsteuerrechtlichen Vorteils ausschließen (BFH vom 16.10.2013 – VI R 78/12).
Werden Geschäftspartner eingeladen, ist die Reise bei diesen zuerst (steuerpflichtige) Betriebseinnahme und gleichzeitig Entnahme (BFH vom 22.07.1988 – III R 175/85).
Die Kosten für Incentive-Reisen können pauschal nach § 37b EStG versteuert werden. Da die gesamten Kosten Betriebsausgaben sind, ist auch die vom Auslobenden übernommene Pauschalsteuer Betriebsausgabe.
3.3 Nicht lohnsteuerpflichtige Arbeitnehmer
Sind Arbeitnehmer, die grundsätzlich pauschal versteuerbare Sachzuwendungen erhalten, aber gar nicht in Deutschland (lohn-) steuerpflichtig, müssen Sie als Arbeitgeber diese Zuwendungen
nicht – auch nicht pauschal – versteuern (BFH vom 16.10.2013 – VI R 57/11). Mit anderen Worten: Die Zuwendungen sind steuerfrei.
3.4 Rücknahme von Pauschalierungswahlrechten
Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37b Abs. 1 EStG (Dritte, Nicht-Arbeitnehmer) und Abs. 2 (Arbeitnehmer) dürfen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (BFH vom 15.06.2016 – VI R 54/15). Die Pauschalierungsmöglichkeiten sind für beide Fälle antragslos ausgestaltet und werden durch Abgabe der entsprechenden
Lohnsteuer-Anmeldung ausgeübt.
Die Pauschalierungswahlrechte sind widerruflich. Das ergibt sich zum einen aus dem Gesetzeswortlaut. Denn Antrags- und Wahlrechte, die weder unwiderruflich ausgestaltet sind noch einer
zeitlichen Begrenzung unterliegen, können anderweitig ausgeübt werden, solange der Steuerbescheid nicht bestandskräftig und die Feststellungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Der Widerruf führt dazu, dass die Zuwendungen rückwirkend in die Veranlagung der Zuwendungsempfänger als Einnahmen einzubeziehen sind.
Für den Widerruf genügt eine formlose Erklärung des Zuwendenden allerdings nicht. Der Widerruf muss durch Abgabe einer (ggf. auf „Null“ lautenden) Steueranmeldung gegenüber dem Betriebsstätten- Finanzamt erklärt werden. Außerdem ist der Widerruf nur wirksam, wenn der Zuwendende die Zuwendungsempfänger davon unterrichtet, damit diese die entsprechenden Einnahmen für ihre Veranlagung nacherklären können.
Wichtig:
Es dürfte wohl praktisch kaum vorkommen, dass jemand die Pauschalierung widerruft. Täte er es, dann müsste er damit rechnen, dass sich die Geschäftsbeziehungen und das Arbeitsklima
nicht – wie erhofft – durch das Geschenk verbessern, sondern viel eher verschlechtern. Sollten Sie diese Möglichkeit erwägen, sollten Sie nicht nur steuerliche Überlegungen anstellen.